Faktura dla firmy czeskiej a VAT w Polsce

Jaka stawka VAT na fakturze dla firmy czeskiej?

W opisanej sytuacji zasadniczo nie należy stosować ani stawki 0%, ani stawki 23%. Jeżeli polski podatnik świadczy usługę kadrową, płacową lub księgową na rzecz czeskiej firmy będącej podatnikiem, miejscem opodatkowania jest co do zasady państwo siedziby usługobiorcy, czyli Czechy.

W polskiej fakturze nie wykazuje się więc polskiego podatku VAT. W praktyce fakturę wystawia się jako sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce, często z oznaczeniem „NP”, oraz z adnotacją „odwrotne obciążenie”, jeżeli to nabywca jest obowiązany do rozliczenia podatku od wartości dodanej w swoim państwie.

Nie zmienia tego fakt, że pracownicy czeskiej firmy są ubezpieczeni w Polsce, że w Polsce rozliczany jest ich podatek dochodowy albo że praca jest wykonywana zdalnie przez Internet. Dla VAT decydujące jest przede wszystkim to, kto jest nabywcą usługi i gdzie, według przepisów o miejscu świadczenia, usługa jest opodatkowana.

Zobacz również: zasady stosowania stawek VAT na fakturze

Miejsce świadczenia usług dla podatnika z innego państwa UE

Podatek VAT ma charakter terytorialny. O tym, czy dana usługa podlega VAT w Polsce, nie przesądza samo miejsce faktycznego wykonania czynności. W przypadku usług świadczonych między podatnikami kluczowe znaczenie ma miejsce świadczenia określone w ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Jeżeli zatem nabywcą jest czeska firma i usługa jest świadczona dla jej siedziby w Czechach, usługa nie podlega opodatkowaniu polskim VAT.

Na potrzeby tych przepisów podatnikiem jest m.in. podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą albo działalność odpowiadającą tej działalności, bez względu na cel czy rezultat takiej działalności. W praktyce przed wystawieniem faktury warto uzyskać i zweryfikować dane kontrahenta, w szczególności numer VAT UE, jeżeli czeska firma jest zidentyfikowana do transakcji unijnych.

Zasada ta odpowiada regulacjom dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Dla usług objętych zasadą ogólną w relacjach B2B podatek rozlicza zasadniczo nabywca w państwie, w którym usługa jest opodatkowana.

Kiedy trzeba zachować ostrożność?

Najważniejszym wyjątkiem praktycznym jest sytuacja, w której zagraniczny kontrahent posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, a dana usługa jest świadczona właśnie dla tego miejsca. Sam brak formalnego oddziału w Polsce nie zawsze przesądza sprawę, choć w typowej sytuacji zdalnego świadczenia usług kadrowo-księgowych dla siedziby czeskiej firmy miejscem opodatkowania będą Czechy.

Trzeba również odróżnić usługę dla przedsiębiorcy od usługi dla konsumenta. Jeżeli nabywcą nie byłby podatnik, lecz osoba prywatna, zasady ustalania miejsca świadczenia mogłyby być inne. Inaczej rozlicza się też niektóre szczególne kategorie usług, np. usługi związane z nieruchomościami, wstęp na wydarzenia, wybrane usługi transportowe, gastronomiczne lub turystyczne. Usługi kadrowo-księgowe co do zasady nie należą do tych wyjątków.

Zobacz również: rozliczenia podatkowe związane z Czechami

Jak wystawić fakturę za usługę księgową dla czeskiej firmy?

Faktura dla czeskiego przedsiębiorcy powinna dokumentować usługę jako niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce. Nie wpisuje się stawki 0%, ponieważ 0% jest stawką podatku stosowaną tylko do określonych czynności opodatkowanych w Polsce. Nie wpisuje się też stawki 23%, jeżeli miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego.

Na fakturze należy wskazać wymagane dane stron, nazwę usługi, kwotę należności oraz, w typowym przypadku, adnotację „odwrotne obciążenie”. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT, który nakazuje zamieszczenie takich wyrazów w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca.

Warto też zadbać o dokumentację potwierdzającą status kontrahenta jako podatnika. W praktyce są to w szczególności dane rejestrowe firmy, numer VAT UE, korespondencja handlowa, umowa oraz dowody wykonania usługi. Im bardziej nietypowy jest model współpracy, tym większe znaczenie ma dokumentacja potwierdzająca, że usługa jest świadczona dla czeskiego przedsiębiorcy, a nie dla polskiej jednostki organizacyjnej.

VAT-UE i ewidencja po stronie polskiego usługodawcy

Jeżeli polski usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT i świadczy usługę na rzecz podatnika z innego państwa członkowskiego, może powstać obowiązek rejestracji jako podatnik VAT UE oraz wykazania usługi w informacji podsumowującej VAT-UE. Dotyczy to usług, do których stosuje się zasadę ogólną z art. 28b ustawy o VAT, jeżeli podatek rozlicza nabywca w innym państwie członkowskim.

Sprzedaż należy również prawidłowo ująć w ewidencji VAT i pliku JPK_V7, zgodnie z aktualnymi zasadami raportowania dla usług świadczonych poza terytorium kraju. Samo oznaczenie faktury jako NP nie zwalnia z obowiązków ewidencyjnych, jeżeli podatnik jest do nich zobowiązany.

Jeżeli usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, sytuację trzeba przeanalizować odrębnie. Zwolnienie krajowe nie zawsze eliminuje obowiązek rejestracji do VAT UE dla potrzeb świadczenia usług na rzecz podatników z innych państw Unii Europejskiej.

Co wynika z praktyki organów podatkowych?

Organy podatkowe konsekwentnie przyjmują, że dla usług rachunkowo-księgowych świadczonych na rzecz podatnika z innego państwa członkowskiego nie przewidziano szczególnej zasady miejsca świadczenia. Zastosowanie ma więc zasada ogólna, zgodnie z którą miejsce opodatkowania jest powiązane z miejscem siedziby usługobiorcy albo ze stałym miejscem prowadzenia działalności, dla którego usługa jest świadczona.

W interpretacji indywidualnej z dnia 29 listopada 2012 r., sygn. IBPP4/443-427/12/PK, organ podatkowy wskazał, że usługa rachunkowo-księgowa świadczona na rzecz zagranicznej firmy spełniającej definicję podatnika jest opodatkowana w miejscu siedziby usługobiorcy, ewentualnie w kraju, w którym nabywca ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli usługa jest świadczona dla tego miejsca. W takim przypadku usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

FAQ

Czy na fakturze dla czeskiej firmy można wpisać stawkę 0%?

Co do zasady nie. Przy usługach kadrowo-księgowych dla czeskiego podatnika nie chodzi o zastosowanie stawki 0%, lecz o usługę, której miejscem opodatkowania jest inne państwo. W Polsce wykazuje się ją zwykle jako NP, a nie jako sprzedaż ze stawką 0%.

Czy trzeba wpisać „odwrotne obciążenie”?

Tak, jeżeli nabywca jest obowiązany do rozliczenia podatku od wartości dodanej w swoim państwie. W takiej sytuacji art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT wymaga umieszczenia na fakturze wyrazów „odwrotne obciążenie”.

Czy praca wykonywana z Polski zmienia miejsce opodatkowania?

Nie przesądza o tym sama lokalizacja osób wykonujących pracę. Dla usług świadczonych na rzecz podatnika istotne jest przede wszystkim miejsce siedziby usługobiorcy albo stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego usługa jest świadczona.

Czy trzeba składać informację VAT-UE?

Jeżeli usługa jest świadczona na rzecz podatnika z innego państwa UE i podatek rozlicza nabywca, co do zasady może powstać obowiązek wykazania jej w informacji podsumowującej VAT-UE. Warto sprawdzić, czy polski usługodawca jest prawidłowo zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Co zrobić, gdy czeska firma nie ma numeru VAT UE?

Należy ustalić, czy kontrahent jest podatnikiem w rozumieniu przepisów o miejscu świadczenia usług i czy powinien być zidentyfikowany do transakcji unijnych. Brak numeru VAT UE zwiększa ryzyko błędnego rozliczenia, dlatego warto uzyskać dodatkowe dokumenty potwierdzające status przedsiębiorcy.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.
• Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, Dz.U. UE L 347 z 11.12.2006, s. 1 ze zm.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 listopada 2012 r., sygn. IBPP4/443-427/12/PK.