VAT-UE po terminie – czynny żal i terminy

Kiedy trzeba złożyć informację VAT-UE?

Obowiązek złożenia VAT-UE dotyczy podatników VAT zarejestrowanych jako podatnicy VAT-UE, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykonali określone transakcje wewnątrzwspólnotowe. Najczęściej chodzi o wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów albo świadczenie usług na rzecz podatników z innych państw Unii Europejskiej, dla których miejscem opodatkowania jest państwo nabywcy.

Informację podsumowującą VAT-UE składa się wyłącznie elektronicznie. Termin jest miesięczny: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła transakcja objęta informacją. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin co do zasady przesuwa się na następny dzień roboczy.

Rozliczanie podatku VAT kwartalnie nie zmienia terminu dla VAT-UE. Podatnik może więc składać JPK_V7K kwartalnie, ale informację VAT-UE nadal składa za miesiąc, w którym doszło do transakcji unijnej.

Zobacz również: rejestracja VAT-UE po terminie i czynny żal

Co grozi za niezłożenie VAT-UE w terminie?

Niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE w terminie może zostać potraktowane jako wykroczenie skarbowe. Zgodnie z art. 80a § 2 Kodeksu karnego skarbowego karze grzywny za wykroczenie skarbowe podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi informacji podsumowującej albo wbrew obowiązkowi nie składa jej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W praktyce ryzyko mandatu zależy m.in. od długości opóźnienia, powtarzalności naruszeń, zachowania podatnika po wykryciu błędu oraz tego, czy urząd skarbowy zdążył już sam ustalić uchybienie. Jednorazowe, szybko naprawione spóźnienie zwykle daje większą szansę na zakończenie sprawy bez kary, ale nie oznacza automatycznego zwolnienia z odpowiedzialności.

Warto pamiętać, że VAT-UE nie wykazuje kwoty podatku do zapłaty. Nie oznacza to jednak, że termin można pominąć bez konsekwencji. Obowiązek informacyjny ma samodzielne znaczenie, bo pozwala administracji podatkowej weryfikować transakcje między podatnikami z różnych państw UE.

Czynny żal po spóźnionej VAT-UE

Czynny żal polega na zawiadomieniu organu powołanego do ścigania, najczęściej naczelnika urzędu skarbowego, o popełnieniu czynu zabronionego. W sprawie spóźnionej VAT-UE chodzi o wyjaśnienie, że informacja podsumowująca nie została złożona w ustawowym terminie, wskazanie okresu oraz opisanie przyczyny uchybienia.

Najbezpieczniej najpierw wysłać zaległą informację VAT-UE, a następnie złożyć czynny żal z informacją, że naruszony obowiązek został już wykonany. Jeżeli urząd wymaga dodatkowych wyjaśnień, trzeba odpowiedzieć w terminie i spójnie z treścią złożonego zawiadomienia.

Czynny żal nie zawsze będzie skuteczny. Może nie chronić podatnika, jeżeli w chwili jego złożenia organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o wykroczeniu albo rozpoczął czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia. Dlatego nie warto czekać na wezwanie z urzędu.

Zobacz również: jak napisać czynny żal do urzędu skarbowego

Jak napisać czynny żal za VAT-UE po terminie?

Czynny żal powinien być konkretny i możliwy do powiązania ze złożoną informacją VAT-UE. Nie musi być długi, ale powinien jasno pokazywać, że podatnik sam ujawnia naruszenie i naprawia błąd.

W piśmie warto wskazać:

• dane podatnika, w tym NIP oraz właściwy urząd skarbowy,
• okres, którego dotyczy spóźniona informacja VAT-UE,
• rodzaj uchybienia, czyli niezłożenie informacji w terminie albo złożenie jej po terminie,
• krótką przyczynę opóźnienia, np. przeoczenie terminu, błąd organizacyjny, nieprawidłowe zakwalifikowanie transakcji,
• informację, że zaległa VAT-UE została już złożona elektronicznie,
• prośbę o odstąpienie od karania na podstawie instytucji czynnego żalu.

Nie należy pisać, że obowiązek nie istniał, jeżeli podatnik wie, że powinien złożyć VAT-UE. Lepiej rzeczowo opisać błąd i jego naprawienie. Wątpliwości co do samego obowiązku można wyjaśnić, ale nie powinny one zastępować wykonania zaległej czynności.

Czy trzeba składać VAT-UE, gdy nie było transakcji unijnych?

Co do zasady VAT-UE składa się za okres, w którym wystąpiły transakcje objęte informacją. Jeżeli w danym miesiącu podatnik nie miał WDT, WNT ani usług wymagających wykazania w informacji podsumowującej, zazwyczaj nie składa pustej informacji VAT-UE tylko z tego powodu, że jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE.

Inaczej będzie, gdy transakcja faktycznie wystąpiła, ale podatnik jej nie rozpoznał albo błędnie uznał, że rozliczenie kwartalne zwalnia go z miesięcznej informacji. Wtedy należy złożyć VAT-UE za właściwy miesiąc, nawet jeżeli termin już minął.

Co zrobić krok po kroku po wykryciu spóźnienia?

1. Ustal, za który miesiąc powinna zostać złożona VAT-UE i jakie transakcje trzeba w niej wykazać.
2. Wyślij zaległą informację VAT-UE elektronicznie do właściwego urzędu skarbowego.
3. Przygotuj czynny żal opisujący spóźnienie, przyczynę i fakt wykonania zaległego obowiązku.
4. Złóż czynny żal jak najszybciej, zanim urząd rozpocznie czynności dotyczące tego uchybienia.
5. Zachowaj potwierdzenia wysyłki VAT-UE oraz czynnego żalu.

Jeżeli spóźnienie wynika z błędu księgowego, warto dodatkowo uporządkować procedurę obiegu faktur unijnych, aby podobne uchybienie nie powtarzało się w kolejnych miesiącach.

FAQ

Czy VAT-UE składa się miesięcznie, jeśli VAT rozliczam kwartalnie?

Tak. Informację VAT-UE składa się za okresy miesięczne. Kwartalne rozliczanie podatku VAT nie przesuwa terminu złożenia informacji podsumowującej.

Czy spóźniona VAT-UE zawsze oznacza mandat?

Nie zawsze. Spóźnienie może stanowić wykroczenie skarbowe, ale szybkie złożenie zaległej informacji i skuteczny czynny żal mogą pomóc uniknąć kary. Znaczenie ma również to, czy urząd zdążył już sam ujawnić naruszenie.

Czy czynny żal trzeba złożyć przed czy po VAT-UE?

Najbezpieczniej najpierw dopełnić naruszony obowiązek, czyli wysłać zaległą VAT-UE, a następnie w czynnym żalu wskazać, że informacja została już złożona. W praktyce można zrobić to tego samego dnia.

Czy trzeba składać VAT-UE, gdy w miesiącu nie było transakcji z UE?

Co do zasady nie składa się pustej VAT-UE tylko dlatego, że podatnik jest zarejestrowany do VAT-UE. Obowiązek powstaje wtedy, gdy w danym miesiącu wystąpiły transakcje objęte informacją podsumowującą.

Czy wystarczy samo wysłanie zaległej VAT-UE?

Samo wysłanie zaległej informacji naprawia obowiązek formalny, ale nie zawsze usuwa ryzyko odpowiedzialności za spóźnienie. Dlatego przy opóźnieniu warto rozważyć także czynny żal.

Podsumowanie

VAT-UE należy składać miesięcznie do 25. dnia następnego miesiąca, niezależnie od tego, czy podatnik rozlicza VAT miesięcznie, czy kwartalnie. Spóźnienie może zostać potraktowane jako wykroczenie skarbowe, dlatego po wykryciu błędu warto niezwłocznie wysłać zaległą informację i złożyć czynny żal.

Najważniejsze jest działanie zanim urząd skarbowy sam udokumentuje naruszenie lub rozpocznie czynności w tej sprawie. Im szybciej podatnik poprawi sytuację i im precyzyjniej opisze przyczynę spóźnienia, tym większa szansa na uniknięcie sankcji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930

2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności przepisy dotyczące informacji podsumowujących VAT-UE.