Kategoria: Podatek VAT

Indywidualne Porady Prawne

Masz problem z podatkiem VAT?
Opisz swój problem i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Skan faktury a odliczenie podatku VAT

Aleksander Słysz • Opublikowane: 2017-08-30

Dlaczego kopii faktury VAT (faktury zakupowej) nie można ująć w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa? Dlaczego jest to uznawane za wadliwe? Chodzi o kopią FV w postaci skanu, a pomiędzy przedsiębiorstwami nie obowiązuje porozumienie ws. przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Aleksander Słysz

»Wybrane opinie klientów

Szybka i wyczerpująca odpowiedź na zapytanie.
Barbara, 60 lat, księgowa
Bardzo wyczerpujaca, jasna i szybko uzyskana porada. Dziekuje!
Krzysztof
Dziękuję bardzo,na podstawie udzielonej przez eksperta pomocy udało mi się osiągnąć ustalony cel. W przyszłości jeżeli będę mieć problem na pewno ponownie się skontaktuje.
Jakub
Szybka odpowiedź :)
Magdalena
Opinia kompetentna. W ciągu 24 godzin miałem pełną informację co należy mi się od zakładu pracy i jak mogę to uzyskać. Polecam.
Piotr

Można wskazać, że faktura nie ma kopii a dwa egzemplarze – faktury bowiem wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Skan faktury to nie faktura.

Ilekroć jest mowa o fakturze, to rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; z tym że jeśli mówimy o fakturze elektronicznej, to rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, co wynika z art. 106n ustawy o podatku od towarów i usług: „Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury”.

Skan faktury nie jest także fakturą elektroniczną.

Jakie ma to konsekwencje? W mojej ocenie nie można odliczyć podatku naliczonego, bowiem organ podatkowy taki ruch prawdopodobnie zakwestionuje. W podatku od towarów i usług kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Skoro nie otrzymano faktury, nie ma podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Pojawiają się jednak zdania korzystniejsze oparte o zdanie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wyrażone w interpretacji z dnia 4 marca 2016 r., IPPP2/4512-1276/15-4/JO, ale w mojej ocenie błędne, bowiem w stanie faktycznym tej interpretacji spółka najpierw otrzymuje fakturę papierową i dopiero później ją skanuje, jest więc, księgując ze skanu, w posiadaniu oryginału.

W podatku dochodowym od osób prawnych zasadą jest, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak wskazuje się w doktrynie:

„Jeżeli spółka nie dysponuje oryginałami faktur, ale nabycie towarów i usług jest udokumentowane innymi dowodami (np. dokumentacją magazynową, umową, zamówieniem, potwierdzeniem przelewu bankowego), kserokopia / skan faktury, w mojej ocenie, stanowi wystarczający dowód na zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodów. Nie mogąc jednak wykluczyć w pełni ryzyka sporu z administracją podatkową w trakcie ewentualnej kontroli (trudno przewidzieć podejście prezentowane przez określonych inspektorów), warto zabezpieczyć procedurę zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii faktur interpretacją indywidualną. Jeżeli jednak spółka otrzymuje wpierw elektroniczne skany faktur, a oryginały docierają do niej drogą pocztową z pewnym opóźnieniem, czyli spółka w efekcie końcowym dysponuje oryginałem faktury, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu elektronicznego w ogóle nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.” [D. Klemens, QA 635262 Lex/el]

Zaś co do norm dotyczących rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, tzw. dowody źródłowe:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Co prawda, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji; jednakże nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie np. podpisu wystawcy danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>


Indywidualne Porady Prawne

Masz problem z podatkiem VAT?
Opisz swój problem i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy
Zadaj pytanie »