Najem okazjonalny a podatek – zgłoszenie i rozliczenie czynszu

Przy najmie okazjonalnym trzeba rozdzielić dwie kwestie, które są często błędnie traktowane jako jeden obowiązek. Pierwszą jest formalne zgłoszenie zawarcia umowy do urzędu skarbowego. Drugą jest opodatkowanie przychodów otrzymywanych od najemcy.

Samo złożenie zgłoszenia w terminie 14 dni nie powoduje, że urząd automatycznie obliczy podatek. Z kolei prawidłowe wpłacanie ryczałtu nie naprawia braku zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego. Każdy z tych obowiązków ma inną podstawę prawną, termin i skutek.

Stan prawny: 29 lipca 2026 r.

Na czym polega problem: najem okazjonalny a podatek – co trzeba zgłosić i jak rozliczyć czynsz

Najem okazjonalny jest szczególnym rodzajem najmu lokalu mieszkalnego. Może go zawrzeć właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Umowa powinna mieć formę pisemną. Dołącza się do niej między innymi oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu po ustaniu umowy. Potrzebne jest także wskazanie lokalu, do którego najemca będzie mógł się wyprowadzić, oraz zgoda osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu.

Z perspektywy właściciela najważniejsze są dwa niezależne obowiązki:

Zgłoszenia dokonuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według położenia wynajmowanego mieszkania. Termin biegnie od dnia rozpoczęcia najmu wskazanego w umowie, a nie zawsze od dnia jej podpisania.

Przykładowo umowa może zostać podpisana 20 sierpnia, ale przewidywać rozpoczęcie najmu 1 września. W takiej sytuacji termin na zgłoszenie liczy się od rozpoczęcia najmu, czyli od 1 września.

Standardowej umowy najmu prywatnego co do zasady nie zgłasza się odrębnym pismem do urzędu skarbowego. Obowiązek czternastodniowego zgłoszenia dotyczy szczególnego trybu najmu okazjonalnego. Niezależnie od rodzaju umowy właściciel musi natomiast rozliczać przychody, które faktycznie otrzymuje.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy

Przychód powstaje po otrzymaniu czynszu

W najmie prywatnym przychód powstaje wtedy, gdy pieniądze lub inne świadczenie zostaną faktycznie otrzymane przez właściciela albo postawione do jego dyspozycji. Nie wystarcza samo wskazanie terminu płatności w umowie.

Jeżeli czynsz za sierpień miał zostać zapłacony do 10 sierpnia, lecz najemca przelał pieniądze dopiero 3 września, przychód powstaje we wrześniu. Właściciel nie rozlicza w sierpniu kwoty, której faktycznie jeszcze nie otrzymał.

Ta zasada ma duże znaczenie przy zaległościach czynszowych, płatnościach z góry, opóźnionych przelewach i wpłatach obejmujących kilka miesięcy. Jeżeli najemca zapłaci jednorazowo czynsz za trzy miesiące, cała otrzymana kwota co do zasady staje się przychodem w miesiącu jej otrzymania.

Kaucja nie zawsze jest przychodem

Zwrotna kaucja zabezpieczająca roszczenia właściciela nie jest co do zasady przychodem w chwili jej otrzymania. Właściciel ma obowiązek ją zwrócić po zakończeniu najmu, po ewentualnym potrąceniu należnych kwot.

Sytuacja może się zmienić, jeżeli kaucja zostanie przeznaczona na zapłatę zaległego czynszu, bezpowrotnie zatrzymana albo rozliczona jako należne właścicielowi świadczenie. Wtedy trzeba ustalić, z jakiego tytułu kwota została zatrzymana i kiedy właściciel uzyskał prawo do jej definitywnego zachowania.

Opłaty za media i administrację

Do przychodu właściciela nie zawsze trzeba doliczać wszystkie pieniądze przekazywane przez najemcę. Jeżeli z umowy jasno wynika, że najemca ponosi koszty mediów, opłat administracyjnych lub innych świadczeń niezależnych od właściciela, a właściciel jedynie przekazuje te kwoty odpowiednim dostawcom albo zarządcy, mogą one nie stanowić jego przychodu.

Znaczenie ma jednak treść umowy i rzeczywisty sposób rozliczeń. Jeżeli właściciel ustala jedną niepodzielną kwotę obejmującą czynsz i wszystkie opłaty, trudniej wykazać, że część wpływu nie jest jego przychodem. Najbezpieczniej oddzielić w umowie wynagrodzenie właściciela od kosztów ponoszonych przez najemcę.

Świadczenie niepieniężne

Przychód może powstać również wtedy, gdy najemca zamiast zapłaty pieniędzy wykonuje na rzecz właściciela określone świadczenie, na przykład finansuje uzgodniony remont w zamian za zwolnienie z czynszu. Takie rozliczenie wymaga ustalenia wartości świadczenia oraz sprawdzenia zapisów umowy.

Jak ustalić właściwe rozliczenie

Najem prywatny czy działalność gospodarcza

Najpierw trzeba ustalić, czy wynajem jest prowadzony jako najem prywatny, czy w ramach działalności gospodarczej. Najem okazjonalny w rozumieniu ustawy o ochronie praw lokatorów jest przeznaczony dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Sam fakt posiadania działalności gospodarczej w innej branży nie wyklucza najmu okazjonalnego. Znaczenie ma to, czy działalność właściciela obejmuje wynajmowanie lokali i czy konkretny najem jest wykonywany w ramach przedsiębiorstwa.

Ocena może wymagać dokładniejszej analizy, gdy właściciel wynajmuje wiele mieszkań, korzysta z rozbudowanej obsługi, świadczy dodatkowe usługi albo prowadzi zorganizowaną działalność podobną do przedsiębiorstwa. Sama liczba lokali nie rozstrzyga automatycznie sprawy, ale może być jednym z istotnych elementów.

Stawki ryczałtu od najmu prywatnego

Od 2023 roku przychody z najmu prywatnego są rozliczane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązują dwie stawki:

• 8,5% od przychodu do 100 000 zł w roku podatkowym,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.

Próg dotyczy łącznych przychodów podatnika z najmu prywatnego objętych tymi stawkami, a nie osobno każdego mieszkania lub każdej umowy. Właściciel wynajmujący kilka lokali powinien sumować otrzymywane przychody.

Przykładowo przy rocznym przychodzie wynoszącym 120 000 zł podatek przed ewentualnymi ustawowymi odliczeniami wyniesie:

• 100 000 zł × 8,5% = 8 500 zł,
• 20 000 zł × 12,5% = 2 500 zł,
• łącznie 11 000 zł.

Ryczałt liczy się od przychodu, a nie od dochodu

Przy ryczałcie nie odlicza się typowych kosztów uzyskania przychodu. Podstawy opodatkowania nie pomniejszają więc między innymi wydatki na remont, wyposażenie mieszkania, prowizję pośrednika, odsetki od kredytu, ubezpieczenie, amortyzację ani koszt sporządzenia aktu notarialnego najemcy.

Jeżeli właściciel otrzymał 4 000 zł czynszu i wydał w tym samym miesiącu 2 500 zł na naprawę instalacji, ryczałt nadal oblicza od 4 000 zł. Wydatek może mieć znaczenie gospodarcze, ale nie zmniejsza podstawy ryczałtu.

Rozliczenie przez małżonków

Jeżeli mieszkanie należy do majątku wspólnego małżonków, zasadą jest przypisanie przychodów każdemu z nich po połowie. Małżonkowie mogą jednak złożyć oświadczenie, że cały przychód z najmu wspólnego majątku będzie rozliczał jeden z nich.

Oświadczenie składa się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym małżonkowie otrzymali pierwszy przychód w danym roku. Jeżeli pierwszy przychód otrzymano w grudniu, termin upływa z końcem roku podatkowego.

Gdy cały przychód ze wspólnego najmu rozlicza jeden małżonek na podstawie skutecznego oświadczenia, próg zastosowania stawki 12,5% wynosi 200 000 zł. Zasady tej nie należy automatycznie stosować do współwłaścicieli, którzy nie są małżonkami objętymi odpowiednimi regułami wspólności majątkowej.

Rozliczenie PIT należy oddzielić od ewentualnych zagadnień związanych z VAT i PCC. Niniejszy artykuł dotyczy przede wszystkim ryczałtu od najmu prywatnego. Ocena VAT może zależeć między innymi od przeznaczenia lokalu i faktycznego sposobu jego wykorzystywania.

Dokumenty, terminy i formularze

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Ustawa nie wprowadza jednego ogólnopolskiego formularza przeznaczonego wyłącznie do tego zgłoszenia. Niektóre urzędy udostępniają własne wzory pomocnicze.

W zgłoszeniu warto podać co najmniej:

• imię, nazwisko, adres i identyfikator podatkowy właściciela,
• dane najemcy pozwalające go zidentyfikować,
• adres wynajmowanego lokalu,
• datę zawarcia umowy,
• datę rozpoczęcia najmu,
• okres obowiązywania umowy,
• jednoznaczne wskazanie, że zgłoszenie dotyczy umowy najmu okazjonalnego,
• prośbę o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Przepisy nie nakazują wprost dołączania do zgłoszenia całej umowy wraz ze wszystkimi załącznikami. Urząd może jednak potrzebować danych umożliwiających ustalenie, jakiej umowy dotyczy pismo. Właściciel powinien zachować umowę, akt notarialny najemcy, wskazanie lokalu zastępczego, zgodę osoby mającej tytuł do tego lokalu oraz dowód wysłania lub złożenia zgłoszenia.

Zgłoszenie można złożyć osobiście w urzędzie albo przesłać pocztą. Przy wysyłce elektronicznej należy skorzystać z usługi umożliwiającej wniesienie pisma do właściwego urzędu i zachować urzędowe potwierdzenie odbioru. Zwykła wiadomość e-mail może nie spełniać wymogów skutecznego pisma.

Wpłata ryczałtu w ciągu roku

Ryczałt za dany miesiąc wpłaca się zasadniczo do 20. dnia następnego miesiąca. Podatek za grudzień wpłaca się do 20 stycznia następnego roku.

Podatnik spełniający ustawowe warunki może rozliczać ryczałt kwartalnie. W takim przypadku wpłata za kwartał następuje do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału, a za ostatni kwartał do 20 stycznia następnego roku. Wybór kwartalnego sposobu wpłacania wykazuje się w zeznaniu PIT-28.

Podatek od najmu prywatnego wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Przy bieżącej wpłacie ryczałtu w pole symbol formularza wpisuje się PPE. Przy rozliczeniu wynikającym z zeznania rocznego stosuje się symbol PIT-28.

Zeznanie roczne PIT-28

Po zakończeniu roku podatkowego właściciel wykazuje przychody z najmu prywatnego w zeznaniu PIT-28. Zeznanie składa się od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku. Jeżeli 30 kwietnia przypada w dzień ustawowo wolny od pracy, termin może ulec przesunięciu zgodnie z zasadami prawa podatkowego.

W PIT-28 trzeba wykazać przede wszystkim wysokość przychodów opodatkowanych odpowiednimi stawkami, należny ryczałt oraz wpłaty dokonane w ciągu roku. Nie należy zakładać, że zeznanie przygotowane elektronicznie zawiera wszystkie dane bez konieczności ich sprawdzenia.

Przykład praktyczny

Właściciel podpisał 20 sierpnia umowę najmu okazjonalnego mieszkania. Najem rozpoczął się 1 września, a umowa przewiduje czynsz w wysokości 4 200 zł miesięcznie. Najemca osobno pokrywa opłaty administracyjne i media według rachunków.

Termin na zgłoszenie umowy liczy się od 1 września, a nie od 20 sierpnia. Przy standardowym liczeniu terminu w dniach właściciel powinien złożyć zgłoszenie najpóźniej 15 września. Dla bezpieczeństwa nie powinien czekać do ostatniego dnia.

Najemca wpłacił:

• 4 200 zł dnia 5 września,
• 4 200 zł dnia 5 października,
• 4 200 zł dnia 6 listopada,
• 8 400 zł dnia 28 grudnia tytułem czynszu za grudzień i styczeń.

We wrześniu, październiku i listopadzie przychód wyniósł po 4 200 zł. W grudniu właściciel otrzymał 8 400 zł, dlatego cała ta kwota jest co do zasady przychodem grudnia, mimo że połowa dotyczy czynszu za styczeń następnego roku.

Jeżeli właściciel nie przekroczył w roku progu 100 000 zł przychodu, ryczałt od grudniowej wpłaty wyniesie 714 zł, czyli 8 400 zł × 8,5%. Podatek ten powinien zostać wpłacony do 20 stycznia następnego roku.

Opłaty administracyjne i media nie zostały włączone do przychodu właściciela, ponieważ umowa jednoznacznie obciąża nimi najemcę, a właściciel jedynie przekazuje otrzymane kwoty zarządcy i dostawcom. Gdyby umowa określała jedną łączną kwotę bez rozdzielenia czynszu i opłat, ocena mogłaby być inna.

Najczęstsze błędy i kiedy złożyć korektę albo wyjaśnienia

Pomieszanie zgłoszenia umowy z rozliczeniem podatku

Zgłoszenie najmu okazjonalnego nie jest wyborem formy opodatkowania ani zeznaniem podatkowym. Nie powoduje również automatycznego pobierania podatku przez urząd. Właściciel musi sam ustalać przychód, obliczać ryczałt, dokonywać wpłat i złożyć PIT-28.

Złożenie zgłoszenia do niewłaściwego urzędu

Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według adresu wynajmowanego lokalu. Problem może pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy właściciel mieszka w innym mieście lub posiada kilka mieszkań położonych na obszarze różnych urzędów.

Liczenie terminu od podpisania umowy

Ustawa odwołuje się do rozpoczęcia najmu. Jeżeli podpisanie umowy i wydanie lokalu następują w różnych dniach, trzeba zwrócić uwagę na datę, od której najemca zgodnie z umową uzyskuje prawo korzystania z mieszkania.

Rozliczanie należnego zamiast otrzymanego czynszu

Przy najmie prywatnym podstawą rozliczenia są kwoty otrzymane lub postawione do dyspozycji. Błędem jest automatyczne wykazywanie przychodu wyłącznie według harmonogramu z umowy, mimo że najemca nie zapłacił.

Odliczanie kosztów od ryczałtu

Ryczałt jest podatkiem od przychodu. Wydatki na remont, wyposażenie, obsługę prawną, notariusza lub kredyt nie pomniejszają podstawy opodatkowania w taki sposób jak koszty uzyskania przychodu przy opodatkowaniu dochodu.

Nieterminowe zgłoszenie najmu okazjonalnego

Jeżeli właściciel nie zgłosi umowy w ciągu 14 dni, nie może bezpiecznie zakładać, że późniejsze pismo przywróci ze skutkiem wstecznym wszystkie szczególne uprawnienia. Brak terminowego zgłoszenia powoduje, że nie stosuje się części przepisów zapewniających uproszczony tryb dochodzenia opróżnienia lokalu. Potwierdzenie zgłoszenia jest także wymagane przy składaniu wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.

Po wykryciu uchybienia warto niezwłocznie złożyć zgłoszenie wraz z krótkim wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia i zachować dowód jego złożenia. Nie należy jednak obiecywać sobie, że urząd swoim potwierdzeniem usunie wszystkie skutki przekroczenia ustawowego terminu. Ocena sytuacji może wymagać sprawdzenia dat, treści umowy i dokumentów.

Brak albo zaniżenie wpłat ryczałtu

Jeżeli właściciel nie zapłacił podatku albo zapłacił go w zbyt małej wysokości, powinien ustalić kwoty otrzymanego przychodu, obliczyć zaległy ryczałt i odsetki, a następnie dokonać wpłaty. Jeżeli złożone zeznanie PIT-28 zawiera błąd, należy złożyć korektę.

W określonych sytuacjach można rozważyć złożenie czynnego żalu, zwłaszcza gdy nieprawidłowość może stanowić wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Czynny żal powinien zostać złożony zanim organ będzie miał udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpocznie czynności zmierzające do jego ujawnienia. Samo złożenie pisma nie gwarantuje jego skuteczności, jeżeli ustawowe warunki nie są spełnione.

Spóźnienie ze zgłoszeniem najmu okazjonalnego i zaległość podatkowa to dwa różne problemy. Możliwe jest prawidłowe płacenie ryczałtu przy jednoczesnym braku terminowego zgłoszenia umowy. Możliwa jest też sytuacja odwrotna: umowa została zgłoszona, ale właściciel nie rozliczał otrzymywanych wpłat.

FAQ

Czy każdą umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Nie. Zwykłej umowy najmu prywatnego co do zasady nie zgłasza się odrębnym pismem. Szczególny obowiązek zgłoszenia w ciągu 14 dni dotyczy najmu okazjonalnego. Niezależnie od tego trzeba rozliczać otrzymany przychód.

Od jakiej daty liczy się 14 dni?

Termin liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a niekoniecznie od dnia podpisania umowy. Dlatego w umowie należy jednoznacznie wskazać datę, od której najemca może korzystać z lokalu.

Czy istnieje urzędowy formularz zgłoszenia najmu okazjonalnego?

Nie ma jednego obowiązkowego ogólnopolskiego formularza. Można sporządzić własne pismo zawierające dane właściciela, najemcy, lokalu, umowy i daty rozpoczęcia najmu. Niektóre urzędy udostępniają pomocnicze wzory.

Czy trzeba dołączyć kopię całej umowy?

Ustawa nakazuje zgłoszenie zawarcia umowy, ale nie wprowadza ogólnego obowiązku dołączania wszystkich dokumentów. Warto jednak podać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować umowę i zachować komplet dokumentów na wypadek późniejszego postępowania.

Czy podatek trzeba zapłacić, gdy najemca nie uregulował czynszu?

Przy najmie prywatnym przychód powstaje co do zasady dopiero po otrzymaniu pieniędzy lub postawieniu ich do dyspozycji właściciela. Sam niezapłacony czynsz wynikający z umowy nie jest jeszcze otrzymanym przychodem.

Czy media płacone przez najemcę są opodatkowane?

Zależy to od umowy i sposobu rozliczeń. Jeżeli najemca jest jednoznacznie obciążony kosztami mediów, a właściciel tylko przekazuje pobrane kwoty dostawcom, opłaty mogą nie stanowić przychodu właściciela. Niejasne zapisy zwiększają ryzyko odmiennej oceny.

Czy można odliczyć remont mieszkania od czynszu?

Nie od podstawy ryczałtu. Najem prywatny jest opodatkowany od przychodu, a nie od dochodu. Typowe koszty remontu, wyposażenia, ubezpieczenia i finansowania nie pomniejszają otrzymanego czynszu przy obliczaniu ryczałtu.

Co się stanie, jeżeli umowa zostanie zgłoszona po terminie?

Właściciel może utracić możliwość korzystania z części szczególnych ułatwień przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Późniejsze zgłoszenie warto złożyć niezwłocznie, ale nie należy zakładać, że automatycznie usunie skutki przekroczenia terminu.

Do kiedy trzeba złożyć PIT-28?

Zeznanie składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku, w którym otrzymano przychód. W zeznaniu należy sprawdzić przychody, stawki, podatek należny i wpłaty dokonane w ciągu roku.

Podsumowanie

Przy najmie okazjonalnym właściciel powinien pilnować zarówno formalnego zgłoszenia umowy, jak i rozliczenia podatku. Zgłoszenie składa się w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania właściciela. Otrzymany czynsz rozlicza się ryczałtem według stawki 8,5%, a po przekroczeniu właściwego progu według stawki 12,5%.

Najbezpieczniej prowadzić własne zestawienie wpłat, oddzielić czynsz od mediów, zachować dowód zgłoszenia umowy oraz przed złożeniem PIT-28 porównać przychody z wyciągami bankowymi. W przypadku spóźnienia lub błędnego rozliczenia trzeba osobno ocenić skutki dotyczące najmu okazjonalnego i skutki podatkowe.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a–19e.
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w szczególności art. 6, art. 12, art. 15 i art. 21.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Serwis podatki.gov.pl – informacje o przychodach z najmu prywatnego, zeznaniu PIT-28 i mikrorachunku podatkowym.