Usługi IT dla firmy z USA a podatek VAT

Miejsce świadczenia usług IT dla firmy z USA

Podstawowa zasada dla usług świadczonych między przedsiębiorcami wynika z art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli usługobiorcą jest podatnik, miejscem świadczenia usługi jest co do zasady miejsce, w którym ten usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Zasada ta dotyczy nie tylko kontrahentów z Unii Europejskiej, ale także podmiotów z państw trzecich, w tym ze Stanów Zjednoczonych.

Jeżeli więc polski przedsiębiorca świadczy typową usługę programistyczną, utrzymaniową, projektową, konsultingową lub inną usługę IT na rzecz firmy mającej siedzibę w USA, a usługa nie jest związana z polskim stałym miejscem prowadzenia działalności tego kontrahenta, miejscem opodatkowania jest USA. W Polsce taka usługa nie podlega VAT.

To nie jest zwolnienie z VAT. Nie należy też stosować stawki 0%. Prawidłowe podejście polega na potraktowaniu usługi jako czynności poza zakresem polskiego VAT, z odpowiednim udokumentowaniem fakturą.

Zobacz również: praca dla firmy z USA i rozliczenia z urzędem skarbowym

Jak sprawdzić, czy można zastosować art. 28b ustawy o VAT?

Najważniejsze jest ustalenie, że nabywca działa jako podatnik, czyli wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o VAT. Przy kontrahentach z USA nie ma numeru VAT UE, dlatego w praktyce warto zebrać inne dowody: dane rejestrowe spółki, numer EIN, umowę, zamówienie, korespondencję firmową, dane płatnika, stronę internetową kontrahenta lub oświadczenie, że usługa jest nabywana na potrzeby działalności gospodarczej.

Trzeba też sprawdzić, czy kontrahent nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego faktycznie nabywa usługę. Jeżeli usługa byłaby świadczona dla takiego polskiego stałego miejsca, rozliczenie mogłoby wyglądać inaczej.

W przypadku typowych usług IT nie stosuje się zwykle szczególnych zasad miejsca świadczenia, ale zawsze należy uważać na usługi powiązane z nieruchomościami, wydarzeniami, transportem lub innymi kategoriami, dla których ustawa przewiduje wyjątki. Jeżeli usługa ma nietypowy charakter, samo określenie „IT” na fakturze lub w umowie nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia VAT.

Faktura dla firmy z USA - jakie elementy powinna zawierać?

Polski podatnik, który ma siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i świadczy usługę z miejscem opodatkowania w państwie trzecim, nadal stosuje przepisy ustawy o VAT dotyczące faktur. Wynika to z art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT.

Faktura dla firmy z USA powinna zawierać podstawowe dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę, numer faktury, datę wystawienia, datę wykonania usługi, nazwę usługi, kwotę należności oraz walutę. W polu stawki VAT najczęściej wpisuje się „NP” albo „nie podlega”. Faktura nie powinna wykazywać kwoty polskiego podatku VAT.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT, jeżeli dla danej usługi zobowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze jest nabywca, faktura powinna zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie”. W praktyce przy usługach rozliczanych według art. 28b dla zagranicznego podatnika taką adnotację umieszcza się na fakturze. Można dodatkowo dopisać angielskie „reverse charge”, ale nie powinno ono zastępować polskiego zwrotu „odwrotne obciążenie”.

Przy usługach, których miejscem świadczenia jest państwo trzecie, faktura może nie zawierać między innymi numeru identyfikacyjnego nabywcy na potrzeby VAT, stawki podatku, sumy sprzedaży netto z podziałem na stawki oraz kwoty podatku. Nie oznacza to jednak, że faktura może być dowolna. Powinna pozwalać na jednoznaczne ustalenie stron, przedmiotu usługi i należności.

Czy brak podatku VAT w USA zmienia rozliczenie w Polsce?

Nie. To, że w USA nie funkcjonuje podatek VAT w europejskim rozumieniu, nie powoduje automatycznego przeniesienia obowiązku zapłaty polskiego VAT na usługodawcę z Polski. Dla polskiego przedsiębiorcy decydujące znaczenie mają polskie przepisy o miejscu świadczenia usług.

Jeżeli zgodnie z art. 28b ustawy o VAT miejscem świadczenia jest USA, usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Polski przedsiębiorca nie dolicza VAT do ceny, nie wykazuje podatku należnego i nie traktuje transakcji jako sprzedaży zwolnionej.

Polski podatnik nie musi co do zasady badać, czy w USA występuje podatek identyczny z VAT ani czy kontrahent rzeczywiście rozliczy tam jakikolwiek lokalny podatek. Może jednak wynikać z umowy, że to kontrahent odpowiada za swoje lokalne obowiązki podatkowe, opłaty, sales tax albo inne daniny obowiązujące w danym stanie.

Jak ująć usługę dla firmy z USA w ewidencji VAT i JPK?

Usługa dla firmy z USA, która nie podlega VAT w Polsce, powinna zostać ujęta w ewidencji sprzedaży VAT jako świadczenie usług poza terytorium kraju, zgodnie z aktualną strukturą JPK_V7. Nie wykazuje się jej jako sprzedaży krajowej ze stawką 23%, 8%, 5%, 0% ani jako sprzedaży zwolnionej.

Dla transakcji z kontrahentem z USA nie składa się informacji podsumowującej VAT-UE, ponieważ ta dotyczy określonych transakcji z kontrahentami z państw członkowskich Unii Europejskiej. USA jest państwem trzecim.

Jeżeli podatnik ponosi w Polsce koszty związane z wykonaniem takiej usługi, prawo do odliczenia VAT naliczonego może przysługiwać na zasadach ogólnych, jeżeli zakupy służą działalności, która dawałaby prawo do odliczenia, gdyby była wykonywana w Polsce. Warto przechowywać dokumenty potwierdzające związek zakupów z usługą świadczoną dla kontrahenta zagranicznego.

Termin wystawienia faktury i waluta

Fakturę za usługę dla firmy z USA wystawia się co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Faktura może być wystawiona wcześniej, z uwzględnieniem ogólnych ograniczeń wynikających z ustawy o VAT. Przy usługach rozliczanych okresowo warto w umowie jasno określić, kiedy usługa lub dany etap jest uznawany za wykonany.

Fakturę można wystawić w walucie obcej, na przykład w dolarach amerykańskich. Na potrzeby podatku dochodowego i ewidencji księgowej kwoty przelicza się według właściwych zasad podatkowych. Sam fakt wystawienia faktury w USD nie zmienia oceny VAT.

Najczęstsze błędy przy fakturach dla kontrahenta z USA

• wpisanie stawki 0% zamiast oznaczenia „NP” albo „nie podlega”,
• uznanie transakcji za sprzedaż zwolnioną z VAT,
• brak weryfikacji, czy kontrahent działa jako przedsiębiorca,
• pominięcie adnotacji „odwrotne obciążenie”, gdy jest wymagana,
• wykazanie transakcji w informacji VAT-UE mimo że kontrahent jest z USA,
• brak dokumentów potwierdzających, że usługa została wykonana dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą poza Polską.

FAQ

Czy usługa IT dla firmy z USA jest zwolniona z VAT?

Nie. Co do zasady nie jest to usługa zwolniona z VAT, lecz usługa niepodlegająca opodatkowaniu VAT w Polsce. Wynika to z ustalenia miejsca świadczenia poza terytorium kraju.

Czy na fakturze dla firmy z USA trzeba wpisać „odwrotne obciążenie”?

Przy usługach rozliczanych według art. 28b ustawy o VAT na rzecz zagranicznego podatnika co do zasady umieszcza się adnotację „odwrotne obciążenie”. Można dodać angielskie „reverse charge”, ale polski zwrot powinien pozostać na fakturze.

Czy zamiast „NP” można wpisać stawkę 0%?

Nie powinno się tego robić. Stawka 0% oznacza czynność opodatkowaną według preferencyjnej stawki, natomiast usługa z miejscem świadczenia w USA nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Dlatego praktycznie stosuje się oznaczenie „NP” albo „nie podlega”.

Czy do firmy z USA trzeba składać VAT-UE?

Nie. Informacja VAT-UE dotyczy określonych transakcji unijnych. Usług świadczonych na rzecz kontrahenta z USA nie wykazuje się w VAT-UE, ponieważ USA nie jest państwem członkowskim Unii Europejskiej.

Czy trzeba sprawdzać amerykański numer podatkowy kontrahenta?

W USA nie występuje numer VAT UE. Warto jednak zebrać dokumenty potwierdzające, że kontrahent jest przedsiębiorcą, na przykład dane rejestrowe, numer EIN, umowę, zamówienie lub oświadczenie kontrahenta. Takie dokumenty mogą być istotne przy kontroli.

Podsumowanie

Usługi IT świadczone przez polskiego podatnika VAT dla firmy z USA najczęściej rozlicza się według art. 28b ustawy o VAT. Oznacza to, że miejscem świadczenia jest państwo siedziby usługobiorcy, czyli USA, a usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Polski przedsiębiorca powinien wystawić fakturę bez kwoty polskiego VAT, z oznaczeniem „NP” oraz zasadniczo z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Nie składa informacji VAT-UE, ale ujmuje transakcję w ewidencji VAT i JPK_V7 jako świadczenie usług poza terytorium kraju. Kluczowe jest posiadanie dokumentów potwierdzających status kontrahenta i prawidłowe ustalenie, że usługa nie jest świadczona dla polskiego stałego miejsca działalności nabywcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

2. Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12.04.2017 r., nr 1061-IPTPP2.4512.32.2017.3.KW

3. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 24.02.2016 r., nr ILPP4/4512-1-3/16-4/IL