Dojazdy przedsiębiorcy do klienta a koszty uzyskania przychodu

Na czym polega problem: dojazdy przedsiębiorcy do klienta a koszty uzyskania przychodu

Przedsiębiorca wykonujący usługi u klientów, prowadzący spotkania handlowe, dokonujący pomiarów, odbierający dokumentację albo dojeżdżający na miejsce realizacji zlecenia ponosi wydatki, bez których wykonanie działalności często nie byłoby możliwe. Mogą to być koszty paliwa, parkingu, autostrady, biletu kolejowego, komunikacji miejskiej, przejazdu taksówką czy wynajęcia samochodu.

Podstawowa zasada wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile nie został wyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy. Nie trzeba więc wykazywać, że konkretny przejazd zakończył się wystawieniem faktury klientowi. Spotkanie ofertowe może nie zakończyć się zawarciem umowy, a mimo to racjonalnie poniesiony wydatek może pozostawać w związku z działalnością.

Podatnik powinien jednak potrafić wykazać gospodarczy cel przejazdu. Im bardziej wydatek przypomina koszt prywatny, tym większe znaczenie mają dokumenty potwierdzające spotkanie z klientem, realizowane zlecenie albo inną czynność firmową.

Forma opodatkowania JDG	Znaczenie kosztów dojazdu
Skala podatkowa	Prawidłowo rozliczony koszt zmniejsza dochód z działalności.
Podatek liniowy 19%	Prawidłowo rozliczony koszt zmniejsza dochód z działalności.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych	Wydatki na przejazdy nie pomniejszają przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania.

Nie należy przy tym przenosić na przedsiębiorcę zasad zryczałtowanych pracowniczych kosztów dojazdu do pracy. W jednoosobowej działalności gospodarczej analizuje się rzeczywisty związek wydatku z działalnością oraz szczególne ograniczenia dotyczące samochodów.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy

W PIT sam fakt, że przedsiębiorca pojechał do klienta, nie tworzy odrębnego obowiązku podatkowego. Przejazd jest zdarzeniem gospodarczym po stronie kosztowej. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza dochód według skali albo podatkiem liniowym, prawidłowo ujęty koszt wpływa na dochód, od którego obliczana jest zaliczka na podatek.

Zaliczki z działalności gospodarczej są zasadniczo wpłacane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą, albo do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, gdy podatnik może rozliczać się kwartalnie i wybrał taki sposób. Wydatek na dojazd może zatem wpłynąć na bieżące rozliczenie dochodu.

Dla podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów moment poniesienia kosztu określa się według zasad ustawy o PIT. Zgodnie z art. 22 ust. 6b za dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących PKPiR uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury, rachunku albo innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących niektórych wydatków.

Jeżeli przedsiębiorca pobiera od klienta dodatkową kwotę za dojazd, trzeba odróżnić przychód od kosztu. Kwota należna od klienta za dojazd może stanowić element wynagrodzenia za usługę i tym samym przychód z działalności. Poniesiony wydatek na paliwo czy przejazd ocenia się natomiast odrębnie jako potencjalny koszt. Samo obciążenie klienta kosztami podróży nie powoduje automatycznego wyzerowania skutków podatkowych.

Artykuł dotyczy rozliczenia w PIT. Prawo do odliczenia VAT od paliwa, leasingu czy innych wydatków samochodowych podlega odrębnym regułom i nie powinno być utożsamiane z możliwością zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Jak ustalić właściwe rozliczenie

Najpierw sprawdź formę opodatkowania działalności

Wydatki na dojazdy mają bezpośrednie znaczenie podatkowe wtedy, gdy dochód z działalności jest ustalany jako różnica między przychodem i kosztami. Dotyczy to skali podatkowej oraz podatku liniowego.

Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podstawą opodatkowania jest przychód, a wydatki poniesione w celu jego uzyskania nie są od niego odejmowane. Przedsiębiorca może więc faktycznie wydawać znaczne kwoty na paliwo, autostrady i dojazdy do zleceniodawców, ale nie obniżą one podstawy ryczałtu. Sam wybór ryczałtu nie uniemożliwia natomiast wykonywania usług jako podwykonawca. Osobne zagadnienia takiej współpracy omawia materiał o tym, czy ryczałtowiec może być podwykonawcą.

Jeżeli działalność jest prowadzona równolegle z zatrudnieniem, samo posiadanie etatu nie odbiera prawa do rozliczania uzasadnionych kosztów działalności opodatkowanej skalą albo liniowo. Trzeba jednak oddzielać przychody i koszty poszczególnych źródeł. Szerszy kontekst takiej sytuacji przedstawia poradnik dotyczący firmy przy etacie, VAT i ZUS.

Osoba przechodząca ze stosunku pracy na współpracę gospodarczą powinna dodatkowo sprawdzić ograniczenia właściwe dla wybranej formy opodatkowania. Dotyczy to między innymi sytuacji przejścia z etatu na B2B i podatku liniowego.

Prywatny samochód osobowy niewprowadzony do majątku firmy

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z własnego samochodu osobowego, który nie stanowi składnika majątku związanego z działalnością w rozumieniu ustawy o PIT, zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 46. Do kosztów uzyskania przychodu można co do zasady zaliczyć 20% poniesionych wydatków z tytułu używania takiego samochodu oraz składek na jego ubezpieczenie, pod warunkiem że samochód jest wykorzystywany również do celów działalności gospodarczej.

Limit 20% dotyczy rzeczywiście poniesionych wydatków. Nie oblicza się kosztu przedsiębiorcy przez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę kilometrówki właściwą dla rozliczeń pracowniczych. Dla tego sposobu rozliczenia prywatnego samochodu przedsiębiorcy nie prowadzi się dawnej kilometrówki PIT służącej ustalaniu limitu wydatków.

Samochód firmowy, leasingowany albo wynajmowany używany także prywatnie

W przypadku samochodu osobowego innego niż prywatne auto objęte limitem 20%, który jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie, art. 23 ust. 1 pkt 46a wyłącza z kosztów 25% wydatków z tytułu jego używania. Oznacza to, że co do zasady do kosztów trafia 75% wydatków eksploatacyjnych.

Do wydatków związanych z używaniem pojazdu można zaliczać w szczególności koszty paliwa, napraw, serwisu, części eksploatacyjnych, myjni, parkingów czy przejazdów płatnymi drogami, jeżeli mają związek z działalnością. Wydatki dotyczące opłat leasingowych, najmu, amortyzacji i ubezpieczeń mogą podlegać dodatkowym, odrębnym ograniczeniom. Nie należy więc automatycznie stosować do wszystkich kosztów samochodu jednej zasady 75%.

Od 2026 r. przy amortyzacji oraz części rozliczeń związanych z nabyciem lub leasingiem samochodów znaczenie mają również ustawowe limity wartości zależne od rodzaju pojazdu i jego emisji. Są to jednak ograniczenia dotyczące wartości samochodu i finansowania jego używania, a nie sama odpowiedź na pytanie, czy przejazd do klienta miał charakter firmowy.

Kiedy można rozliczyć 100% kosztów używania samochodu osobowego

Pełne rozliczenie wydatków eksploatacyjnych jest możliwe, gdy samochód jest rzeczywiście wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i podatnik potrafi ten sposób użytkowania wykazać. Ustawa o PIT wiąże w określonych przypadkach ocenę sposobu wykorzystania samochodu z ewidencją przebiegu prowadzoną dla celów VAT. Brak wymaganej ewidencji może powodować przyjęcie, że samochód jest używany również do celów niezwiązanych z działalnością.

Nie wystarczy zatem samo oznaczenie samochodu jako firmowego ani oświadczenie, że jest potrzebny w działalności. Przy rozliczeniu 100% kosztów stan faktyczny, zasady udostępniania samochodu i dokumentacja powinny potwierdzać brak wykorzystania prywatnego.

Komunikacja publiczna, pociąg, samolot i taksówka

Procentowe ograniczenia 20% i 75% dotyczą używania samochodów osobowych w sytuacjach określonych w ustawie. Jeżeli przedsiębiorca jedzie do klienta pociągiem, autobusem, komunikacją miejską, samolotem albo korzysta z taksówki, wydatek ocenia się przede wszystkim według ogólnej zasady z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Jeżeli przejazd jest związany z konkretnym spotkaniem, realizacją umowy, negocjacjami albo inną czynnością biznesową i został odpowiednio udokumentowany, może stanowić koszt w faktycznie poniesionej wysokości. Trzeba jednak oddzielić część prywatną podróży, gdy wyjazd łączy cel biznesowy z wypoczynkiem albo innymi sprawami osobistymi.

Dojazd z domu bezpośrednio do klienta

Przedsiębiorca nie jest pracownikiem dojeżdżającym do zakładu pracy, dlatego nie stosuje do takich przejazdów pracowniczych zryczałtowanych kosztów dojazdu. Jeśli działalność jest prowadzona z domu, a przedsiębiorca jedzie stamtąd bezpośrednio do klienta, na miejsce montażu, pomiaru, konsultacji czy realizacji usługi, przejazd może pozostawać w bezpośrednim związku z działalnością.

Bardziej sporne mogą być sytuacje, w których przejazd ma jednocześnie wyraźny charakter osobisty albo dotyczy regularnego przemieszczania się pomiędzy miejscem zamieszkania i stałym miejscem wykonywania działalności. W razie wątpliwości znaczenie mają rzeczywisty sposób prowadzenia firmy, charakter pracy i możliwość wykazania celu poniesienia wydatku.

Dokumenty, terminy i formularze

Sam fakt wpisania wydatku do programu księgowego nie przesądza jeszcze o jego podatkowym charakterze. Przedsiębiorca powinien posiadać dokument potwierdzający wydatek oraz, gdy nie wynika to z samego dokumentu, być w stanie wykazać jego związek z działalnością.

W zależności od rodzaju przejazdu przydatne mogą być:

• faktura za paliwo, wynajem samochodu albo usługę transportową,
• bilet kolejowy, autobusowy lub lotniczy spełniający wymagania właściwe dla danego sposobu dokumentowania,
• potwierdzenie opłaty parkingowej lub za przejazd płatną drogą,
• faktura albo inny prawidłowy dokument za przejazd taksówką,
• umowa, zamówienie, korespondencja z klientem albo kalendarz spotkań potwierdzające gospodarczy cel wyjazdu,
• notatka opisująca trasę i cel przejazdu, jeżeli po dłuższym czasie z dokumentu kosztowego nie będzie wynikało, którego zlecenia dotyczył wydatek.

Nie ma odrębnego formularza PIT służącego do zgłaszania każdego przejazdu do klienta. Koszt ujmuje się w prowadzonej ewidencji podatkowej, a jego efekt jest następnie uwzględniany przy obliczaniu dochodu i w zeznaniu rocznym.

Działalność opodatkowaną skalą podatkową rozlicza się co do zasady na formularzu PIT-36, natomiast działalność opodatkowaną podatkiem liniowym na PIT-36L. Ryczałt rozliczany jest na PIT-28, lecz wydatki na dojazdy nie stanowią w nim kosztów pomniejszających przychód.

Zeznania za 2026 r. będą składane w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 r. Jeżeli z zeznania wynika podatek do zapłaty, termin jego zapłaty przypada co do zasady również 30 kwietnia 2027 r.

Od 2026 r. część przedsiębiorców PIT została objęta obowiązkiem prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Dotyczy to w pierwszym etapie podatników zobowiązanych do przesyłania miesięcznych plików JPK_V7M. Podatnicy prowadzący PKPiR objęci tym etapem przekażą po raz pierwszy JPK_PKPIR za 2026 r. w 2027 r., do dnia upływu terminu złożenia zeznania. Pozostali podatnicy PIT, w tym zasadniczo podatnicy rozliczający VAT kwartalnie, są obejmowani obowiązkiem elektronicznych ksiąg od 2027 r.

Przykład praktyczny

Różnicę pomiędzy sposobami rozliczenia najlepiej widać przy identycznym przejeździe wykonanym przez przedsiębiorców znajdujących się w różnych sytuacjach podatkowych.

Przykład pokazuje, że cel podróży jest tylko pierwszym etapem analizy. Nawet gdy nie ma wątpliwości, że wyjazd był służbowy, o wysokości kosztu może przesądzić forma opodatkowania i status używanego samochodu.

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Problemy z rozliczaniem dojazdów zwykle nie wynikają z samego prawa do odbycia podróży, lecz z zastosowania niewłaściwego limitu albo braku dowodów potwierdzających jej gospodarczy charakter.

Do najczęstszych błędów należą:

• zaliczenie 100% wydatków na prywatny samochód osobowy, mimo że powinien być zastosowany limit 20%,
• rozliczanie 100% kosztów eksploatacji auta firmowego używanego również prywatnie,
• odliczanie wydatków na paliwo i przejazdy od przychodu opodatkowanego ryczałtem,
• stosowanie do przedsiębiorcy stawek kilometrówki przeznaczonych do innych rozliczeń,
• księgowanie wydatku wyłącznie na podstawie płatności kartą bez właściwego dokumentu potwierdzającego rodzaj wydatku,
• brak możliwości wskazania klienta lub biznesowego celu przejazdu,
• zaliczanie do kosztów całej podróży, mimo że część wyjazdu miała charakter prywatny,
• traktowanie raty leasingowej, kosztu zakupu samochodu i paliwa tak, jakby podlegały identycznym ograniczeniom.

Jeżeli błąd zostanie zauważony jeszcze w trakcie roku, należy przede wszystkim poprawić ewidencję i prawidłowo ustalić dochód. Gdy zawyżenie kosztów spowodowało zaniżenie należnej zaliczki albo podatku, może powstać obowiązek dopłaty zaległości wraz z należnymi odsetkami.

Jeżeli błędne koszty zostały już uwzględnione w złożonym PIT-36 albo PIT-36L, podatnik może co do zasady złożyć korektę zeznania na podstawie art. 81 Ordynacji podatkowej. Korekta polega na ponownym złożeniu prawidłowo wypełnionego zeznania jako korekty. Możliwość jej dokonania jest związana z okresem, w którym zobowiązanie podatkowe nie uległo przedawnieniu. Zasadniczy termin przedawnienia wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Prawo do korekty może być ograniczone w okresie prowadzenia postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą. Jeżeli podatnik otrzymał wezwanie urzędu, powinien więc sprawdzić, na jakim etapie znajduje się sprawa, zanim samodzielnie koryguje rozliczenie.

Odrębnego pisemnego uzasadnienia nie składa się automatycznie tylko dlatego, że korygowane jest zeznanie roczne. Przedsiębiorca powinien jednak przechowywać dokumentację pozwalającą wyjaśnić przyczynę zmiany. Jeżeli urząd zapyta o koszt dojazdu, pomocne będą nie tylko faktury i bilety, lecz także dowody pokazujące, że w danym dniu rzeczywiście realizowano sprawę klienta.

FAQ – dojazdy do klienta w kosztach działalności

Czy każdy zakup paliwa można zaliczyć do kosztów firmy?

Nie. Sam fakt prowadzenia działalności nie oznacza, że każdy zakup paliwa jest kosztem. Samochód musi być wykorzystywany w związku z działalnością, a następnie trzeba zastosować właściwe ograniczenie wynikające ze statusu pojazdu. Przy prywatnym samochodzie osobowym niewprowadzonym do majątku firmy będzie to co do zasady 20% wydatku, natomiast przy aucie firmowym używanym także prywatnie zasadniczo 75% wydatku eksploatacyjnego.

Czy parking i autostrada podlegają temu samemu limitowi co paliwo?

Jeżeli opłata parkingowa albo opłata za przejazd płatną drogą jest wydatkiem związanym z używaniem samochodu osobowego, zasadniczo uwzględnia się ograniczenie właściwe dla sposobu używania tego samochodu. Nie powinno się automatycznie rozliczać parkingu w 100%, gdy pozostałe wydatki na ten sam samochód podlegają ustawowemu limitowi.

Czy przy prywatnym samochodzie trzeba prowadzić kilometrówkę, aby odliczyć 20% kosztów?

Nie prowadzi się dawnej kilometrówki PIT służącej wyliczeniu limitu wydatków na prywatny samochód przedsiębiorcy. Koszt ustala się jako odpowiedni procent rzeczywiście poniesionych wydatków. Ewidencja przebiegu może natomiast mieć znaczenie przy samochodzie deklarowanym jako wykorzystywany wyłącznie w działalności i przy rozliczeniach związanych z VAT.

Czy przejazd taksówką do klienta może być kosztem?

Tak, jeżeli przejazd miał związek z działalnością i przedsiębiorca posiada dokument pozwalający prawidłowo ująć wydatek w ewidencji. W takim przypadku nie stosuje się limitu 20% lub 75% właściwego dla używania własnego albo firmowego samochodu osobowego przedsiębiorcy.

Co jeśli klient odwoła spotkanie, gdy przedsiębiorca jest już w drodze?

Brak finalnego przychodu nie przekreśla automatycznie kosztu. Jeżeli przedsiębiorca racjonalnie podjął podróż w celu spotkania z klientem i może to wykazać, wydatek może pozostawać w związku z uzyskaniem przychodu albo zabezpieczeniem jego źródła, nawet gdy spotkanie ostatecznie nie doszło do skutku.

Czy znaczenie ma to, że klient znajduje się w tej samej miejscowości co przedsiębiorca?

Nie ma zasady uzależniającej koszt podatkowy od przekroczenia granic miejscowości. Liczy się związek przejazdu z działalnością. Krótki przejazd do klienta w tej samej miejscowości może być kosztem na takich samych zasadach jak dalsza podróż, z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących używanego środka transportu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zmianami – w szczególności art. 22, art. 23, art. 24a, art. 44 i art. 45.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zmianami – w szczególności art. 70, art. 81 i art. 81b.
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. z 2025 r. poz. 1299.
• Ministerstwo Finansów, informacje dotyczące JPK_PD, JPK_PKPIR oraz harmonogramu elektronicznego prowadzenia ksiąg podatkowych od 2026 r.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.854.2025.3.RK – w zakresie wydatków związanych z używaniem samochodu w działalności gospodarczej.