Odliczenie VAT z faktury otrzymanej po terminie – kiedy można ująć podatek?

Na czym polega problem z odliczeniem VAT z faktury otrzymanej po terminie?

Określenie „faktura otrzymana po terminie” może oznaczać kilka różnych sytuacji. Dokument może zostać wystawiony przez sprzedawcę w czerwcu, ale dotrzeć do nabywcy dopiero w lipcu. Może też zostać otrzymany w czerwcu, lecz przeoczony i odnaleziony dopiero po wysłaniu JPK_V7. Od 2026 r. trzeba dodatkowo uwzględniać faktury otrzymywane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Te przypadki nie powinny być rozliczane w identyczny sposób. W typowej transakcji krajowej prawo do odliczenia VAT powstaje, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie art. 86 ust. 10b pkt 1 stanowi, że odliczenie podatku wynikającego z faktury nie może nastąpić wcześniej niż za okres, w którym podatnik tę fakturę otrzymał.

Dlatego sama data sprzedaży, data wystawienia faktury ani termin przesłania JPK_V7 nie wystarczają do ustalenia prawidłowego okresu odliczenia. Trzeba przede wszystkim ustalić, kiedy faktura została otrzymana i czy w tym czasie istniało już materialne prawo do odliczenia.

Sytuacja	Co z odliczeniem VAT?
Faktura z poprzedniego miesiąca została faktycznie otrzymana dopiero w bieżącym miesiącu	Co do zasady pierwszym możliwym okresem jest miesiąc otrzymania faktury, jeżeli obowiązek podatkowy już powstał.
Fakturę otrzymano prawidłowo, ale pominięto ją w rozliczeniu	Można sprawdzić możliwość odliczenia w jednym z kolejnych okresów bez cofania się do pierwotnego rozliczenia.
Minęły również kolejne okresy przewidziane w art. 86 ust. 11	Odliczenie wymaga korekty właściwego wcześniejszego rozliczenia, z zachowaniem pięcioletniego terminu.
Faktura była dostępna w KSeF, ale przedsiębiorca zauważył ją później	Trzeba ustalić ustawową datę otrzymania w KSeF, a nie tylko dzień faktycznego zaksięgowania dokumentu.

Jeżeli więc faktura za czerwcowy zakup dotarła do podatnika dopiero w lipcu, nie należy automatycznie korygować czerwca. Przy spełnieniu pozostałych warunków odliczenie może rozpocząć się w lipcu.

Czy czynność podlega VAT i kto ma prawo do odliczenia?

Termin otrzymania faktury jest tylko jednym z warunków. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatek naliczony można odliczyć w takim zakresie, w jakim zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Przed zaksięgowaniem spóźnionej faktury trzeba więc sprawdzić co najmniej:

• czy nabywca działa jako podatnik VAT i ma prawo do odliczenia,
• czy zakup rzeczywiście został dokonany przez tego podatnika,
• czy zakup służy czynnościom dającym prawo do odliczenia,
• czy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję,
• czy nie zachodzi jedno z ograniczeń określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Podatnik korzystający wyłącznie ze zwolnienia z VAT zasadniczo nie odlicza podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością zwolnioną. Znaczenie może mieć zarówno zwolnienie podmiotowe, jak i charakter świadczonych usług. Osobno omawiane są na przykład coaching i zwolnienie podmiotowe z VAT oraz doradztwo a zwolnienie z VAT.

Jeżeli działalność obejmuje zarówno sprzedaż opodatkowaną, jak i zwolnioną, możliwość odliczenia całej kwoty z faktury może być ograniczona. W takim przypadku nie wystarczy ustalić terminu – trzeba również określić zakres odliczenia zgodnie z zasadami dotyczącymi przyporządkowania zakupów i proporcji.

Zwolnienie, stawka VAT, miejsce opodatkowania i reverse charge

Przy zwykłym krajowym zakupie to sprzedawca rozlicza VAT należny, a nabywca – jeżeli spełnia warunki – odlicza VAT wykazany na otrzymanej fakturze. Nie zawsze jednak faktura zawierająca kwotę podatku daje prawo do odliczenia.

Jeżeli dana czynność w rzeczywistości jest zwolniona z VAT albo w ogóle nie podlega opodatkowaniu, samo wykazanie podatku przez sprzedawcę nie tworzy automatycznie prawa nabywcy do jego odliczenia. Art. 88 ust. 3a ustawy o VAT przewiduje przypadki, w których faktura nie stanowi podstawy obniżenia podatku należnego, między innymi gdy dokumentuje czynność, która nie została dokonana albo czynność zwolnioną lub niepodlegającą VAT, dla której błędnie wykazano podatek.

Trzeba też odróżnić zakup krajowy z polskim VAT od transakcji, w których podatnikiem jest nabywca. Dotyczy to między innymi importu usług oraz niektórych innych przypadków rozliczanych według mechanizmu odwrotnego obciążenia. Przy takich transakcjach termin otrzymania faktury nie działa dokładnie tak samo jak przy zwykłej krajowej fakturze zakupowej, ponieważ podatek należny rozlicza sam nabywca. Jeżeli problem dotyczy transakcji zagranicznej, pomocne może być omówienie sytuacji obejmującej spóźnioną rejestrację do VAT-UE przy imporcie usług.

Nie należy więc stosować terminów opisanych dla zwykłej faktury krajowej mechanicznie do WNT, importu usług czy innych transakcji, dla których podatnikiem jest nabywca. Ustawa przewiduje dla części takich rozliczeń odrębne zasady korekt.

Faktura, JPK_V7, KSeF i korekta rozliczenia

Faktura otrzymana dopiero w następnym miesiącu

Jeżeli obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstał wcześniej, ale nabywca otrzymał fakturę dopiero w kolejnym miesiącu, prawo do odliczenia przy typowym zakupie krajowym powstaje najwcześniej w okresie otrzymania dokumentu.

Przykładowo faktura wystawiona 30 czerwca i otrzymana przez nabywcę 3 lipca może – przy spełnieniu pozostałych warunków – zostać odliczona w rozliczeniu za lipiec. Nie ma podstaw do odliczenia jej za czerwiec tylko dlatego, że właśnie z czerwca pochodzi data sprzedaży i data wystawienia.

Faktura została otrzymana, ale nie trafiła do pierwszego możliwego rozliczenia

Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w pierwszym możliwym okresie, art. 86 ust. 11 daje dodatkowy czas. Podatnik rozliczający się miesięcznie może odliczyć podatek w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych. Podatnik rozliczający się kwartalnie może skorzystać z jednego z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Oznacza to, że nie każda odnaleziona po kilku tygodniach faktura wymaga natychmiastowego korygowania wcześniejszego JPK_V7. Jeżeli podatnik mieści się jeszcze w ustawowym oknie kolejnych okresów, może wykorzystać jeden z nich.

Kiedy potrzebna jest korekta?

Jeżeli minął zarówno okres, w którym powstało prawo do odliczenia, jak i okresy dodatkowe przewidziane w art. 86 ust. 11, zastosowanie ma art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Podatnik może wtedy dokonać odliczenia przez korektę deklaracji:

• za okres, w którym powstało prawo do odliczenia, albo
• za jeden z trzech następnych okresów – przy rozliczeniu miesięcznym, albo jeden z dwóch następnych okresów – przy rozliczeniu kwartalnym.

Korekta na tej podstawie jest możliwa nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia. Istotny jest więc rok powstania prawa do odliczenia, a nie zawsze rok wystawienia faktury.

Jeżeli na przykład zakup i faktura dotyczą grudnia jednego roku, lecz dokument został otrzymany dopiero w styczniu roku następnego, przy zwykłej transakcji krajowej prawo do odliczenia powstaje dopiero w styczniu. To ten moment ma znaczenie dla ustalenia pięcioletniego terminu z art. 86 ust. 13.

Jak wykazać odliczenie w JPK_V7?

Czynni podatnicy VAT wykazują podatek naliczony w JPK_VAT z deklaracją. Podatnicy miesięczni stosują JPK_V7M, a kwartalni JPK_V7K. Od 1 lutego 2026 r. obowiązują struktury JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3).

JPK_VAT przesyła się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja, z przesunięciem terminu na pierwszy dzień roboczy, jeżeli 25. dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Podatnik kwartalny przesyła ewidencję również za pierwsze dwa miesiące kwartału, natomiast część deklaracyjną za cały kwartał składa wraz z rozliczeniem trzeciego miesiąca.

Jeżeli trzeba poprawić okres już przesłany, składa się korektę JPK_V7. Korekta ewidencji powinna być kompletnym plikiem zawierającym poprawione dane, a nie wyłącznie pojedynczym wpisem, który ulega zmianie.

Co zmienił KSeF w 2026 r.?

KSeF nie zmienił podstawowej zasady określającej moment odliczenia VAT, ale w wielu przypadkach wpływa na ustalenie, kiedy faktura została otrzymana. Obowiązek odbierania faktur przy użyciu KSeF obowiązuje zasadniczo od 1 lutego 2026 r. dla podatników objętych systemem.

W standardowym trybie faktury ustrukturyzowanej za datę jej otrzymania uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF. Nie jest więc decydujące, że pracownik firmy zobaczył fakturę w systemie dopiero kilka dni później.

Przy trybach offline, niedostępności KSeF, trybie awaryjnym oraz w przypadkach, gdy przepisy pozwalają na udostępnienie faktury poza systemem, sposób ustalania daty otrzymania może być inny. Jeżeli od tej daty zależy wybór okresu odliczenia, należy ustalić, w jakim trybie faktura została wystawiona i przekazana.

Również fakt, że sprzedawca naruszył swój obowiązek wystawienia faktury w KSeF, nie oznacza automatycznie utraty przez nabywcę prawa do odliczenia. Ministerstwo Finansów wskazuje, że przy spełnieniu materialnych przesłanek z art. 86 i braku przesłanek negatywnych z art. 88 sposób wystawienia dokumentu poza KSeF nie powinien sam w sobie pozbawiać nabywcy odliczenia. Nadal trzeba jednak zweryfikować autentyczność transakcji i prawidłowość dokumentu.

Inny problem powstaje, gdy przyczyną nieprawidłowości nie jest data otrzymania dokumentu, lecz wcześniejsze błędne stosowanie zwolnienia z VAT przez sprzedawcę. W takim przypadku zastosowanie mają odrębne reguły dotyczące korekty faktur po przekroczeniu limitu VAT.

Jak rozliczyć spóźnioną fakturę – przykład praktyczny

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Najczęstszym błędem jest cofanie odliczenia do miesiąca wskazanego na fakturze, mimo że podatnik otrzymał dokument dopiero później. Data wystawienia nie zastępuje warunku otrzymania faktury wynikającego z art. 86 ust. 10b pkt 1.

Drugim błędem jest sytuacja odwrotna – przedsiębiorca uznaje, że skoro zamknął już miesiąc, musi bezwzględnie korygować JPK_V7. Jeżeli fakturę otrzymał w terminie pozwalającym na odliczenie, ale jej nie uwzględnił, najpierw powinien sprawdzić, czy nadal może skorzystać z jednego z kolejnych okresów na podstawie art. 86 ust. 11.

Problemy mogą też wynikać z:

• nieuwzględnienia ustawowej daty otrzymania faktury w KSeF,
• odliczenia podatku z dokumentu dotyczącego sprzedaży zwolnionej lub niepodlegającej VAT,
• odliczenia całej kwoty mimo mieszanego wykorzystania zakupu,
• potraktowania importu usług lub WNT jak zwykłego krajowego zakupu,
• przekroczenia pięcioletniego terminu na dokonanie korekty,
• pominięcia zasad dotyczących niezapłaconych faktur.

Jeżeli wcześniej odliczony VAT dotyczy należności, która nie została zapłacona, trzeba pamiętać o art. 89b ustawy o VAT. Co do zasady dłużnik ma obowiązek skorygować wcześniej odliczony podatek w rozliczeniu za okres, w którym upływa 90. dzień od terminu płatności wskazanego w umowie lub na fakturze, jeżeli należność nie została uregulowana na warunkach określonych w ustawie. Odnalezienie starej faktury powinno więc skłonić także do sprawdzenia historii płatności.

Sama późniejsza realizacja prawa do odliczenia VAT nie oznacza automatycznie konieczności składania czynnego żalu. Inaczej może być, jeżeli obok pominiętej faktury wystąpiły inne nieprawidłowości, np. niezłożenie wymaganej informacji lub rozliczenia w terminie. Odrębnym przypadkiem jest czynny żal przy niezłożeniu w terminie VAT-UE.

Jeżeli błąd dotyczy już przesłanego JPK_V7 i wpływa na dane ewidencyjne albo deklaracyjne, należy przygotować korektę zgodnie z aktualną strukturą JPK. W przypadku wątpliwości organ może również zażądać wyjaśnień dotyczących przyczyny zmiany, daty otrzymania faktury czy związku zakupu ze sprzedażą opodatkowaną. Dlatego przy fakturach otrzymanych poza KSeF dobrze zachować dokument pozwalający wykazać rzeczywistą datę wpływu – przykładowo wiadomość e-mail, zapis obiegu dokumentów lub potwierdzenie odbioru.

Czy można odliczyć VAT z faktury z poprzedniego roku otrzymanej dopiero w tym roku?

Tak, jeżeli spełnione są materialne warunki odliczenia. Przy typowej krajowej fakturze prawo do odliczenia nie powstaje przed jej otrzymaniem. Jeżeli dokument dotyczący grudniowego zakupu został otrzymany dopiero w styczniu następnego roku, pierwszym możliwym okresem odliczenia może być styczeń, o ile obowiązek podatkowy już powstał.

Czy trzeba korygować poprzedni miesiąc, jeżeli faktura wpłynęła po wysłaniu JPK_V7?

Nie zawsze. Jeżeli faktura została otrzymana dopiero w nowym miesiącu, zwykle właśnie ten nowy miesiąc jest pierwszym możliwym okresem odliczenia. Jeżeli natomiast faktura była już otrzymana wcześniej, lecz została przeoczona, trzeba sprawdzić możliwość skorzystania z jednego z kolejnych okresów rozliczeniowych.

Czy data wystawienia faktury przesądza o miesiącu odliczenia VAT?

Nie. Przy typowym zakupie krajowym znaczenie ma zarówno moment powstania obowiązku podatkowego, jak i moment otrzymania faktury. Podatek nie może być odliczony wcześniej niż za okres, w którym nabywca otrzymał dokument.

Co jeśli faktura była w KSeF wcześniej, niż księgowość ją pobrała?

W standardowym trybie KSeF decydująca jest data przydzielenia fakturze numeru KSeF, a nie dzień jej późniejszego pobrania lub zauważenia przez pracownika. Przy trybach szczególnych, w tym awaryjnych i offline, trzeba zastosować reguły właściwe dla danego sposobu wystawienia i udostępnienia faktury.

Czy spóźnienie sprzedawcy z wystawieniem faktury pozbawia nabywcę prawa do odliczenia?

Nie musi. Jeżeli transakcja rzeczywiście miała miejsce, zakup służy czynnościom dającym prawo do odliczenia, a nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT, samo opóźnienie po stronie sprzedawcy nie przekreśla automatycznie prawa nabywcy. Może jednak przesunąć moment, od którego odliczenie jest możliwe, ponieważ nabywca musi otrzymać fakturę.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., w szczególności art. 15, art. 17, art. 43, art. 86, art. 88, art. 89b, art. 99 i art. 109.
• Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl – „Odliczenie i zwrot podatku VAT”, aktualne zasady odliczenia podatku naliczonego.
• Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl – JPK_VAT z deklaracją oraz broszura informacyjna dla struktur JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) obowiązujących od 1 lutego 2026 r.
• Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa – oficjalne informacje KSeF dotyczące wystawiania i otrzymywania faktur oraz terminów odliczania VAT w 2026 r.