Ryczałt programisty i UX/UI designera przy etacie

Ryczałt przy umowie o pracę i działalności gospodarczej

Przepisy pozwalają na sytuację, w której podatnik pracuje na podstawie umowy o pracę, a jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przychody z etatu są wtedy rozliczane według skali podatkowej, a przychody z działalności według zasad ryczałtu. Zgodnie z art. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym przychodów opodatkowanych w formach zryczałtowanych nie łączy się z przychodami z innych źródeł opodatkowanymi na podstawie ustawy o PIT.

Przy podobnych obowiązkach podatkowych warto porównać także temat: PIT 28 spóźnione wpłaty ryczałtu.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Trzeba sprawdzić przede wszystkim limit przychodów uprawniający do ryczałtu, rodzaj wykonywanych usług oraz wyłączenia wskazane w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Istotne jest także prawidłowe złożenie oświadczenia o wyborze ryczałtu, zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu z działalności w danym roku, a gdy pierwszy przychód uzyskano w grudniu, do końca roku podatkowego.

Jeżeli później okaże się, że zastosowano niewłaściwą stawkę, trzeba poprawić rozliczenia ryczałtu i zapłacić odsetki.

Samo przebywanie na urlopie wychowawczym nie wyklucza wyboru ryczałtu. Może jednak mieć znaczenie dla ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, dlatego równolegle warto zweryfikować obowiązki wobec ZUS. Podatkowo kluczowe jest to, czy działalność rzeczywiście spełnia warunki dla ryczałtu. Jeżeli działalność zostanie później zakończona, trzeba osobno rozliczyć remanent, środki trwałe i PIT przy likwidacji działalności.

Usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy

Przy etacie i działalności na ryczałcie trzeba osobno sprawdzić, czy nowa firma będzie świadczyć usługi dla obecnego albo byłego pracodawcy. Sam etat nie wyklucza ryczałtu, ale problem pojawia się wtedy, gdy faktury obejmują czynności odpowiadające pracy wykonywanej na etacie.

W praktyce warto odrębnie sprawdzić, kiedy usługi dla byłego pracodawcy powodują utratę podatku liniowego albo ryczałtu.

W tej sprawie wskazano, że usługi nie są wykonywane dla obecnego pracodawcy, więc kluczowe pozostają stawka ryczałtu, PKWiU i realny zakres usług programistycznych lub UX/UI. Szczegółowe porównanie etatu z kontraktem B2B opisujemy osobno w artykule o zakresie obowiązków z etatu.

Programista na ryczałcie - kiedy stawka 12%?

W przypadku programisty zasadą jest szczegółowa analiza usług. Jeżeli działalność obejmuje usługi związane z oprogramowaniem, w tym tworzenie, rozwój, modyfikację albo inne prace dotyczące oprogramowania, właściwa jest co do zasady stawka ryczałtu 12% przewidziana w art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym dla określonych usług informatycznych.

Nie każda usługa wykonywana przez osobę z branży IT automatycznie podlega tej samej stawce. Znaczenie ma klasyfikacja PKWiU oraz rzeczywisty opis czynności na fakturach, w umowie i w praktyce. Jeżeli zakres działalności jest typowo programistyczny, wskazana przez Pana stawka 12% jest co do zasady prawidłowym kierunkiem. Jeżeli natomiast część usług ma inny charakter, np. szkoleniowy, analityczny, doradczy albo zarządczy, może wymagać odrębnej kwalifikacji.

Jeżeli w trakcie roku zmienia się profil usług lub opłacalność rozliczeń, trzeba osobno ustalić, kiedy zmiana formy opodatkowania w trakcie roku jest możliwa.

UX/UI designer - 8,5% czy 12%?

Przy UX/UI designerze nie można bezpiecznie ustalić stawki wyłącznie na podstawie nazwy zawodu. Jeżeli usługi polegają na projektowaniu makiet, architektury informacji, ścieżek użytkownika, badań użyteczności, prototypów lub warstwy graficznej, a nie są usługami związanymi z oprogramowaniem, możliwa może być stawka 8,5% jako stawka właściwa dla działalności usługowej nieobjętej inną stawką.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy prace UX/UI są funkcjonalnie związane z tworzeniem lub rozwijaniem aplikacji, systemu albo innego oprogramowania, zwłaszcza gdy obejmują specyfikację funkcjonalną, projektowanie działania produktu cyfrowego, współtworzenie rozwiązań wdrażanych przez programistów lub elementy wpływające bezpośrednio na oprogramowanie. W takim przypadku organ podatkowy może uznać, że usługi są związane z oprogramowaniem i powinny być opodatkowane stawką 12%.

Dlatego przy UX/UI szczególnie ważne są: opis usług w umowie, zakres odpowiedzialności, dokumentacja projektowa, sposób fakturowania oraz klasyfikacja PKWiU. Jeżeli działalność obejmuje różne rodzaje usług, może być konieczne stosowanie różnych stawek do różnych przychodów, pod warunkiem prawidłowego ich wyodrębnienia w ewidencji.

Interpretacja indywidualna - kiedy warto ją uzyskać?

W branży IT interpretacja indywidualna często jest najbezpieczniejszym narzędziem potwierdzającym stawkę ryczałtu. Organ podatkowy nie klasyfikuje usług za podatnika w sensie technicznym, dlatego wniosek powinien zawierać precyzyjny opis czynności, wskazanie klasyfikacji PKWiU oraz wyjaśnienie, dlaczego dana stawka ma zastosowanie.

Opłata od wniosku o interpretację wynosi co do zasady 40 zł za jeden stan faktyczny albo zdarzenie przyszłe. Interpretacja chroni podatnika tylko w granicach opisanego stanu faktycznego. Jeżeli w praktyce zakres usług będzie inny niż opisany we wniosku, ochrona może nie zadziałać.

Ryczałt, podatek liniowy czy skala podatkowa?

Ryczałt jest korzystny najczęściej wtedy, gdy działalność generuje relatywnie niskie koszty. Podatek liczy się od przychodu, a nie od dochodu, więc nie można pomniejszyć podstawy opodatkowania o typowe koszty firmowe, takie jak sprzęt, oprogramowanie, usługi podwykonawców, leasing czy wynajem biura. Przy wysokich kosztach ryczałt może okazać się mniej korzystny niż wynikałoby z samej stawki podatku.

Podatek liniowy 19% pozwala rozliczać koszty uzyskania przychodów, ale nie daje prawa do wspólnego rozliczenia z małżonkiem ani do wielu preferencji dostępnych przy skali. Skala podatkowa również pozwala rozliczać koszty, a jednocześnie daje dostęp do kwoty wolnej, progresji podatkowej i niektórych ulg. Jej opłacalność zależy jednak od poziomu dochodu, innych przychodów oraz sytuacji rodzinnej.

Przy podobnych obowiązkach podatkowych warto porównać także temat: kontrakt menedżerski.

Przy wyborze formy opodatkowania trzeba porównać nie tylko sam PIT, ale także składkę zdrowotną, możliwość rozliczenia kosztów, prawo do ulg, wspólne rozliczenie małżonków i przewidywany poziom przychodów. Dla małżeństwa z dziećmi różnica między formami opodatkowania może być istotna.

Przy kalkulacji warto zestawić wszystkie trzy warianty na prognozowanych przychodach i kosztach. Szerzej omawiamy, kiedy korzystniejszy jest ryczałt, podatek liniowy czy skala i jak wybrać formę opodatkowania JDG.

Wspólne rozliczenie małżonków i ulga na dzieci

Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla działalności gospodarczej co do zasady wyłącza wspólne rozliczenie małżonków za dany rok podatkowy. Wyjątki dotyczą innych szczególnych sytuacji, np. ryczałtu od najmu prywatnego, ale nie typowej działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem. Nie jest więc prawidłowe uproszczenie, że wspólne rozliczenie zależy wyłącznie od tego, czy małżonkowie wybrali tę samą formę opodatkowania.

Inaczej wygląda ulga na dzieci. Ryczałt i podatek liniowy nie pozwalają odliczyć ulgi prorodzinnej od podatku z tych form opodatkowania. Jeżeli jednak podatnik lub małżonek ma również dochody opodatkowane według skali, np. z umowy o pracę, ulga może być rozliczana w zeznaniu dotyczącym tych dochodów. Przy trojgu dzieci zasadniczo nie stosuje się limitu dochodów, który ma znaczenie przy jednym dziecku.

W opisanej rodzinie warto więc sprawdzić, ile podatku według skali pozostanie do wykorzystania z etatu i czy wystarczy do pełnego zastosowania ulgi prorodzinnej. Jeżeli część ulgi nie znajduje pokrycia w podatku, znaczenie mogą mieć także zapłacone składki w granicach przewidzianych przepisami.

Jak praktycznie podjąć decyzję?

Najbezpieczniej przygotować proste porównanie wariantów: ryczałt 12% dla programisty, potencjalnie 8,5% lub 12% dla UX/UI, podatek liniowy oraz skala podatkowa. W zestawieniu należy uwzględnić przewidywane przychody, koszty, składkę zdrowotną, możliwe ulgi, brak albo możliwość wspólnego rozliczenia oraz ryzyko zakwestionowania stawki.

Jeżeli usługi są jednorodne i typowo programistyczne, wybór 12% może być stosunkowo prosty. Jeżeli zakres usług UX/UI jest mieszany albo zahacza o projektowanie funkcjonalności oprogramowania, sama stawka 8,5% może być ryzykowna bez interpretacji albo bardzo dobrze przygotowanej dokumentacji zakresu usług.

FAQ

Czy można mieć etat i działalność na ryczałcie?

Tak. Praca na etacie i działalność gospodarcza mogą być łączone, a umowa o pracę nie wyklucza ryczałtu z działalności gospodarczej. Trzeba jednak spełnić warunki ustawowe, w tym nie wykonywać dla obecnego lub byłego pracodawcy takich samych czynności jak na etacie, jeżeli powodowałoby to utratę prawa do ryczałtu. Jeżeli działalność zostanie zawieszona, nadal trzeba sprawdzić zasady rozliczenia zawieszonej działalności gospodarczej w PIT rocznym.

Czy programista zawsze płaci 12% ryczałtu?

Nie zawsze, ale przy usługach związanych z oprogramowaniem stawka 12% jest zasadą. O stawce decyduje realny zakres usług i klasyfikacja PKWiU, a nie sama nazwa zawodu lub zapis na fakturze.

Czy UX/UI designer może stosować 8,5% ryczałtu?

Może, jeżeli świadczy usługi nieobjęte wyższą stawką, w szczególności niezwiązane z oprogramowaniem. Przy projektowaniu produktów cyfrowych granica bywa nieostra, dlatego w razie wątpliwości warto rozważyć interpretację indywidualną.

Czy ryczałt pozwala rozliczyć koszty działalności?

Nie. Ryczałt liczy się od przychodu, więc koszty firmowe nie obniżają podstawy opodatkowania. Przy porównaniu z innymi formami warto natomiast sprawdzić, jakie koszty uzyskania przychodu w JDG można rozliczać i jakie wydatki są z kosztów wyłączone. To dlatego ryczałt jest zwykle korzystniejszy przy niskich kosztach, a mniej atrakcyjny przy wysokich wydatkach. Przy opodatkowaniu dochodu znaczenie mogą mieć np. koszty podatkowe samochodu prywatnego w działalności oraz dojazdy do klienta jako koszty uzyskania przychodu.

Czy przy działalności na ryczałcie można rozliczyć ulgę na dzieci?

Ulgi na dzieci nie odlicza się od samego ryczałtu. Jeżeli jednak podatnik lub małżonek uzyskuje dochody opodatkowane według skali, np. z etatu, ulga może być rozliczona w zeznaniu dotyczącym tych dochodów.

Czy ryczałt wyklucza wspólne rozliczenie z małżonkiem?

Ryczałt z działalności gospodarczej co do zasady wyłącza wspólne rozliczenie małżonków za dany rok. Warto odróżnić to od ryczałtu od najmu prywatnego, który podlega odrębnym zasadom.

Przy wyborze ryczałtu trzeba też brać pod uwagę równoległe zatrudnienie i preferencje podatkowe, co dobrze pokazuje zagadnienie ryczałt a praca na etacie.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji ryczałt może być dopuszczalny, jeżeli działalność nie jest wykonywana dla obecnego lub byłego pracodawcy w zakresie odpowiadającym pracy etatowej i spełnione są pozostałe warunki ustawowe. Dla programisty wykonującego usługi związane z oprogramowaniem właściwa będzie zwykle stawka 12%.

Przy UX/UI designerze możliwa stawka 8,5% wymaga ostrożności, bo usługi projektowania produktów cyfrowych mogą zostać uznane za związane z oprogramowaniem. Ostateczny wybór formy opodatkowania powinien uwzględniać koszty, składkę zdrowotną, ulgę na dzieci, utratę wspólnego rozliczenia oraz ewentualną potrzebę interpretacji indywidualnej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930