Faktura zakupowa bez sprzedaży a VAT

Czy fakturę zakupową trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Nie ma obowiązku składania do urzędu skarbowego osobnego zgłoszenia, że przedsiębiorca otrzymał fakturę zakupową. Urząd nie oczekuje od podatnika odrębnego zawiadomienia o każdej fakturze kosztowej ani o tym, że zakupiony towar nie został jeszcze sprzedany.

Inaczej wygląda obowiązek ewidencyjny. Czynny podatnik VAT powinien prowadzić ewidencję w taki sposób, aby na jej podstawie można było prawidłowo sporządzić rozliczenie VAT oraz plik JPK_V7. W praktyce faktura zakupowa trafia do rejestru zakupów VAT wtedy, gdy podatnik rozlicza z niej VAT naliczony albo gdy jest to potrzebne do prawidłowego wykazania rozliczenia.

Podstawę obowiązku ewidencyjnego określa art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis wymaga, aby ewidencja zawierała dane niezbędne m.in. do prawidłowego rozliczenia podatku należnego, podatku naliczonego, korekt oraz identyfikacji transakcji.

Zakup towaru bez późniejszej sprzedaży

Jeżeli przedsiębiorca kupił towar, ale nie udało mu się go sprzedać, nie wystawia faktury sprzedażowej. Faktura sprzedaży dokumentuje rzeczywistą sprzedaż towaru albo wykonanie usługi. Skoro nie doszło do sprzedaży, nie powstaje z tego tytułu podatek należny i nie ma dokumentu sprzedażowego do wystawienia.

Sam niesprzedany towar może nadal pozostawać w firmie jako zapas handlowy. Nie jest to zdarzenie karalne ani nietypowe gospodarczo. Ważne jest natomiast, aby zakup był prawidłowo ujęty w dokumentacji księgowej oraz podatkowej właściwej dla danej formy rozliczeń.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT, nie składa JPK_V7 w zakresie VAT. Wtedy faktura zakupowa może mieć znaczenie przede wszystkim jako koszt w podatku dochodowym, o ile wydatek spełnia warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów i został prawidłowo udokumentowany.

Odliczenie VAT z faktury zakupowej

Czynny podatnik VAT może odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej, jeżeli zakup ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Nie jest konieczne, aby konkretny towar został sprzedany natychmiast po zakupie. Istotne jest to, czy zakup służył działalności opodatkowanej, a podatnik posiada prawidłową fakturę.

Jeżeli towar został kupiony z zamiarem dalszej odsprzedaży w działalności opodatkowanej, ale sprzedaż nie doszła do skutku, sam brak sprzedaży nie przekreśla prawa do odliczenia VAT. Sytuacja może się zmienić, gdy towar zostanie przeznaczony na cele prywatne, darowany, zniszczony bez odpowiedniego udokumentowania albo wykorzystany do czynności zwolnionych z VAT. W takich przypadkach może być potrzebna analiza korekty podatku.

Odliczenie VAT następuje w odpowiednim okresie rozliczeniowym, co do zasady nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury i powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Jeżeli faktura została pominięta, podatnik zwykle powinien sprawdzić, czy może ująć ją w jednym z dopuszczalnych kolejnych okresów, czy konieczna będzie korekta wcześniejszego JPK_V7.

Kiedy mogą pojawić się konsekwencje podatkowe?

Konsekwencje nie wynikają z samego faktu, że faktura zakupowa nie została osobno zgłoszona do urzędu. Problem może powstać wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi nierzetelną ewidencję, składa nieprawidłowy JPK_V7, zawyża podatek naliczony, zawyża zwrot VAT albo zaniża podatek do zapłaty.

Jeżeli podatnik omyłkowo nie ujął faktury zakupowej i przez to nie odliczył VAT, najczęściej skutkiem jest utrata lub przesunięcie korzyści podatkowej, a nie kara za samo pominięcie. W takiej sytuacji trzeba ustalić, czy można rozliczyć fakturę na bieżąco, czy należy złożyć korektę.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy podatnik odliczył VAT bez prawidłowej faktury, ujął dokument dotyczący zakupu niezwiązanego z działalnością opodatkowaną albo wykazał dane niezgodne z rzeczywistością. Wtedy urząd może zakwestionować odliczenie, naliczyć zaległość podatkową z odsetkami, a w poważniejszych przypadkach rozważyć odpowiedzialność karnoskarbową.

Co zrobić, gdy faktura zakupowa została pominięta?

Najpierw trzeba ustalić, czy faktura dotyczy podatnika czynnego VAT, czy podatnika zwolnionego z VAT. Następnie należy sprawdzić, czy faktura została ujęta w księdze przychodów i rozchodów, księgach rachunkowych albo innej ewidencji podatku dochodowego oraz czy podatnik zamierza odliczyć z niej VAT.

Jeżeli faktura ma wpływ na VAT, należy zweryfikować właściwy okres rozliczeniowy. Podatnicy rozliczający VAT składają JPK_V7 za okresy miesięczne albo kwartalne, przy czym część ewidencyjna jest przekazywana za poszczególne miesiące. Co do zasady plik składa się do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

Gdy błąd został zauważony po wysłaniu JPK_V7, rozwiązaniem może być korekta pliku. Nie zawsze oznacza to negatywne konsekwencje finansowe. Jeżeli korekta nie powoduje zaległości podatkowej, ryzyko sankcji jest zwykle istotnie mniejsze, ale każdą sytuację należy ocenić na podstawie dokumentów.

Podsumowanie

Zakup towaru, którego nie udało się sprzedać, nie wymaga osobnego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca nie wystawia faktury sprzedażowej, jeżeli nie doszło do sprzedaży. Czynny podatnik VAT powinien natomiast prawidłowo prowadzić ewidencję VAT i wykazać dane potrzebne do sporządzenia JPK_V7.

Jeżeli zakup był związany z działalnością opodatkowaną, brak późniejszej sprzedaży towaru co do zasady nie odbiera prawa do odliczenia VAT. Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy faktura została błędnie rozliczona, pominięta mimo wpływu na rozliczenie, wykorzystana do nieuprawnionego odliczenia albo dokumentacja nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu transakcji.

FAQ

Czy urząd skarbowy trzeba zawiadomić o każdej fakturze zakupowej?

Nie. Podatnik nie składa osobnego zawiadomienia o każdej fakturze zakupowej. Dokumenty są ujmowane w odpowiednich ewidencjach i rozliczeniach podatkowych, jeżeli mają wpływ na VAT lub podatek dochodowy.

Czy brak sprzedaży towaru oznacza, że trzeba wystawić fakturę sprzedażową?

Nie. Faktura sprzedażowa dokumentuje sprzedaż albo wykonanie usługi. Jeżeli towar nie został sprzedany, nie ma podstaw do wystawienia faktury sprzedaży z tego tytułu.

Czy można odliczyć VAT, jeśli zakupiony towar nie został sprzedany?

Co do zasady tak, jeżeli zakup miał związek z działalnością opodatkowaną VAT i podatnik posiada prawidłową fakturę. Brak późniejszej sprzedaży sam w sobie nie przekreśla prawa do odliczenia.

Co grozi za pominięcie faktury zakupowej w JPK_V7?

To zależy od skutków błędu. Jeżeli podatnik nie odliczył VAT, najczęściej problem polega na konieczności prawidłowego ujęcia faktury. Jeżeli jednak błąd zaniżył podatek, zawyżył zwrot albo spowodował nierzetelność ewidencji, mogą pojawić się odsetki, korekty i ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi ujmować fakturę w JPK_V7?

Nie, podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT co do zasady nie składa JPK_V7 jako czynny podatnik VAT. Faktura może jednak mieć znaczenie dla rozliczenia kosztów w podatku dochodowym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.