3 kroki, by Twój sklep był gotowy na rozporządzenie GPSR – zanim zrobi to konkurencja

Dla wszystkich właścicieli sklepów internetowych jest to duże wyzwanie, a jednocześnie okazja, aby zbudować relację z klientem opartą na transparentności i zaufaniu. Odpowiednie wdrożenie procedur, a przede wszystkim szybsze niż zrobi to konkurencja, to także okazja, aby jeszcze mocniej zaistnieć na rynku. Pomimo tego, że rozporządzenie formalnie obowiązuje już od pół roku, nie wszyscy jeszcze wdrożyli jego zasady w życie.

Od kiedy obowiązuje rozporządzenie GPSR?

Rozporządzenie GPSR obowiązuje na terenie całej UE od 13 grudnia 2024 r. Natomiast polska ustawa o nadzorze o ogólnym bezpieczeństwie produktów powinna wkrótce trafić do Sejmu, jest w tej chwili w końcowych etapach ustanawiania w Rządowym Centrum Legislacyjnym. Nie ma to jednak znaczenia dla przedsiębiorców branży e-commerce, gdyż rozporządzenia już obowiązuje, a polska ustawa ma jedynie dookreślić jej warunki na terenie naszego kraju. Jakie zatem kroki należy podjąć?

Krok 1. Poddaj swoją ofertę audytowi, znajdź produkty podlegające GPSR i sprawdź ich zgodność

W pierwszej kolejności należy sporządzić listę produktów z Twojego sklepu, które obejmuje rozporządzenie GPSR. Warto zwrócić szczególną uwagę na produkty sprowadzane spoza terenu Unii Europejskiej. Produkty, które obejmuje rozporządzenie, trzeba sprawdzić czy na pewno spełniają normy bezpieczeństwa – m.in. sprawdzić instrukcje, oznaczenia, informacje o producencie. Zgodnie z art. 9 GPSR należy spełnić obowiązek informacyjny, czyli np. umożliwienie konsumentowi na dokładna identyfikacje produktu.

Należy również, zgodnie z art. 6, poddać produkt ocenie bezpieczeństwa oraz analizie ryzyka. A zatem chodzi tu, między innymi, o ocenę kategorii konsumentów używających produktu (np. dzieci, osoby starsze) czy diagnozę pod kątem wyglądu, oddziaływania czy właściwości towaru, także takich jak np. cyberbezpieczeństwo.

Konieczne należ także sprawdzić czy posiada się niezbędną dokumentację (np. certyfikaty zgodności). Jako przedsiębiorca-właściciel sklepu internetowego trzeba pamiętać o odpowiedzialności, jaka leży po Twojej stronie w związku ze sprawdzeniem importera i dystrybutora – szczególnie, jeśli są oni spoza UE.  

Krok 2. Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem

Art. 19 GPSR nakłada na wszystkich przedsiębiorców sprzedających towary online objęte rozporządzeniem lub w inny sposób na odległość udostępnić jasne informacje, które dotyczą producenta:

• imię, nazwisko lub zarejestrowaną nazwę handlową;
• znak towarowy;
• adres pocztowy oraz mailowy;
• w wypadku, gdy producent jest spoza UE, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej wyznaczonej przez producenta.

Sklep internetowy powinien odpowiednie wdrożyć procedury wewnętrzne – konsument nie może mieć żadnej trudności z identyfikacją produktu pod kątem bezpieczeństwa. Sklep musi umożliwić szybką identyfikację:

• poprzez numer seryjny;
• dostawcę, producenta lub wyznaczoną osobę odpowiedzialną.

Opracowany system musi w sprawny sposób umożliwiać przekazywanie wszelkich naruszeń przez system Safety Gate, w którym także konsument powinien móc bez problemu sprawdzić dany towar (czy nie jest on tam zgłoszony). System opracowany przez sklep musi pozwolić na szybką reakcję i np. wycofanie niebezpiecznego produktu ze sprzedaży.

Krok 3. Aktualizacja opisów, regulaminów, polityk i kanałów komunikacji z konsumentem

Transparentność w związku z przepisami rozporządzenia GPSR jest bardzo ważna w kontekście budowania zaufania klienta. Dostosowanie strony sklepu internetowego jest jednak również konieczna ze względu na same wymagania przejrzystego podejścia do przekazywanych klientom informacji.

Tekst rozporządzenia mówi, że sklepy e-commerce muszą udostępnić w sposób jasny i przede wszystkim widoczny dla klienta sposób dane produktu związane z wymogami bezpieczeństwa. Chodzi tutaj m.in. o:

• dane producenta towaru lub osoby odpowiedzialnej, w tym dane kontaktowe;
• prosty i zrozumiały opis towaru i jego zgodności z normami z GPSR, w tym uwzględniający sposób używania przedmiotu, aby spełniał on normy bezpieczeństwa;
• wszystkie informacje, które umożliwią zidentyfikowanie produktu – w tym obraz, rodzaj, inne identyfikatory produktu
• w razie wycofania towaru ze względu na normy bezpieczeństwa - jasny opis działań, jakie powinni podjąć konsumenci, w tym polecenie natychmiastowego zaprzestania używania odzyskanego produktu (art. 36 GPSR), w wypadku konieczności odzyskania produktu ze względów bezpieczeństwa - jasny opis środków ochrony prawnej dostępnych dla konsumentów zgodnie z art. 37.

Konieczne będzie także uzupełnienie o odpowiednie informacje również polityki prywatności. Pomocne może okazać się także dodanie stosownych punktów do FAQ, jeśli posiadamy taką sekcję na naszej stronie. Poza tym warto zastanowić się nad przeprowadzeniem szkolenia na działu obsługi klienta pod kątem nowych przepisów prawnych.

Należy pamiętać, że nowe przepisy ogólnego bezpieczeństwa produktów to nie tylko okazja do wyprzedzenia konkurencji w zadbaniu o klienta, ale przede wszystkim są to realne zmiany konieczne do wprowadzenie w prawie każdym e-commerce.

Dowiedz się kogo dotyczy GPSR na https://paluckiszkutnik.pl/unijne-rozporzadzenie-gpsr-kogo-dotyczy/