Niezgłoszenie najmu do urzędu skarbowego – kara i czynny żal

Nie zgłosiłem najmu do urzędu skarbowego – od czego zacząć?

Przy najmie prywatnym problem najczęściej nie polega dziś na samym „zgłoszeniu umowy najmu” do urzędu skarbowego, lecz na braku rozliczenia przychodu z najmu i braku zapłaty podatku. Jeżeli właściciel mieszkania pobiera czynsz od najemcy, powinien ustalić przychód, obliczyć należny ryczałt, zapłacić go w terminie i wykazać w rocznym zeznaniu PIT-28.

Od 2023 r. osoby fizyczne osiągające przychody z najmu prywatnego nie wybierają już zasad ogólnych. Taki najem jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Ryczałt zasadniczo wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a zeznanie PIT-28 składa się do 30 kwietnia następnego roku podatkowego. Przychodem jest co do zasady czynsz należny wynajmującemu. Opłaty eksploatacyjne i media, które zgodnie z umową obciążają najemcę i są jedynie refakturowane lub przekazywane dalej, wymagają odrębnej analizy umowy.

Jeżeli najem trwał kilka lat bez rozliczeń, należy zebrać umowy, potwierdzenia przelewów, historię płatności gotówkowych, informacje o okresach pustostanu oraz dokumenty pokazujące, jakie kwoty faktycznie otrzymywał wynajmujący. Dopiero na tej podstawie można wyliczyć zaległy podatek i odsetki.

Za jaki okres urząd skarbowy może żądać zaległego podatku?

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy zaległym najmie trzeba więc badać osobno każdy rok podatkowy.

Przykładowo podatek za przychody z najmu uzyskane w 2020 r. był rozliczany w zeznaniu składanym w 2021 r., a podstawowy termin przedawnienia należy liczyć od końca 2021 r. Oznacza to, że co do zasady przedawnienie nastąpi z końcem 2026 r. Trzeba jednak pamiętać, że w konkretnych sprawach bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, np. w związku z określonymi czynnościami egzekucyjnymi, zabezpieczeniem, postępowaniem przed sądem administracyjnym lub wszczęciem postępowania karnego skarbowego w warunkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej.

Nie należy zatem mechanicznie przyjmować, że urząd może cofnąć się wyłącznie o pięć „pełnych” lat od dziś. Prawidłowe ustalenie okresu objętego ryzykiem wymaga sprawdzenia terminów płatności podatku i ewentualnych zdarzeń wpływających na przedawnienie.

Czynny żal przy niezgłoszonym najmie mieszkania

Jeżeli podatnik sam ujawni nieprawidłowość, złoży zaległe zeznania i zapłaci zaległy podatek z odsetkami, może rozważyć złożenie czynnego żalu. Podstawą jest art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z tym przepisem sprawca nie podlega karze za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe, jeżeli po popełnieniu czynu zawiadomi organ powołany do ścigania, ujawni istotne okoliczności czynu oraz uiści w całości wymagalną należność publicznoprawną uszczuploną czynem zabronionym.

Czynny żal powinien opisywać, na czym polegało naruszenie, jakich lat dotyczyło, jakie deklaracje lub zeznania zostaną złożone oraz że podatnik zapłacił albo zapłaci zaległość wraz z odsetkami. W praktyce warto złożyć go razem z korektami lub zaległymi zeznaniami i potwierdzeniem zapłaty, choć o skuteczności decydują konkretne okoliczności sprawy.

Istotne jest również to, że czynny żal nie działa w każdej sytuacji. Będzie bezskuteczny między innymi wtedy, gdy zostanie złożony w czasie, kiedy organ ścigania ma już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu, albo po rozpoczęciu czynności służbowej zmierzającej do ujawnienia czynu, np. kontroli lub czynności sprawdzających, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn.

Więcej o tym, jak działa mechanizm czynnego żalu, przeczytasz w osobnym opracowaniu.

Jakie kary grożą za nieujawnienie przychodów z najmu?

Brak rozliczenia najmu może zostać potraktowany jako uchylanie się od opodatkowania z art. 54 Kodeksu karnego skarbowego, jeżeli podatnik nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania albo nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie. W podstawowym typie czynu grozi grzywna do 720 stawek dziennych, kara pozbawienia wolności albo obie te kary łącznie.

O tym, czy sprawa jest wykroczeniem skarbowym czy przestępstwem skarbowym, decyduje przede wszystkim wysokość podatku narażonego na uszczuplenie. W 2026 r. ustawowy próg wynosi 24 030 zł, czyli pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w czasie czynu. Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza tego progu, sprawa może być kwalifikowana jako wykroczenie skarbowe.

Przy wykroczeniu skarbowym grzywna jest określana kwotowo. W 2026 r. sąd może ją wymierzyć co do zasady od 480,60 zł do 96 120 zł, a mandat karny nie może przekroczyć 24 030 zł. Przy przestępstwie skarbowym grzywna jest wymierzana w stawkach dziennych. W 2026 r. jedna stawka dzienna wynosi od 160,20 zł do 64 080 zł, a przy 720 stawkach dziennych maksymalna grzywna może wynieść 46 137 600 zł. W typowych sprawach najmu prywatnego realna sankcja zależy od skali zaległości, okresu naruszenia, zachowania podatnika po ujawnieniu błędu oraz jego sytuacji majątkowej.

Jeżeli urząd dowie się o najmie z informacji od osoby trzeciej, np. najemcy, sąsiada albo byłego partnera, sprawa może rozpocząć się od czynności sprawdzających. Taki scenariusz donosu o najmie wymaga szybkiej reakcji, bo po rozpoczęciu czynności przez organ złożenie czynnego żalu może być spóźnione.

Jak naprawić zaległości w podatku od najmu?

Najbezpieczniej zacząć od precyzyjnego wyliczenia przychodów za poszczególne lata. Następnie należy ustalić, które lata nie są przedawnione, obliczyć należny ryczałt według stawek obowiązujących dla danego roku, wyliczyć odsetki za zwłokę i przygotować zaległe zeznania PIT-28 lub korekty złożonych wcześniej zeznań.

Jeżeli podatnik nie składał PIT-28 za lata, w których uzyskiwał przychody z najmu, powinien złożyć zaległe zeznania. Jeżeli składał zeznania, ale nie wykazał w nich najmu, zasadniczo konieczna będzie korekta. Sama zapłata podatku bez prawidłowego zeznania może nie rozwiązać problemu, bo organ nadal nie będzie miał formalnie wykazanej podstawy opodatkowania.

Warto również sprawdzić, czy najem nie powinien być rozliczany w ramach działalności gospodarczej. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy wynajmowanych jest wiele lokali, najem ma zorganizowany i ciągły charakter, a właściciel prowadzi działania podobne do przedsiębiorcy. Klasyfikacja zależy od konkretnych okoliczności, dlatego nie należy automatycznie przyjmować, że każdy najem kilku mieszkań jest najmem prywatnym albo że zawsze wymaga działalności gospodarczej.

FAQ

Czy umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Przy zwykłym najmie prywatnym zasadnicze znaczenie ma rozliczanie przychodu i płacenie ryczałtu, a nie samo przekazanie kopii umowy do urzędu. Inaczej może być przy najmie okazjonalnym, gdzie zgłoszenie zawarcia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ustawowym terminie ma znaczenie dla korzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie. Czynny żal chroni tylko wtedy, gdy spełnia warunki z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Może być bezskuteczny, jeżeli urząd ma już udokumentowaną wiedzę o naruszeniu albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Czy urząd skarbowy może żądać podatku za cały okres siedmiu lat najmu?

Nie zawsze. Każdy rok trzeba oceniać osobno według zasad przedawnienia. Podstawowy termin wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, ale konkretne czynności organu mogą wpływać na bieg tego terminu.

Czy trzeba zapłacić podatek, jeżeli najemca płacił tylko gotówką?

Tak. Forma zapłaty nie przesądza o braku przychodu. Jeżeli właściciel faktycznie otrzymywał czynsz, powinien go rozliczyć, nawet gdy nie ma przelewów bankowych. Wtedy szczególnie ważne są umowa, pokwitowania, korespondencja i inne dowody potwierdzające wysokość czynszu.

Czy można odliczyć koszty remontu od ryczałtu za najem prywatny?

Nie w taki sposób jak przy rozliczeniu według skali podatkowej. Ryczałt płaci się od przychodu, a nie od dochodu, dlatego typowe koszty, takie jak remont, amortyzacja czy wyposażenie mieszkania, nie pomniejszają podstawy opodatkowania ryczałtem.

Podsumowanie

Niezgłoszony i nierozliczony najem mieszkania może skutkować obowiązkiem zapłaty zaległego ryczałtu, odsetek oraz odpowiedzialnością karnoskarbową. Najważniejsze jest szybkie ustalenie okresów nieprzedawnionych, prawidłowe wyliczenie przychodu i podatku, złożenie zaległych zeznań albo korekt oraz rozważenie czynnego żalu. Im wcześniej podatnik zareaguje, tym większa szansa na ograniczenie konsekwencji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 70 – Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926

2. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 16, art. 23, art. 48, art. 53 i art. 54 – Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930

3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930

4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. – Dz.U. 2025 poz. 1242