Zakupy firmowe z AliExpress a VAT i JPK_V7 – jak je rozliczyć?

Na czym polega problem: zakupy firmowe z AliExpress a VAT i JPK_V7

AliExpress jest platformą sprzedażową, a nie jednym sprzedawcą i jednym modelem podatkowym. Dwie firmy mogą kupić na tej samej platformie podobny produkt, a ich rozliczenie VAT będzie zupełnie inne. W jednym przypadku paczka zostanie sprowadzona bezpośrednio z Chin i powstanie import towarów, w drugim towar wyjedzie z magazynu w Czechach lub Niemczech, a w trzecim sprzedawca będzie rozliczał dostawę z wykorzystaniem rejestracji VAT w Polsce.

Przed zaksięgowaniem zakupu trzeba więc ustalić co najmniej:

• kto jest rzeczywistym sprzedawcą wskazanym na dokumencie sprzedaży,
• z jakiego kraju towar został faktycznie wysłany,
• gdzie nastąpiło dopuszczenie towaru do obrotu w UE,
• czy nabywca występował przy zakupie jako przedsiębiorca,
• czy sprzedawca podał unijny albo polski numer VAT,
• czy wystąpiła odprawa celna i kto był importerem,
• czy przedsiębiorca otrzymał dokument celny, fakturę, dokument platformy czy jedynie potwierdzenie płatności.

Nie należy przyjmować, że napis „VAT” widoczny przy płatności automatycznie oznacza polski podatek naliczony, który można wpisać do rejestru zakupów. Tak samo informacja o wysyłce z magazynu europejskiego nie przesądza jeszcze, że mamy do czynienia z WNT. Trzeba ocenić całą transakcję.

Czy czynność podlega VAT i kto jest podatnikiem

Towar wysyłany spoza Unii Europejskiej

Jeżeli towar jest wysyłany z Chin lub innego państwa trzeciego i zostaje wprowadzony na terytorium Unii Europejskiej, zasadniczym zdarzeniem podatkowym jest import towarów. Zgodnie z ustawą o VAT obowiązek podatkowy w imporcie powstaje co do zasady z chwilą powstania długu celnego.

Trzeba przy tym ustalić, kto jest importerem wskazanym w dokumentacji celnej. Jeżeli polski przedsiębiorca jest importerem i podatek został rozliczony w jego imieniu, może – jako czynny podatnik VAT – rozważyć odliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ustawy o VAT. Samo poniesienie ekonomicznego kosztu VAT nie wystarcza, jeżeli dokumenty celne dotyczą innego podmiotu.

Popularny w handlu internetowym limit 150 euro nie powinien być traktowany jako ogólne zwolnienie zakupów firmowych z VAT. Procedura IOSS jest rozwiązaniem dotyczącym sprzedaży na odległość importowanych towarów do konsumentów i nie może być automatycznie przenoszona na typowy zakup B2B. Również zasady celne i zasady VAT to dwa odrębne zagadnienia.

Towar wysyłany z magazynu w Unii Europejskiej

Gdy produkt jest już w UE i jest wysyłany do Polski z innego państwa członkowskiego, import towarów z państwa trzeciego może w ogóle nie wystąpić po stronie polskiego nabywcy. Należy natomiast sprawdzić, czy zakup spełnia warunki wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Dla czynnego podatnika VAT typowe WNT oznacza wykazanie w Polsce podatku należnego według stawki właściwej dla danego towaru oraz – jeżeli przysługuje prawo do odliczenia – odpowiedniej kwoty podatku naliczonego. Transakcję wykazuje się również w informacji VAT-UE.

Nie każdy zakup z magazynu UE jest jednak WNT. Sprzedawca może przykładowo posiadać polską rejestrację VAT i dokonać dostawy rozliczanej w Polsce. Dlatego przed zastosowaniem mechanizmu WNT należy sprawdzić fakturę, numer VAT sprzedawcy oraz faktyczny przebieg dostawy.

Zwolnienie, stawka VAT, miejsce opodatkowania albo reverse charge

Przy towarach sprowadzanych spoza UE podatek od importu oblicza się co do zasady z zastosowaniem stawki właściwej dla danego towaru w Polsce. Nie można zakładać, że każdy zakup z AliExpress jest opodatkowany stawką 23%. Towar może podlegać innej stawce albo szczególnym zasadom wynikającym z jego klasyfikacji.

Podstawa opodatkowania importu również nie musi odpowiadać wyłącznie cenie widocznej w zamówieniu. Przy jej ustalaniu znaczenie mogą mieć m.in. wartość celna, należne cło oraz określone koszty dodatkowe związane z transportem i importem.

Zakup usług od zagranicznego kontrahenta

AliExpress kojarzy się przede wszystkim z towarami, ale przedsiębiorca może otrzymać od zagranicznego podmiotu także usługę – przykładowo usługę elektroniczną, reklamową, pośrednictwa albo inną usługę związaną z obsługą sprzedaży. W takim przypadku trzeba przeprowadzić odrębną analizę VAT.

Zgodnie z ogólną regułą art. 28b ustawy o VAT miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce siedziby usługobiorcy. Jeżeli polska firma nabywa objętą tą zasadą usługę od zagranicznego podatnika, może wystąpić import usług i obowiązek rozliczenia VAT przez polskiego nabywcę.

Mechanizm ten występuje także przy kontrahentach spoza Unii Europejskiej. Analogiczne problemy dotyczące usług od podmiotów z państw trzecich omówiono w materiale usa podatek vat.

Przedsiębiorca nabywający usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT i które stanowią u niego import usług, powinien również sprawdzić obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE. Jeżeli problem został wykryty dopiero po dokonaniu transakcji, pomocne jest omówienie sytuacji vat-ue terminie import usług.

Rejestracja VAT-UE nie oznacza sama w sobie utraty zwolnienia podmiotowego z VAT. Podatnik korzystający ze zwolnienia może jednak mieć obowiązek rozliczenia określonych transakcji zagranicznych, mimo że nie rozlicza VAT od swojej zwykłej sprzedaży krajowej.

Faktura, JPK_V7, rejestracja i korekta

Import towarów rozliczany na zasadach ogólnych

Jeżeli VAT od importu został rozliczony w zgłoszeniu celnym na zasadach ogólnych, czynny podatnik VAT ujmuje podatek naliczony na podstawie właściwego dokumentu celnego, o ile zakup służy działalności dającej prawo do odliczenia. W takim wariancie dokumentem kluczowym dla odliczenia VAT z importu nie jest zwykła faktura chińskiego sprzedawcy ani potwierdzenie zamówienia z platformy.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że przy imporcie na zasadach ogólnych w ewidencji JPK należy wykazać numer dokumentu celnego oraz dane kontrahenta z państwa trzeciego. Nie należy zastępować sprzedawcy danymi agencji celnej tylko dlatego, że to agencja przeprowadziła odprawę.

Import rozliczany w JPK_V7 na podstawie art. 33a

Czynny podatnik VAT może, po spełnieniu ustawowych warunków, rozliczać podatek należny z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji na podstawie art. 33a ustawy o VAT. Wówczas import występuje w JPK_V7 zarówno po stronie podatku należnego, jak i – jeśli podatnik ma prawo do odliczenia – po stronie podatku naliczonego.

To rozliczenie trzeba odróżnić od zwykłego importu, w którym VAT został pobrany w ramach odprawy celnej. Nieprawidłowe potraktowanie zwykłego dokumentu importowego jako transakcji z art. 33a może prowadzić do błędnego wykazania podatku należnego.

Od końca 2025 r. obowiązują również zmienione reguły korekty rozliczenia na podstawie art. 33a. Jeżeli podatnik nie rozliczył w całości lub części podatku należnego z tytułu importu w tym trybie, zasadniczy termin na odpowiednią korektę wynosi 4 miesiące liczone od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Szczególna reguła dotyczy określonych uproszczeń celnych i podatników ze statusem AEO.

WNT z magazynu unijnego

Jeżeli transakcja jest WNT, czynny podatnik VAT wykazuje ją w JPK_V7 oraz w informacji podsumowującej VAT-UE. Obowiązek podatkowy przy WNT powstaje co do zasady w chwili wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy.

Podatnik zwolniony z VAT powinien pamiętać o odrębnym limicie dotyczącym WNT. Jeżeli wartość takich nabyć przekroczy ustawowy próg 50 000 zł albo podatnik wybierze opodatkowanie WNT, mogą powstać obowiązki obejmujące m.in. VAT-8 i VAT-UE.

Import usług

Czynny podatnik VAT ujmuje import usług w JPK_V7. Jeżeli usługodawca wystawił dokument zakupu, transakcję wykazuje się zasadniczo na jego podstawie. Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie stosuje się wtedy automatycznie oznaczenia WEW. Jeżeli faktury nie ma, podstawą ujęcia może być dowód wewnętrzny oznaczony WEW.

Podatnik, który nie składa JPK_V7, ponieważ korzysta ze zwolnienia z VAT, może być obowiązany do złożenia VAT-9M w związku z importem usług. Deklarację VAT-9M składa się zasadniczo do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Przykład praktyczny

Jeżeli ten sam produkt zostałby wysłany do Polski z magazynu w Niemczech, analiza wyglądałaby inaczej. Trzeba byłoby ustalić, kto dokonuje dostawy, jaki numer VAT widnieje na fakturze i czy spełnione są warunki WNT. Nie można więc kopiować sposobu księgowania poprzedniego zakupu tylko dlatego, że oba zamówienia zostały złożone na tej samej platformie.

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Najczęstszy błąd polega na księgowaniu wszystkich zakupów z AliExpress według jednego schematu. Platforma może pośredniczyć w transakcjach o zupełnie różnym statusie podatkowym.

Problematyczne są zwłaszcza następujące sytuacje:

• odliczenie VAT wyłącznie na podstawie informacji „VAT included” lub podsumowania zamówienia bez sprawdzenia, kto i z jakiego tytułu pobrał podatek,
• ujęcie faktury chińskiego sprzedawcy jako zwykłej polskiej faktury zakupowej z VAT,
• pominięcie dokumentu celnego przy imporcie na zasadach ogólnych,
• wykazanie importu z art. 33a mimo rozliczenia podatku przez organ celny na zasadach ogólnych,
• zakwalifikowanie każdej wysyłki z magazynu europejskiego jako WNT bez sprawdzenia sprzedawcy i jego rejestracji VAT,
• pominięcie VAT-UE przy rzeczywistym WNT,
• pominięcie importu usług, ponieważ opłata została pobrana automatycznie przez zagraniczną platformę,
• odliczenie VAT, mimo że zakup służy czynnościom niedającym prawa do pełnego odliczenia.

Jeżeli błąd dotyczy złożonego JPK_V7, trzeba ustalić okres, w którym transakcja powinna zostać wykazana, oraz rodzaj błędu. Następnie składa się korektę właściwego pliku JPK_V7. W zależności od sytuacji korekta może dotyczyć części ewidencyjnej, deklaracyjnej albo obu części.

Jeżeli wskutek błędu powstała zaległość podatkowa, sama korekta techniczna nie zawsze kończy sprawę. Trzeba ustalić również wysokość zaległego podatku i ewentualnych odsetek. Gdy problem obejmuje niezłożoną w terminie informację VAT-UE albo inne uchybienie obowiązkom podatkowym, znaczenie może mieć także ocena odpowiedzialności na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Szerzej problem zaległego zgłoszenia i reakcji podatnika opisuje materiał vat-ue terminie czynny żal.

Najczęstsze pytania o firmowe zakupy na AliExpress

Czy faktura z AliExpress wystarczy do odliczenia VAT od importu?

Nie zawsze. Jeżeli mamy do czynienia z importem towarów na zasadach ogólnych, kwotę podatku naliczonego stanowi przede wszystkim VAT wynikający z otrzymanego dokumentu celnego. Faktura zagranicznego sprzedawcy dokumentuje zakup towaru, ale nie zastępuje automatycznie dokumentu celnego potwierdzającego VAT z importu.

Czy zakup do 150 euro z Chin jest zwolniony z VAT?

Nie można stosować takiej ogólnej zasady. Limit 150 euro pojawia się m.in. w regulacjach dotyczących sprzedaży na odległość towarów importowanych i procedury IOSS, przeznaczonej dla transakcji z konsumentami. Zakup B2B wymaga odrębnej oceny. Ponadto zwolnienia i uproszczenia celne nie są tym samym co zwolnienie z VAT.

Czy wysyłka z magazynu w Polsce oznacza zwykły zakup krajowy?

Często tak będzie, ale sama lokalizacja magazynu nie wystarcza do prawidłowego zaksięgowania. Należy sprawdzić sprzedawcę, jego numer VAT, treść faktury oraz model, w którym platforma uczestniczy w sprzedaży. Dopiero na tej podstawie można ustalić, czy nabywca otrzymał dokument dający prawo do odliczenia polskiego VAT.

Czy do zakupu z magazynu w Niemczech potrzebny jest VAT-UE?

Jeżeli transakcja spełnia warunki WNT, czynny podatnik VAT powinien być zarejestrowany jako podatnik VAT-UE i wykazać nabycie zarówno w JPK_V7, jak i w informacji VAT-UE. Jeżeli jednak sprzedawca rozliczył transakcję według innego modelu, nie należy automatycznie deklarować WNT.

Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT nie musi rozliczać zakupów zagranicznych?

Nie. Zwolnienie z VAT przy sprzedaży krajowej nie eliminuje wszystkich obowiązków dotyczących transakcji zagranicznych. Podatnik zwolniony może być zobowiązany m.in. do rozliczenia importu usług albo WNT po przekroczeniu właściwego limitu lub po wyborze opodatkowania takich nabyć.

Co zrobić, jeżeli AliExpress pobrał VAT, ale firma ma również dokument celny z VAT?

Nie należy automatycznie odliczać obu kwot. Trzeba ustalić, z jakiego tytułu platforma pobrała podatek, czy transakcja została prawidłowo oznaczona jako B2B i czy doszło do podwójnego pobrania VAT. Podstawę odliczenia trzeba powiązać z prawidłowym dokumentem dotyczącym konkretnej transakcji. W razie nieprawidłowości może być konieczne wystąpienie do sprzedawcy lub platformy o korektę albo zwrot.

Przy zakupach zagranicznych najbezpieczniej zachować razem dokument sprzedaży, potwierdzenie płatności, dane zamówienia, dokumenty przewozowe oraz dokumenty celne. Taki komplet pozwala ustalić przebieg transakcji również wtedy, gdy księgowy albo urząd skarbowy bada ją dopiero po kilku miesiącach.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., w szczególności art. 17, art. 28b, art. 33, art. 33a, art. 86, art. 97, art. 99 i art. 100.
• Ustawa z dnia 7 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2025 r. poz. 1811 – zmiana zasad korekty rozliczenia importu na podstawie art. 33a.
• Ministerstwo Finansów, JPK_VAT z deklaracją oraz broszura informacyjna dotycząca JPK_VAT obowiązująca od 1 lutego 2026 r.
• Ministerstwo Finansów, poradnik „Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – WNT”, aktualny w 2026 r.
• Ministerstwo Finansów, poradnik „Miejsce świadczenia (opodatkowania)”, aktualizacja z 15 grudnia 2025 r.
• Ministerstwo Finansów, informacje dotyczące procedur OSS i IOSS, aktualizacja z 26 maja 2026 r.