Dropshipping a VAT – import, pośrednictwo czy sprzedaż własna?

Na czym polega problem: dropshipping a VAT – import, pośrednictwo czy sprzedaż własna

Pod nazwą dropshipping funkcjonuje kilka różnych modeli biznesowych. Ich wspólną cechą jest zwykle to, że przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy nie magazynuje towaru, a produkt jest wysyłany do klienta bezpośrednio przez producenta, hurtownika albo inną firmę. Z punktu widzenia VAT to jednak za mało, aby określić sposób rozliczenia.

Najważniejsze jest ustalenie, co przedsiębiorca rzeczywiście sprzedaje klientowi. Możliwe są przede wszystkim trzy warianty:

Model	Rola przedsiębiorcy	Podstawowe zagadnienie VAT
Sprzedaż własna	Przedsiębiorca sprzedaje towar klientowi we własnym imieniu, choć dostawca wysyła go bezpośrednio do kupującego.	Dostawa towarów, możliwa SOTI, IOSS, import albo transakcja łańcuchowa.
Pośrednictwo	Klient kupuje towar od zagranicznego sprzedawcy, a polska firma jedynie organizuje transakcję i pobiera prowizję.	Opodatkowanie usługi pośrednictwa, a nie pełnej wartości towaru.
Model mieszany	Firma wykonuje kilka świadczeń albo jej dokumenty nie odpowiadają faktycznemu przebiegowi sprzedaży.	Konieczna jest analiza umów, płatności, transportu i odpowiedzialności wobec nabywcy.

Nie wystarczy nazwać działalności „pośrednictwem” w regulaminie sklepu. Jeżeli klient zawiera umowę z polskim przedsiębiorcą, jemu płaci pełną cenę, od niego może żądać zwrotu pieniędzy lub realizacji reklamacji, a przedsiębiorca sam ustala cenę i kupuje towar od dostawcy w celu dalszej odsprzedaży, taki układ może wskazywać na sprzedaż własną.

Z kolei model pośrednictwa jest bardziej prawdopodobny, gdy klient wie, kto jest właściwym sprzedawcą towaru, polski przedsiębiorca działa w cudzym imieniu lub wyraźnie jako pośrednik, a jego ekonomicznym wynagrodzeniem jest prowizja za doprowadzenie do transakcji.

Czy czynność podlega VAT i kto jest podatnikiem

Sprzedaż towaru we własnym imieniu

Jeżeli dropshipper występuje wobec klienta jako sprzedawca, co do zasady dokonuje dostawy towaru w rozumieniu ustawy o VAT. Nie ma znaczenia, że towar nigdy nie trafia do jego magazynu. Dostawa dla potrzeb VAT wiąże się z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, a nie wyłącznie z fizycznym przekazaniem rzeczy przez sprzedawcę.

Jeżeli towar rozpoczyna wysyłkę w Chinach, USA lub innym państwie trzecim i jest przewożony bezpośrednio do konsumenta w Unii Europejskiej, trzeba następnie zbadać przepisy dotyczące sprzedaży na odległość towarów importowanych, czyli SOTI. Definicja obejmuje również sytuacje, w których dostawca jedynie pośrednio uczestniczy w wysyłce lub transporcie.

Ocena nie może ograniczać się do miejsca siedziby firmy. Trzeba ustalić jednocześnie:

• skąd fizycznie rozpoczyna się transport towaru,
• gdzie transport się kończy,
• czy nabywcą jest konsument lub inny podmiot objęty zasadami SOTI,
• kto uczestniczy w organizacji wysyłki,
• kto jest importerem wskazanym przy odprawie,
• czy przesyłka ma wartość rzeczywistą do 150 euro,
• czy sprzedaż jest rozliczana w IOSS.

Jeżeli towar zostaje najpierw sprowadzony przez przedsiębiorcę do jego magazynu w Polsce, a dopiero później sprzedany klientowi, nie jest to ten sam model co wysyłka z państwa trzeciego bezpośrednio do konsumenta. Wtedy trzeba oddzielnie rozliczyć import towaru i późniejszą dostawę.

Kiedy mamy tylko usługę pośrednictwa

Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście nie sprzedaje towaru, lecz jedynie kojarzy klienta z dostawcą albo wykonuje na rzecz jednej ze stron czynności pośrednictwa, przedmiotem jego sprzedaży jest usługa. Podstawą opodatkowania jest w takim modelu co do zasady wynagrodzenie za usługę, a nie cała cena produktu, ale taki sposób rozliczenia musi odpowiadać rzeczywistym relacjom między stronami.

Szczególne znaczenie mają regulamin sklepu, potwierdzenie zamówienia, faktury lub rachunki, zasady reklamacji i zwrotów oraz sposób przepływu pieniędzy. Samo zatrzymywanie przez przedsiębiorcę różnicy między wpłatą klienta a ceną należną dostawcy nie przesądza jeszcze, że różnica jest prowizją za pośrednictwo.

Zwolnienie, stawka VAT, miejsce opodatkowania albo reverse charge

Sprzedaż z państwa trzeciego do konsumenta i IOSS

Procedura IOSS służy do rozliczania VAT od SOTI w odniesieniu do towarów przesyłanych z państw trzecich w przesyłkach o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro. Nie obejmuje towarów akcyzowych i nie służy do rozliczania zwykłej sprzedaży B2B.

Przy prawidłowym zastosowaniu IOSS sprzedawca pobiera VAT właściwy dla państwa konsumpcji już przy sprzedaży. Następnie rozlicza go w szczególnej deklaracji IOSS. Import takiej przesyłki może korzystać ze zwolnienia z VAT importowego, jeżeli przy odprawie zostanie przekazany ważny numer IOSS i spełnione są pozostałe warunki ustawowe.

Jeżeli towar trafia do polskiego konsumenta, zastosowanie będzie miała stawka właściwa w Polsce dla danego produktu. Przy wysyłce do konsumenta w innym państwie UE trzeba natomiast ustalić stawkę właściwą dla państwa konsumpcji.

IOSS nie powinien być mylony z procedurą OSS dotyczącą m.in. wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. W dropshippingu, w którym towar rozpoczyna transport bezpośrednio poza UE, punktem wyjścia jest analiza SOTI i procedury importu.

Co się dzieje, gdy IOSS nie jest stosowany

Brak IOSS nie oznacza, że transakcja staje się automatycznie zwykłą krajową sprzedażą opodatkowaną polskim VAT. Trzeba ustalić miejsce dostawy zgodnie z art. 22 ustawy o VAT oraz zidentyfikować importera.

Szczególnie istotna jest sytuacja, gdy import następuje w tym samym państwie członkowskim, w którym kończy się wysyłka. Reguła przewidująca miejsce SOTI w państwie zakończenia transportu jest w takim przypadku związana z rozliczeniem dostawy w procedurze IOSS. Jeżeli IOSS nie ma zastosowania, konieczna jest odrębna analiza miejsca dostawy i samego importu.

W zależności od konstrukcji transakcji importerem może być klient, sprzedawca albo inny podmiot uczestniczący w odprawie. To właśnie ustalenie importera ma bezpośrednie znaczenie dla VAT importowego. Nie należy więc przyjmować, że samo pobranie pieniędzy przez polski sklep przesądza, kto ma rozliczyć VAT przy imporcie.

Dla przesyłek o wartości przekraczającej 150 euro procedura IOSS nie jest dostępna. Import odbywa się wówczas na zasadach ogólnych, a przy niektórych towarach mogą pojawić się również należności celne.

Pośrednictwo na rzecz polskiego konsumenta

Jeżeli polska firma świadczy rzeczywistą usługę pośrednictwa na rzecz konsumenta i nie ma zastosowania szczególny przepis o miejscu świadczenia, trzeba uwzględnić zasady dla usług B2C. W typowym przypadku miejscem świadczenia jest państwo siedziby usługodawcy. Dla polskiego przedsiębiorcy oznacza to co do zasady opodatkowanie usługi w Polsce, chyba że korzysta on z właściwego zwolnienia albo zastosowanie ma przepis szczególny.

W 2026 r. podstawowy limit polskiego zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł, przy czym przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku ustala się go proporcjonalnie. Trzeba jednak sprawdzić zarówno sposób obliczenia wartości sprzedaży, jak i katalog czynności wyłączających możliwość korzystania ze zwolnienia.

Usługa świadczona dla zagranicznej firmy

Jeżeli usługobiorcą pośrednictwa jest zagraniczny przedsiębiorca będący podatnikiem, najczęściej zastosowanie ma ogólna reguła B2B z art. 28b ustawy o VAT. Miejscem świadczenia jest wówczas państwo, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej, z uwzględnieniem zasad dotyczących stałego miejsca prowadzenia działalności.

Gdy usługobiorcą jest podatnik VAT z innego państwa UE, polski usługodawca zwykle nie dolicza polskiego VAT, a podatek rozlicza nabywca zgodnie z mechanizmem reverse charge. Taka transakcja może powodować obowiązek rejestracji do VAT-UE i wykazania usługi w informacji podsumowującej. Informację VAT-UE składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie.

Przy usługobiorcy z państwa spoza UE również trzeba zbadać art. 28b, ale takiej usługi nie wykazuje się w informacji VAT-UE tylko dlatego, że jej miejsce świadczenia znajduje się poza Polską. Podobny mechanizm ustalania miejsca świadczenia usług zagranicznych został omówiony w materiale dotyczącym zagadnienia usa podatek vat.

Zagraniczne usługi kupowane przez sklep dropshippingowy

Osobnym problemem są zakupy usług potrzebnych do prowadzenia działalności: reklamy, oprogramowania, abonamentów platform e-commerce, narzędzi analitycznych, hostingu lub usług świadczonych przez zagraniczne marketplace. Jeżeli miejscem świadczenia takiej usługi według art. 28b jest Polska, polski nabywca może być zobowiązany do rozliczenia importu usług.

Obowiązek ten może powstać również u przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Zwolnienie z VAT przy własnej sprzedaży nie oznacza, że podatek od importu usług znika. Podatnik zwolniony, który nie składa JPK_V7, może w odpowiednim przypadku rozliczać VAT należny od importu usług na deklaracji VAT-9M. Jeżeli usługodawca jest przedsiębiorcą z innego państwa UE, może być ponadto konieczna wcześniejsza rejestracja do VAT-UE.

Faktura, JPK_V7, rejestracja i korekta

Najpierw właściwy rejestr i deklaracja

Dokumentowanie dropshippingu powinno być konsekwencją prawidłowej kwalifikacji transakcji. Nie należy zaczynać od pytania, jakie oznaczenie wpisać w JPK_V7, zanim nie zostanie ustalone, czy dana kwota jest wynagrodzeniem za polską dostawę, SOTI rozliczaną w IOSS, usługę opodatkowaną w Polsce czy usługę B2B rozliczaną przez zagranicznego kontrahenta.

Najczęściej mogą wystąpić następujące obowiązki:

• JPK_V7M albo JPK_V7K – dla czynnych podatników VAT w zakresie czynności rozliczanych w zwykłym polskim systemie VAT;
• VII-DO – miesięczna deklaracja dla transakcji objętych procedurą IOSS;
• VAT-UE – m.in. dla określonych usług B2B świadczonych na rzecz podatników z innych państw UE oraz innych transakcji wymienionych w art. 100 ustawy o VAT;
• VAT-9M – może dotyczyć podatnika, który nie składa zwykłego JPK_V7, ale jest zobowiązany do rozliczenia m.in. importu usług.

Transakcji rozliczanej w procedurze IOSS nie należy drugi raz rozliczać jako tej samej sprzedaży krajowej w JPK_V7. IOSS ma własną ewidencję i własną deklarację. VII-DO składa się za okresy miesięczne, zasadniczo do końca miesiąca następującego po każdym miesiącu rozliczeniowym, również wtedy, gdy termin przypada na dzień wolny. Procedura ma odrębne zasady korekt i płatności.

Dla zwykłego polskiego VAT JPK_V7 składa się do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Podatnicy rozliczający się kwartalnie przesyłają część ewidencyjną za każdy miesiąc, a część deklaracyjną zgodnie z zasadami JPK_V7K.

Faktura zależy od rodzaju nabywcy i transakcji

Przy sprzedaży konsumenckiej obowiązek wystawienia faktury nie działa identycznie jak w relacji B2B. Trzeba uwzględnić art. 106b i następne ustawy o VAT oraz przepisy właściwe dla procedur szczególnych. W IOSS obowiązki fakturowe należy oceniać z uwzględnieniem zasad państwa identyfikacji i szczególnych regulacji dotyczących SOTI.

W relacjach B2B trzeba dodatkowo uwzględnić Krajowy System e-Faktur. W 2026 r. obowiązek KSeF został wdrożony etapami: od 1 lutego dla największych podatników, a od 1 kwietnia dla pozostałych przedsiębiorców, z czasowym wyłączeniem do końca 2026 r. dla najmniejszych podmiotów spełniających ustawowe warunki kwotowe. Faktury konsumenckie B2C pozostają poza obowiązkowym KSeF.

W przypadku usług B2B, dla których podatek rozlicza zagraniczny nabywca, na fakturze nie wykazuje się polskiego VAT. Trzeba jednak prawidłowo ustalić status kontrahenta i miejsce świadczenia. Sam zagraniczny adres klienta nie wystarcza do zastosowania art. 28b.

Jeżeli sklep obsługuje jednocześnie konsumentów i przedsiębiorców, warto już na etapie zamówienia zbierać dane pozwalające rozróżnić B2C od B2B. Jest to szczególnie ważne, gdy sprzedaż może podlegać SOTI, IOSS lub regułom dotyczącym usług transgranicznych.

Jakie dokumenty trzeba zachować

Przy dropshippingu szczególnego znaczenia nabierają dokumenty pokazujące rzeczywisty przebieg transakcji. Należy zachowywać zwłaszcza:

• umowy i warunki współpracy z dostawcami,
• regulamin sklepu obowiązujący w danym okresie,
• potwierdzenia zamówień klientów,
• dokumenty płatnicze pokazujące przepływ środków,
• faktury i dokumenty od dostawców,
• dokumenty transportowe i numery przesyłek,
• dokumenty importowe, jeżeli występuje import,
• informacje o użyciu numeru IOSS, jeżeli stosowana jest procedura importu,
• dowody statusu podatkowego kontrahentów B2B,
• dokumentację zwrotów, reklamacji i korekt.

W procedurach OSS i IOSS obowiązują dodatkowe wymogi ewidencyjne, a ewidencję dotyczącą transakcji objętych procedurą szczególną przechowuje się przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Przykład praktyczny

Zmiana jednego elementu może prowadzić do innego rezultatu. Gdy w drugim przykładzie regulamin nazywa działalność pośrednictwem, ale to polska firma faktycznie zawiera umowę sprzedaży z klientem, odpowiada za dostarczenie produktu i samodzielnie nabywa go od dostawcy, sama nazwa zastosowana w regulaminie nie powinna decydować o rozliczeniu.

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Najpoważniejszym błędem jest przyjęcie jednego sposobu rozliczania dla całego dropshippingu bez sprawdzenia faktycznego modelu. Przedsiębiorca może jednocześnie sprzedawać część towarów we własnym imieniu, przy innych zamówieniach występować jako pośrednik, a ponadto kupować usługi reklamowe lub informatyczne od zagranicznych firm.

Do częstych problemów należą:

• rozliczanie jako prowizji wyłącznie marży pozostającej po zapłacie dostawcy, mimo że przedsiębiorca faktycznie jest sprzedawcą towaru,
• wykazywanie jako sprzedaży krajowej transakcji, której miejsce opodatkowania trzeba ustalić według zasad SOTI albo transakcji łańcuchowych,
• brak ustalenia, kto jest importerem przy odprawie,
• stosowanie IOSS do przesyłek o wartości przekraczającej 150 euro albo do transakcji nieobjętych tą procedurą,
• ponowne wykazywanie w JPK_V7 sprzedaży rozliczonej już w IOSS,
• brak rejestracji VAT-UE przed transakcjami, dla których jest ona wymagana,
• pominięcie importu usług kupowanych od zagranicznych platform,
• uznanie, że zwolnienie podmiotowe z VAT zwalnia również z rozliczenia importu usług,
• brak dokumentów potwierdzających rolę pośrednika oraz rzeczywistą wysokość jego wynagrodzenia.

Kiedy korekta jest potrzebna

Jeżeli po analizie okaże się, że transakcje były błędnie kwalifikowane, trzeba ustalić okres, w którym powstał pierwotny obowiązek podatkowy, i skorygować właściwe rozliczenia. W zależności od sytuacji może chodzić o JPK_V7, VAT-9M, VAT-UE albo deklarację składaną w procedurze szczególnej.

Korekta podatku należnego może spowodować zaległość podatkową i odsetki za zwłokę. Jeżeli natomiast problem dotyczy niewysłanej w terminie informacji VAT-UE, trzeba oddzielić korektę merytoryczną od odpowiedzialności za niedochowanie obowiązku. Szerzej sytuację związaną z opóźnieniem opisuje poradnik vat-ue terminie czynny żal.

Przed korektą dobrze odtworzyć transakcje miesiąc po miesiącu i rozdzielić je według modelu. Szczególnie przy dużej liczbie zamówień potrzebne mogą być dane z systemu sklepu, operatora płatności, platformy sprzedażowej, firmy kurierskiej oraz od dostawcy. Korekta wykonana jedynie na podstawie łącznych wpływów na rachunek może prowadzić do kolejnych błędów.

Czy każda sprzedaż dropshippingowa wymaga VAT-UE?

Nie. VAT-UE nie jest formularzem przeznaczonym ogólnie do każdej transakcji zagranicznej. Obowiązek zależy od rodzaju transakcji. Przykładowo usługa B2B świadczona na rzecz podatnika z innego państwa UE i objęta art. 28b może podlegać wykazaniu w VAT-UE, ale sprzedaż konsumencka towaru wysyłanego z Chin nie staje się z tego powodu transakcją VAT-UE.

Czy firma zwolniona z VAT może mieć import usług?

Tak. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego może nabyć usługę od zagranicznego podatnika, dla której zgodnie z art. 28b miejscem świadczenia jest Polska. W takim przypadku może zostać zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług. Jeżeli nie składa JPK_V7, zastosowanie może mieć deklaracja VAT-9M. Nabycie określonych usług od kontrahenta z UE może też wymagać rejestracji VAT-UE.

Czy wartość 150 euro jest limitem całej działalności?

Nie. W kontekście IOSS limit 150 euro dotyczy wartości rzeczywistej konkretnej przesyłki i nie jest limitem rocznego obrotu przedsiębiorcy. Należy go odróżnić zarówno od krajowego limitu zwolnienia podmiotowego VAT, jak i od limitów dotyczących innych procedur e-commerce.

Czy można stosować IOSS do klientów biznesowych?

Procedura importu IOSS została skonstruowana dla sprzedaży na odległość towarów importowanych do określonych nabywców niebędących typowymi nabywcami B2B rozliczającymi transakcje w zwykłym systemie VAT. Jeżeli klient kupuje jako podatnik, należy ponownie ustalić charakter transakcji, miejsce dostawy, importera oraz sposób rozliczenia podatku, zamiast automatycznie stosować IOSS.

Czy platforma sprzedażowa zawsze rozlicza VAT za dropshippera?

Nie. Przepisy przewidują przypadki, w których operator interfejsu elektronicznego jest dla potrzeb VAT uznawany za podmiot, który sam otrzymał towary i dokonał ich dostawy, m.in. przy określonych transakcjach SOTI w przesyłkach do 150 euro. Nie oznacza to jednak, że każdy sklep, marketplace lub system płatności automatycznie przejmuje obowiązki sprzedawcy. Trzeba ustalić, czy spełnione są przesłanki art. 7a ustawy o VAT.

Czy trzeba rozliczać polski VAT od prowizji otrzymywanej od firmy spoza UE?

Jeżeli prowizja jest wynagrodzeniem za usługę świadczoną na rzecz zagranicznego podatnika, trzeba przede wszystkim ustalić miejsce świadczenia. Przy zastosowaniu ogólnej zasady B2B z art. 28b będzie nim co do zasady państwo siedziby usługobiorcy, więc usługa nie będzie opodatkowana polskim VAT. Trzeba jednak sprawdzić status odbiorcy, ewentualne stałe miejsce prowadzenia działalności oraz czy nie ma zastosowania przepis szczególny.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 2 pkt 22b, art. 7, art. 7a, art. 8, art. 17, art. 22, art. 26a, art. 28b–28c, art. 97, art. 99–100, art. 106b i nast., art. 113 oraz przepisy działu XII dotyczące procedur szczególnych, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.
• Ministerstwo Finansów, „Pakiet VAT e-commerce – objaśnienia podatkowe”, objaśnienia dotyczące WSTO, SOTI, operatorów interfejsów elektronicznych, OSS i IOSS.
• Ministerstwo Finansów / podatki.gov.pl, informacje o punkcie kompleksowej obsługi OSS i IOSS oraz zasadach procedury importu.
• Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa, aktualne informacje dotyczące harmonogramu i zasad obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 r.