Wynajem mieszkania w Polsce przez osobę mieszkającą za granicą a podatek

Status rezydenta podatkowego przy mieszkaniu za granicą

Samo posiadanie polskiego obywatelstwa albo mieszkania w Polsce nie przesądza jeszcze, że podatnik ma w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy. Kluczowe są kryteria z art. 3 ustawy o PIT: miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, ośrodek interesów życiowych oraz pobyt w Polsce dłuższy niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeżeli dana osoba ma centrum interesów osobistych i gospodarczych za granicą oraz nie przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku, najczęściej będzie w Polsce podatnikiem o ograniczonym obowiązku podatkowym. Oznacza to, że w Polsce rozlicza tylko dochody albo przychody osiągane na terytorium Polski. Do takich przychodów należą między innymi przychody z nieruchomości położonej w Polsce.

Jeżeli jednak mimo pobytu za granicą podatnik nadal ma w Polsce ośrodek interesów życiowych, np. rodzinę, stałe miejsce zamieszkania, główne źródła majątku albo faktyczne centrum spraw gospodarczych, ustalenie rezydencji może wymagać dokładnej analizy. W takich sprawach znaczenie ma również właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Gdzie opodatkować najem mieszkania położonego w Polsce?

Przychód z najmu mieszkania położonego w Polsce zasadniczo podlega opodatkowaniu w Polsce. Dotyczy to także osoby, która jest rezydentem podatkowym innego państwa. W większości umów o unikaniu podwójnego opodatkowania dochody z majątku nieruchomego mogą być opodatkowane w państwie położenia nieruchomości.

Nie oznacza to automatycznie, że zagraniczne dochody z pracy, działalności lub emerytury trzeba doliczać do polskiego rozliczenia najmu. Jeżeli podatnik jest nierezydentem w Polsce, polskie rozliczenie obejmuje przychody osiągane w Polsce. Państwo rezydencji może jednak wymagać wykazania polskiego najmu w swoim rozliczeniu i zastosowania metody unikania podwójnego opodatkowania przewidzianej w danej umowie.

Najem prywatny od 2023 r. – ryczałt zamiast skali podatkowej

Aktualnie przychody z najmu prywatnego, czyli najmu poza działalnością gospodarczą, rozlicza się w PIT-28 ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma już wyboru między skalą podatkową a ryczałtem dla bieżącego najmu prywatnego.

Stawki ryczałtu wynoszą:

• 8,5% przychodu do kwoty 100 000 zł w roku podatkowym,
• 12,5% od nadwyżki przychodu ponad 100 000 zł.

W przypadku małżonków, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z najmu przez jednego z nich, wyższa stawka 12,5% ma zastosowanie dopiero od nadwyżki ponad 200 000 zł przychodu.

Ryczałt jest liczony od przychodu, a nie od dochodu. To ważna różnica: przy tej formie opodatkowania co do zasady nie pomniejsza się przychodu o koszty remontu, amortyzację, zakup wyposażenia, czynsz administracyjny ponoszony przez właściciela ani inne wydatki związane z utrzymaniem mieszkania.

Czynsz symboliczny, remonty i opłaty ponoszone przez najemcę

Przychodem z najmu jest co do zasady umówiony czynsz otrzymany przez wynajmującego albo postawiony mu do dyspozycji. Zapłata nie musi mieć formy gotówki. Jeżeli najemca zamiast przelewać 100 zł miesięcznie wykonuje na rzecz właściciela remonty albo ponosi nakłady, które zgodnie z ustaleniami zastępują czynsz, może powstać przychód w formie świadczenia niepieniężnego.

Inaczej należy ocenić opłaty eksploatacyjne, media, czynsz do wspólnoty albo spółdzielni. Jeżeli z umowy wynika, że najemca sam ma obowiązek ponosić te wydatki, a właściciel tylko technicznie pośredniczy w płatnościach albo najemca płaci je bezpośrednio, takie kwoty zasadniczo nie są przychodem właściciela z najmu. W praktyce warto więc jasno rozdzielić w umowie czynsz należny właścicielowi od opłat ponoszonych przez najemcę.

PESEL, NIP i mikrorachunek podatkowy

Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest podatnikiem VAT i nie pełni funkcji płatnika, zwykle posługuje się w rozliczeniach podatkowych numerem PESEL. Brak polskiego NIP-u nie blokuje więc rozliczenia najmu prywatnego, jeżeli podatnik ma PESEL.

Jeżeli podatnik nie ma numeru PESEL albo z innych przyczyn powinien posługiwać się NIP-em, konieczne może być uzyskanie NIP przez właściwe zgłoszenie identyfikacyjne. Podatek wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy wygenerowany dla właściwego identyfikatora podatkowego, czyli PESEL albo NIP.

Terminy wpłat ryczałtu i zeznanie PIT-28

Ryczałt od najmu wpłaca się w trakcie roku miesięcznie albo kwartalnie, jeżeli spełnione są warunki do rozliczeń kwartalnych. Przy wpłatach miesięcznych podatek za dany miesiąc należy zapłacić do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Przy wpłatach kwartalnych termin przypada do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, a za ostatni kwartał również do 20 stycznia następnego roku.

Po zakończeniu roku podatnik składa PIT-28 w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli z zeznania wynika dopłata, podatek wynikający z PIT-28 trzeba zapłacić do 30 kwietnia. Wpłaty w trakcie roku oznacza się symbolem PPE, a dopłatę wynikającą z zeznania rocznego symbolem PIT-28.

Co do zasady nie składa się osobnego zawiadomienia o wyborze ryczałtu dla najmu prywatnego, ponieważ ta forma jest obecnie podstawową formą opodatkowania najmu prywatnego. Inne obowiązki mogą jednak wynikać z przepisów cywilnych, np. przy najmie okazjonalnym, który wymaga zgłoszenia zawarcia umowy do urzędu skarbowego w ustawowym terminie.

Czy zagraniczne dochody wpływają na podatek od najmu w Polsce?

Przy aktualnym ryczałcie od najmu prywatnego zagraniczne dochody nie wpływają na polską stawkę podatku od najmu. Nie stosuje się tu kwoty wolnej od podatku ani progresji podatkowej właściwej dla skali podatkowej. Podatek od polskiego najmu zależy przede wszystkim od wysokości przychodu z najmu.

Inaczej mogło być przy historycznych rozliczeniach za lata, w których najem był rozliczany według skali podatkowej. Wtedy konieczne jest oddzielne ustalenie rezydencji podatkowej w danym roku, właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania oraz tego, czy podatnik miał w Polsce nieograniczony czy ograniczony obowiązek podatkowy. Nie należy automatycznie doliczać zagranicznych dochodów do polskiego rozliczenia, jeżeli podatnik był w Polsce nierezydentem.

Jak uporządkować zaległy podatek od najmu?

Jeżeli najem trwał przez kilka lat i nie był rozliczany w Polsce, należy ustalić osobno każdy rok podatkowy: formę opodatkowania właściwą dla danego roku, wysokość przychodu, zapłacone lub niezapłacone wpłaty, termin złożenia zeznania oraz ewentualne przedawnienie.

Aktualnie, przy zaległościach nieprzedawnionych, najczęściej trzeba złożyć brakujące zeznania albo korekty, zapłacić zaległy podatek z odsetkami za zwłokę i rozważyć złożenie czynnego żalu. Czynny żal może uchronić przed karą za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe, jeżeli zostanie złożony skutecznie, czyli zanim organ uzyska wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpocznie odpowiednie czynności służbowe.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że w 2026 r. co do zasady nieprzedawnione mogą być jeszcze zobowiązania za 2020 r. i lata późniejsze, chyba że bieg przedawnienia został zawieszony lub przerwany. Każdy starszy rok warto jednak sprawdzić indywidualnie.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument wydawany przez zagraniczną administrację podatkową, który potwierdza miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych w danym państwie. W rozliczeniu najmu w Polsce nie zawsze załącza się go automatycznie do PIT-28, ale warto go posiadać, gdy status rezydencji może mieć znaczenie dla oceny obowiązków podatkowych albo gdy urząd skarbowy poprosi o potwierdzenie rezydencji.

Certyfikat jest szczególnie istotny wtedy, gdy podatnik powołuje się na umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, wyjaśnia brak nieograniczonego obowiązku podatkowego w Polsce albo porządkuje zaległe rozliczenia obejmujące kilka państw.

FAQ

Czy mieszkając za granicą, muszę płacić w Polsce podatek od najmu mieszkania?

Tak, jeżeli wynajmowane mieszkanie jest położone w Polsce. Osoba mieszkająca za granicą ma w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy od przychodów osiąganych na terytorium Polski, a przychody z polskiej nieruchomości należą do tej kategorii.

Czy kwota wolna od podatku ma znaczenie przy najmie prywatnym?

Przy aktualnym ryczałcie od najmu prywatnego kwota wolna od podatku nie ma zastosowania. Podatek liczy się od przychodu według stawek 8,5% i 12,5%, z uwzględnieniem progu 100 000 zł albo 200 000 zł w szczególnej sytuacji małżonków.

Czy muszę doliczać zagraniczne dochody do polskiego PIT-28?

Nie, PIT-28 z tytułu najmu prywatnego w Polsce obejmuje przychód z tego najmu, a zagraniczne dochody nie wpływają na stawkę ryczałtu. Inaczej mogą wyglądać historyczne rozliczenia według skali podatkowej albo rozliczenie w państwie rezydencji, dlatego trzeba sprawdzić konkretny rok i właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy bez NIP-u można rozliczyć najem mieszkania?

Tak, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, nie jest podatnikiem VAT i ma numer PESEL. Wtedy PESEL jest zasadniczo właściwym identyfikatorem podatkowym. Jeżeli podatnik nie ma PESEL albo powinien posługiwać się NIP-em, należy wyjaśnić obowiązek identyfikacyjny przed złożeniem rozliczenia.

Czy remont wykonany przez najemcę zamiast czynszu jest przychodem?

Może nim być. Jeżeli remont lub nakłady są uzgodnioną zapłatą za korzystanie z mieszkania, należy rozważyć rozpoznanie przychodu w wartości tego świadczenia. Sam fakt, że właściciel nie dostał pieniędzy do ręki, nie przesądza o braku przychodu.

Ile lat wstecz trzeba rozliczyć zaległy najem?

Zasadniczo należy analizować lata nieprzedawnione. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W 2026 r. standardowo trzeba zweryfikować przede wszystkim 2020 r. i lata późniejsze, ale zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia może zmienić wynik.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie zawsze. Czynny żal jest skuteczny tylko wtedy, gdy spełnia warunki z Kodeksu karnego skarbowego. Trzeba ujawnić istotne okoliczności naruszenia i dopełnić zaległych obowiązków, w szczególności złożyć zeznanie albo korektę oraz zapłacić podatek z odsetkami. Czynny żal może być nieskuteczny, gdy urząd wcześniej uzyskał udokumentowaną wiadomość o naruszeniu albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Podsumowanie

Osoba mieszkająca za granicą, która wynajmuje mieszkanie w Polsce, powinna rozliczać polski najem w Polsce. Obecnie najważniejsze obowiązki to ustalenie przychodu z najmu, wpłacanie ryczałtu w ustawowych terminach, korzystanie z właściwego identyfikatora podatkowego i mikrorachunku oraz złożenie PIT-28 po zakończeniu roku.

Najwięcej wątpliwości pojawia się przy symbolicznych czynszach, rozliczeniach remontami, zaległościach za lata poprzednie oraz ustalaniu rezydencji podatkowej. W takich przypadkach nie warto opierać się wyłącznie na ogólnej zasadzie, że podatnik mieszka za granicą. Trzeba przeanalizować umowę, faktyczne przepływy, państwo rezydencji i lata, których dotyczy zaległość.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
4. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
5. Ministerstwo Finansów, informacje o rozliczeniu przychodów z najmu - podatki.gov.pl
6. Generator mikrorachunku podatkowego - podatki.gov.pl