Rozliczenie zakupów z AliExpress w JDG, faktury, NIP i dokumenty celne

Czy paragon wystarczy do rozliczenia w działalności gospodarczej?

Zasadniczo:

• TAK, można ująć zakup na podstawie paragonu — ale tylko jeśli nie przekracza on 450 zł brutto (tzw. faktura uproszczona).

• Paragon musi jednak obowiązkowo zawierać NIP nabywcy (czyli Pana NIP), aby uznać go za dowód księgowy w kosztach firmy.

• Jeśli nie ma NIP-u – to niestety odpada jako koszt podatkowy w przypadku działalności.

Zakupy z AliExpress i problemy z fakturami

Z AliExpressem to niestety klasyka:

• Oni wystawiają tzw. faktury platformowe, ale nie zawsze uwzględniają rabaty, co sprawia, że kwoty są „dziwne”.

• Brak NIP-u na fakturze to też duży problem — faktura bez NIP-u nie jest uznawana za fakturę do celów VAT i podatkowych.

Jeśli mimo zmian w danych podatkowych dalej nie ma NIP-u, to:

• Warto pisać oficjalne zgłoszenie do supportu AliExpress i robić screeny zgłoszeń — niech będzie ślad, że próbował Pan uzyskać fakturę prawidłową.

• Można też próbować wyciągnąć od sprzedawcy Invoice z VAT ID i nazwą firmy — to rzadkie, ale się zdarza, szczególnie jeśli sprzedawca to europejski pośrednik.

  Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›
  

Import z AliExpress a obowiązki celne i podatkowe (UC + VAT)

Zakupy z Chin są importem. Czyli:

• Obowiązek zapłaty VAT przy imporcie (czasem przez pocztę/kurierską agencję celną, czasem na PUESC).

• Paragon/faktura/faktura pro forma to nie wszystko – najważniejsze są dokumenty celne: ZC299, SAD, potwierdzenie zapłaty VAT od importu.

• Te dokumenty są podstawą do:

  • ujęcia kosztu w KPIR,

  • ewentualnego odliczenia VAT (jeśli VAT był zapłacony).

To poważne sprawy i generalnie powinna się tym zająć księgowa/biuro rachunkowe, by mieć do nich regres w razie jakiegokolwiek uchybienia. 

Co można zrobić?

1. Na bieżąco gromadzić i archiwizować wszystko: paragony, zrzuty ekranu zamówień, ślady kontaktu z AliExpress/sprzedawcami, potwierdzenia płatności, dokumenty celne.

2. Jeśli faktura ma zawyżoną kwotę, można próbować:

• Wyjaśnić z platformą (rzadko skuteczne, ale ślad trzeba mieć),

• Księgowo ją ująć tylko do wysokości rzeczywistego kosztu (z opisem różnicy jako rabat/bonus), ale tu trzeba współpracować z swoją księgowością. 

W razie braku faktury z poprawnym NIP-em i dokumentów celnych – zakup raczej nie przejdzie jako koszt uzyskania przychodu.

Zakup na osobę prywatną, a potem wprowadzenie do firmy

To się czasem robi — jeśli Pan np. zakupi prywatnie towar, a potem wnosi go aportem (niepieniężnie) do firmy na podstawie oświadczenia o przekazaniu środka obrotowego do działalności. Ale to wymaga precyzji księgowej i nie daje prawa do odliczenia VAT-u — może być tylko koszt w PIT.