Ryczałt 8,5% i 12,5% przy najmie – kiedy zmienia się stawka?

Zmiana stawki ryczałtu przy najmie nie wymaga odrębnej decyzji urzędu skarbowego ani nowego oświadczenia. Następuje automatycznie w chwili, gdy suma przychodów objętych limitem przekroczy w danym roku podatkowym 100 000 zł. Najważniejsze jest więc prawidłowe ustalenie, co stanowi przychód, kiedy został on otrzymany oraz czy wszystkie kwoty z najmu zostały zsumowane.

Poniższe zasady dotyczą najmu prywatnego, czyli najmu poza pozarolniczą działalnością gospodarczą. Kwestie VAT, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz kwalifikacji najmu jako działalności gospodarczej wymagają osobnej oceny i nie zmieniają automatycznie sposobu obliczania ryczałtu opisanego w tym artykule.

Na czym polega problem: kiedy ryczałt od najmu zmienia się z 8,5% na 12,5%

Stawka 8,5% obowiązuje do wysokości 100 000 zł przychodu osiągniętego w roku podatkowym. Po przekroczeniu tego progu nie opodatkowuje się stawką 12,5% całego przychodu od początku roku. Wyższa stawka obejmuje wyłącznie część przekraczającą 100 000 zł.

Jeżeli jedna wpłata powoduje przekroczenie limitu, trzeba ją podzielić. Część mieszcząca się jeszcze w limicie jest opodatkowana stawką 8,5%, a pozostała część stawką 12,5%. Nie czeka się z zastosowaniem wyższej stawki do następnego miesiąca.

• limit ustala się oddzielnie dla każdego roku podatkowego,
• próg odnosi się do przychodu, a nie do dochodu po odjęciu wydatków,
• przychody z kilku prywatnie wynajmowanych lokali sumuje się,
• do limitu wchodzą także przychody z podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze, jeżeli są rozliczane poza działalnością gospodarczą,
• przychody z najmu prywatnego i przychody z działalności gospodarczej objęte stawkami 8,5% oraz 12,5% mają odrębne limity.

Przekroczenie progu nie oznacza zmiany formy opodatkowania. Nadal jest to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zmienia się jedynie stawka stosowana do nadwyżki.

Źródło przychodu i właściwa forma opodatkowania

Od rozliczeń za 2023 rok przychody z najmu prywatnego są opodatkowane wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie trzeba składać oświadczenia o wyborze ryczałtu. Trzeba natomiast prawidłowo ustalić, czy najem rzeczywiście pozostaje poza działalnością gospodarczą.

Sama liczba wynajmowanych lokali nie przesądza jeszcze automatycznie o źródle przychodu. Znaczenie mają całokształt okoliczności, sposób wykorzystywania składników majątku, zorganizowanie aktywności oraz jej związek z prowadzoną działalnością. Jeżeli lokal jest wynajmowany w ramach przedsiębiorstwa, rozliczenie trzeba analizować według zasad właściwych dla działalności gospodarczej.

Kiedy powstaje przychód z najmu

W najmie prywatnym przychód powstaje co do zasady w chwili faktycznego otrzymania pieniędzy lub postawienia ich do dyspozycji wynajmującego. Sam termin płatności określony w umowie nie tworzy jeszcze przychodu, jeżeli najemca nie zapłacił.

Oznacza to, że zaległy czynsz otrzymany po kilku miesiącach trzeba ująć w miesiącu faktycznej zapłaty. Jeżeli jednorazowa spłata zaległości powoduje przekroczenie rocznego limitu, część tej wpłaty może być opodatkowana stawką 8,5%, a część stawką 12,5%.

Czynsz, opłaty eksploatacyjne i kaucja

Przychodem jest przede wszystkim czynsz należny wynajmującemu jako wynagrodzenie za oddanie lokalu do używania. Opłaty za media, czynsz do wspólnoty albo spółdzielni i inne wydatki związane z lokalem nie zwiększają przychodu wynajmującego, jeżeli z umowy jednoznacznie wynika, że obowiązek ich ponoszenia obciąża najemcę. Znaczenie ma treść umowy i rzeczywisty sposób rozliczeń.

Zwrotna kaucja zabezpieczająca nie jest przychodem w chwili jej otrzymania, ponieważ podlega zwrotowi po zakończeniu najmu. Jeżeli jednak kaucja zostanie zatrzymana i zaliczona na zaległy czynsz albo inne należności wynajmującego, trzeba ocenić, czy i w jakiej dacie stała się przychodem.

Najem wspólnego majątku małżonków

Przy wspólności majątkowej podstawową zasadą jest rozliczanie przychodu przez każdego z małżonków proporcjonalnie do udziału, zazwyczaj po 50%. Małżonkowie mogą jednak złożyć pisemne oświadczenie, że cały przychód z najmu wspólnego majątku opodatkowuje tylko jedno z nich.

Oświadczenie składa się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano pierwszy przychód z najmu w danym roku, a gdy pierwszy przychód został otrzymany w grudniu – do końca roku. Raz dokonany wybór obowiązuje również w latach następnych, dopóki małżonkowie w ustawowym terminie nie zawiadomią o rezygnacji.

Jeżeli cały przychód rozlicza jeden z małżonków na podstawie takiego oświadczenia, stawka 12,5% jest stosowana dopiero do nadwyżki ponad 200 000 zł. Preferencja ta dotyczy małżonków pozostających we wspólności majątkowej i nie ma zastosowania przy rozdzielności majątkowej.

Koszty, zwolnienia, ulgi albo stawka podatku

Ryczałt oblicza się od przychodu. Wydatki związane z lokalem nie są kosztami uzyskania przychodu i nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Dotyczy to między innymi remontów, wyposażenia, odsetek od kredytu, prowizji pośrednika, ubezpieczenia, podatku od nieruchomości oraz amortyzacji.

Nie oznacza to jednak, że przy ryczałcie nie istnieją żadne odliczenia. Przychód może zostać pomniejszony o odliczenia wskazane w ustawie, jeżeli podatnik spełnia ich warunki i nie rozliczył tych samych kwot w innym źródle. Mogą to być przykładowo niektóre składki na ubezpieczenia społeczne, darowizny albo wydatki objęte ulgami podatkowymi. Każde odliczenie należy udokumentować i przyporządkować zgodnie z przepisami.

Do najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem nie stosuje się kwoty wolnej od podatku właściwej dla skali podatkowej. Stawka 8,5% jest więc liczona od pierwszej złotówki przychodu po uwzględnieniu dopuszczalnych odliczeń.

Deklaracja, termin zapłaty i korekta rozliczenia

W trakcie roku nie składa się miesięcznych deklaracji dotyczących najmu prywatnego. Podatnik sam oblicza należny ryczałt i wpłaca go na swój mikrorachunek podatkowy. Przy wpłacie miesięcznej albo kwartalnej jako symbol formularza stosuje się PPE.

Terminy wpłaty ryczałtu

• przy rozliczeniu miesięcznym – do 20. dnia następnego miesiąca,
• za grudzień – do 20 stycznia następnego roku,
• przy rozliczeniu kwartalnym – do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału,
• za czwarty kwartał – do 20 stycznia następnego roku.

Kwartalny sposób wpłacania ryczałtu można stosować po spełnieniu ustawowych warunków. O jego stosowaniu podatnik informuje w zeznaniu PIT-28 składanym za rok, w którym rozliczał się kwartalnie.

PIT-28 i dopłata podatku

Przychody z najmu prywatnego wykazuje się w zeznaniu PIT-28 składanym od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Zeznanie złożone wcześniej uważa się za złożone 15 lutego. Podatek wynikający z zeznania trzeba dopłacić najpóźniej do 30 kwietnia, używając symbolu PIT-28.

Zeznanie składa się do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika na dzień składania zeznania. Lokalizacja wynajmowanego mieszkania nie przesądza o właściwości urzędu.

Jak poprawić błędną stawkę

Jeżeli błąd zostanie wykryty w trakcie roku, trzeba ponownie obliczyć przychód narastająco, ustalić miesiąc albo kwartał przekroczenia limitu i dopłacić brakujący ryczałt wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Ponieważ w ciągu roku nie składa się deklaracji miesięcznych, korekta polega przede wszystkim na prawidłowym przeliczeniu i uregulowaniu zaległości.

Jeżeli złożono już PIT-28, należy złożyć korektę tego zeznania. W korekcie trzeba wykazać prawidłowe przychody, podział między stawki 8,5% i 12,5%, należny ryczałt oraz wpłaty dokonane w ciągu roku. Krótkie wyjaśnienie przyczyn korekty nie zawsze jest obowiązkowe, ale może ułatwić organowi ocenę rozliczenia, zwłaszcza gdy błąd dotyczy kilku okresów albo rozliczenia małżonków.

Prawo do korekty może być czasowo ograniczone w zakresie objętym postępowaniem podatkowym albo kontrolą. Dlatego po otrzymaniu pisma z urzędu należy sprawdzić, czy korekta jest w danym momencie prawnie skuteczna.

Przykład praktyczny

Podatnik wynajmuje prywatnie dwa mieszkania. Od stycznia do września otrzymał łącznie 96 000 zł czynszu. W październiku otrzymał kolejne 14 000 zł. Z październikowej wpłaty:

• 4 000 zł mieści się jeszcze w limicie 100 000 zł i podlega stawce 8,5%,
• 10 000 zł stanowi nadwyżkę ponad limit i podlega stawce 12,5%.

Ryczałt od październikowej wpłaty wyniesie 340 zł od części opodatkowanej stawką 8,5% oraz 1 250 zł od części opodatkowanej stawką 12,5%, czyli łącznie 1 590 zł. Wszystkie dalsze przychody z najmu prywatnego otrzymane do końca tego roku będą już opodatkowane stawką 12,5%.

Jeżeli dokładnie taka sama sytuacja dotyczyłaby wspólnego majątku małżonków, a cały przychód rozliczałby jeden z nich na podstawie skutecznie złożonego oświadczenia, przekroczenie nastąpiłoby dopiero po osiągnięciu 200 000 zł przychodu.

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Najczęstszy błąd polega na zastosowaniu stawki 12,5% do całego przychodu po przekroczeniu limitu albo, przeciwnie, na stosowaniu 8,5% aż do końca miesiąca, w którym próg został przekroczony. Prawidłowe jest podzielenie konkretnej wpłaty na część mieszczącą się w limicie oraz nadwyżkę.

Inne typowe nieprawidłowości to:

• liczenie limitu oddzielnie dla każdego mieszkania,
• nieuwzględnienie przychodów z podnajmu albo dzierżawy rozliczanych prywatnie,
• opodatkowanie czynszu, który był tylko należny, ale nie został zapłacony,
• pominięcie zaległego czynszu otrzymanego jednorazowo,
• odliczanie remontu, wyposażenia albo rat kredytu jak kosztów uzyskania przychodu,
• wliczanie do przychodu opłat, które zgodnie z umową ponosi najemca, albo wyłączanie opłat, które faktycznie stanowią część wynagrodzenia wynajmującego,
• zastosowanie limitu 200 000 zł bez wspólności majątkowej lub bez skutecznego oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z małżonków,
• wpłata podatku na niewłaściwy rachunek albo z błędnym symbolem formularza,
• niespójność między przelewami, ewidencją przychodów i zeznaniem PIT-28.

Korektę PIT-28 należy złożyć, gdy po wysłaniu zeznania ujawniono błędną kwotę przychodu, niewłaściwy podział między stawki, pominiętą wpłatę od najemcy, nieprawidłowe odliczenie albo błędne rozliczenie udziału małżonka. Jeżeli z korekty wynika zaległość, trzeba ją zapłacić wraz z odsetkami. Gdy stan faktyczny jest nietypowy, warto dołączyć rzeczowe wyjaśnienie i dokumenty pokazujące sposób obliczenia podatku.

FAQ

Czy po przekroczeniu 100 000 zł stawka 12,5% obejmuje cały przychód?

Nie. Stawka 12,5% obejmuje wyłącznie nadwyżkę ponad 100 000 zł. Przychód mieszczący się w limicie pozostaje opodatkowany stawką 8,5%.

Czy wyższa stawka obowiązuje dopiero od następnego miesiąca?

Nie. Jeżeli jedna wpłata powoduje przekroczenie limitu, trzeba ją od razu podzielić. Część do wysokości niewykorzystanego limitu podlega stawce 8,5%, a nadwyżka stawce 12,5%.

Czy limit 100 000 zł liczy się osobno dla każdego mieszkania?

Nie. Podatnik sumuje przychody ze wszystkich prywatnych umów najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze objętych tym źródłem przychodu.

Czy niezapłacony czynsz zwiększa przychód?

Co do zasady nie. W najmie prywatnym przychód powstaje, gdy pieniądze zostaną faktycznie otrzymane lub postawione do dyspozycji wynajmującego. Zaległość staje się przychodem w dacie jej zapłaty.

Czy można odliczyć remont albo odsetki od kredytu?

Nie jako koszty uzyskania przychodu. Ryczałt jest liczony od przychodu, dlatego typowe wydatki na lokal nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Możliwe są tylko odliczenia wyraźnie przewidziane w ustawie.

Kiedy małżonkowie mogą stosować limit 200 000 zł?

Gdy pozostają we wspólności majątkowej i skutecznie wskażą w pisemnym oświadczeniu jednego małżonka do opodatkowania całego przychodu z najmu wspólnego majątku. Przy rozdzielności majątkowej ten szczególny limit nie ma zastosowania.

Czy trzeba zgłaszać wybór ryczałtu dla najmu prywatnego?

Nie. Najem prywatny jest opodatkowany ryczałtem z mocy ustawy. Odrębne oświadczenie może być jednak potrzebne w przypadku małżonków, którzy chcą, aby cały przychód rozliczało tylko jedno z nich.

Do kiedy składa się PIT-28?

PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. W tym samym terminie należy zapłacić ewentualną dopłatę wynikającą z zeznania.

Podsumowanie

Przy najmie prywatnym kluczowe jest bieżące sumowanie faktycznie otrzymanych przychodów. Do 100 000 zł stosuje się 8,5%, a do nadwyżki 12,5%; przy skutecznym rozliczeniu całego wspólnego przychodu przez jednego z małżonków próg wynosi 200 000 zł. Po przekroczeniu limitu trzeba podzielić już tę wpłatę, która przekracza próg, a nie dopiero przychody z kolejnego miesiąca.

Przed zapłatą podatku należy sprawdzić umowy, wyciągi bankowe, rozliczenie opłat dodatkowych oraz status majątkowy małżonków. Jeżeli błąd został wykryty po złożeniu PIT-28, trzeba skorygować zeznanie i uregulować ewentualną zaległość wraz z odsetkami.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w szczególności art. 2 ust. 1a, art. 6 ust. 1a, art. 12 ust. 1 pkt 4 i ust. 6–14 oraz art. 21.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 10 ust. 1 pkt 6 i art. 11.
• Ministerstwo Finansów, serwis podatki.gov.pl, informacje dotyczące rozliczenia przychodów z najmu i formularza PIT-28, stan na 2 sierpnia 2026 r.