Korekta faktur po przekroczeniu limitu VAT

Kiedy następuje utrata zwolnienia z VAT?

Zgodnie z art. 113 ust. 5 ustawy o VAT, jeżeli wartość sprzedaży zwolnionej od podatku przekroczy limit 200 000 zł, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę. Oznacza to, że opodatkowaniu podlega już ta sprzedaż, która spowodowała przekroczenie limitu, a nie dopiero kolejne faktury.

W praktyce nie jest decydujące to, kiedy przedsiębiorca zauważył przekroczenie limitu ani kiedy złożył zgłoszenie VAT-R. Utrata zwolnienia wynika z samego przekroczenia limitu. Rejestracja VAT-R ma charakter formalny i powinna odzwierciedlać faktyczny moment utraty zwolnienia.

Trzeba też pamiętać, że do limitu nie zawsze wlicza się każdą czynność. Ustawa przewiduje wyłączenia i szczególne zasady liczenia wartości sprzedaży. Dodatkowo niektóre rodzaje działalności wyłączają możliwość korzystania ze zwolnienia podmiotowego niezależnie od obrotu. Szerzej o samym limicie i wyjątkach piszemy przy temacie zwolnienia podmiotowego z VAT.

Co zrobić po spóźnionym wykryciu przekroczenia limitu?

Jeżeli przedsiębiorca zorientował się po czasie, że utracił zwolnienie z VAT, powinien przede wszystkim ustalić dokładną datę i konkretną czynność, która spowodowała przekroczenie limitu. Od tej czynności należy rozliczać sprzedaż jako opodatkowaną VAT.

Następnie trzeba uporządkować formalności. W typowej sytuacji obejmuje to złożenie lub aktualizację VAT-R, wystawienie faktur korygujących do faktur wystawionych po utracie zwolnienia, ujęcie sprzedaży w ewidencji VAT oraz złożenie właściwych plików JPK_V7 za zaległe okresy albo ich korekt.

Jeżeli z opóźnienia wynika zaległość podatkowa, podatnik powinien zapłacić zaległy VAT wraz z odsetkami za zwłokę, jeżeli są należne. W razie ryzyka odpowiedzialności karnoskarbowej warto rozważyć także złożenie odpowiedniego wyjaśnienia lub czynnego żalu, o ile w konkretnych okolicznościach jest to jeszcze dopuszczalne i celowe.

Korekta faktur po przekroczeniu limitu VAT

Jeżeli po utracie zwolnienia przedsiębiorca nadal wystawiał faktury bez VAT, powinien wystawić faktury korygujące. Podstawą jest art. 106j ustawy o VAT, który przewiduje wystawienie faktury korygującej m.in. wtedy, gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku albo w innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna wskazywać przyczynę korekty oraz dane wymagane ustawą, w tym prawidłową podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego z podziałem na właściwe stawki. Wystawia się ją z datą bieżącą, ale odnosi się ona do pierwotnej sprzedaży i okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Takie podejście było potwierdzane w interpretacjach podatkowych, m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 kwietnia 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.118.2018.2.MSU, oraz w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 grudnia 2016 r., nr 2461-IBPP1.4512.751.2016.2.KJ.

Czy kontrahent musi dopłacić VAT?

Podatkowo wystawienie korekty i rozliczenie VAT może być konieczne. Nie oznacza to jednak automatycznie, że kontrahent zawsze ma obowiązek dopłacić kwotę VAT ponad wcześniej uzgodnioną cenę. To jest już kwestia cywilnoprawna, zależna od umowy, zamówienia, oferty, faktury, korespondencji i sposobu ustalenia ceny.

Jeżeli strony ustaliły cenę netto powiększaną o należny VAT albo z dokumentów wynika, że podatek miał być doliczany zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma silniejsze podstawy do żądania dopłaty. W obrocie między przedsiębiorcami kontrahent będący czynnym podatnikiem VAT często może odliczyć VAT naliczony, ale samo prawo do odliczenia nie zastępuje uzgodnienia stron co do ceny.

Jeżeli natomiast strony ustaliły cenę jako ostateczną kwotę brutto, bez zastrzeżenia doliczenia VAT, kontrahent może bronić się przed dopłatą. W takiej sytuacji sprzedawca nadal musi rozliczyć VAT wobec urzędu skarbowego, ale ekonomicznie może ponieść ten koszt z otrzymanej ceny.

Jak ustalić kwotę VAT, gdy kontrahent odmawia dopłaty?

Jeżeli z umowy wynika, że cena była kwotą netto, korekta najczęściej polega na doliczeniu VAT do ustalonej ceny netto. Przykładowo przy cenie netto 10 000 zł i stawce 23% faktura po korekcie obejmuje 10 000 zł netto oraz 2 300 zł VAT.

Jeżeli jednak cena była uzgodniona jako kwota końcowa, w praktyce VAT może być liczony metodą „w stu”, czyli z otrzymanej kwoty brutto. Przy kwocie 12 300 zł i stawce 23% podstawa opodatkowania wynosi 10 000 zł, a VAT 2 300 zł. Taki sposób rozliczenia może oznaczać, że przedsiębiorca nie odzyska podatku od kontrahenta, lecz rozliczy go z własnej marży.

Nie należy więc automatycznie wysyłać każdemu kontrahentowi żądania dopłaty bez sprawdzenia dokumentów. W razie sporu znaczenie mogą mieć także wcześniejsze praktyki rozliczeń, treść zamówienia, regulamin, oferta i to, czy druga strona mogła racjonalnie zakładać, że wskazana cena jest ceną końcową.

Jak uporządkować sprawę krok po kroku?

• Ustal dokładny dzień i fakturę albo czynność, którą przekroczono limit 200 000 zł.
• Sprawdź, które transakcje od tego momentu powinny być opodatkowane VAT.
• Złóż lub skoryguj VAT-R, wskazując właściwy moment utraty zwolnienia.
• Wystaw faktury korygujące do faktur wystawionych bez VAT po utracie zwolnienia.
• Ujmij sprzedaż w ewidencji VAT oraz złóż zaległe JPK_V7 albo korekty JPK_V7.
• Zapłać zaległy VAT i odsetki, jeżeli powstała zaległość podatkowa.
• Oddziel obowiązki podatkowe od dochodzenia dopłaty od kontrahenta, bo to drugie zależy od treści umowy.

Podsumowanie

Po przekroczeniu limitu zwolnienia podmiotowego z VAT przedsiębiorca traci zwolnienie od czynności, która spowodowała przekroczenie limitu. Od tego momentu powinien rozliczać VAT, wystawiać faktury z podatkiem i składać właściwe rozliczenia. Jeżeli błąd został wykryty później, trzeba wystawić korekty faktur, uporządkować VAT-R, JPK_V7 i zapłacić zaległy podatek.

Jednocześnie nie każda korekta faktury oznacza, że kontrahent bezwzględnie musi dopłacić VAT. Urząd skarbowy może wymagać podatku od sprzedawcy, ale cywilnoprawne prawo do podwyższenia ceny zależy od tego, jak strony umówiły się na cenę i czy była to cena netto, czy cena ostateczna.

FAQ

Czy trzeba korygować wszystkie faktury z roku?

Nie. Korekcie podlegają faktury dotyczące sprzedaży od czynności, którą przekroczono limit zwolnienia z VAT. Sprzedaż wykonana przed utratą zwolnienia co do zasady pozostaje zwolniona, o ile była prawidłowo objęta zwolnieniem.

Czy VAT-R złożony po terminie zmienia datę utraty zwolnienia?

Nie. Data utraty zwolnienia wynika z przekroczenia limitu, a nie z daty rejestracji. VAT-R powinien odzwierciedlać rzeczywisty moment, od którego podatnik powinien rozliczać VAT.

Czy kontrahent musi przyjąć fakturę korygującą?

Faktura korygująca dokumentuje prawidłowe rozliczenie podatkowe sprzedawcy. Spór kontrahenta co do dopłaty nie usuwa obowiązku rozliczenia VAT. Może jednak oznaczać spór cywilny o to, czy cena może zostać podwyższona o VAT.

Co jeśli kontrahent odmawia dopłaty VAT?

Należy sprawdzić, jak ustalono cenę. Przy cenie netto plus VAT żądanie dopłaty zwykle ma mocniejsze podstawy. Przy cenie ostatecznej sprzedawca może być zmuszony rozliczyć VAT z kwoty już otrzymanej.

Czy od zaległego VAT trzeba zapłacić odsetki?

Jeżeli podatek powinien być zapłacony wcześniej, może powstać zaległość podatkowa i obowiązek zapłaty odsetek. Wysokość i okres naliczania zależą od konkretnych terminów rozliczeń oraz daty zapłaty.

Czy można uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej?

To zależy od okoliczności, momentu wykrycia błędu i działań podatnika. W niektórych sprawach pomocne może być szybkie złożenie korekt, zapłata zaległości i rozważenie czynnego żalu albo innej właściwej formy wyjaśnienia.

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535