Najem mieszkań: VAT, gotówka, faktury i zgłoszenie

Zwolnienie z VAT przy najmie mieszkań

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwolnione od podatku są usługi wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym albo części takiej nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.

Oznacza to, że długoterminowy najem mieszkań osobom, które faktycznie mają w nich mieszkać, co do zasady korzysta ze zwolnienia z VAT. Nie ma tu decydującego znaczenia sam fakt, że właściciel jest czynnym podatnikiem VAT z innego tytułu, na przykład z tytułu wynajmu pokoju w condohotelu operatorowi hotelowemu.

Kluczowy jest cel najmu. Jeżeli lokal mieszkalny jest wynajmowany na biuro, działalność usługową, krótkotrwałe zakwaterowanie albo inny cel niemieszkalny, zwolnienie może nie mieć zastosowania. W umowie warto więc jednoznacznie wskazać, że lokal jest oddawany do używania wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Czy czynny podatnik VAT może stosować zwolnienie dla najmu prywatnego?

Tak, samo posiadanie statusu czynnego podatnika VAT nie wyklucza zwolnienia dla najmu mieszkań na cele mieszkaniowe. W VAT znaczenie ma charakter konkretnej usługi, a nie tylko to, czy właściciel jest zarejestrowany jako podatnik VAT.

W praktyce jedna osoba może wykonywać różne czynności opodatkowane odmiennie. Przykładowo wynajem pokoju w condohotelu operatorowi hotelowemu może być rozliczany z VAT według zasad właściwych dla tej usługi, a równocześnie najem mieszkań na cele mieszkaniowe może być zwolniony z VAT, jeżeli spełnia warunki z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Trzeba jednak zachować spójność dokumentów. Umowa, sposób korzystania z lokalu, ewentualna korespondencja z najemcą i faktury powinny potwierdzać mieszkaniowy charakter najmu.

Płatność gotówką za najem mieszkania

Limit płatności bezgotówkowych z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dotyczy płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

W najmie prywatnym, gdy właściciel nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali, a najemcą jest osoba fizyczna wynajmująca mieszkanie na własne potrzeby mieszkaniowe, czynsz może być pobierany gotówką. Nie ma też ogólnego obowiązku, aby taka płatność trafiała na rachunek bankowy zgłoszony w urzędzie skarbowym.

Podobne stanowisko wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30.10.2020 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.246.2020.1.JG, w której wskazano, że osoba fizyczna prywatnie wynajmująca nieruchomość nie jest w tym zakresie przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, a najem prywatny nie podlega zgłoszeniu do CEIDG.

Inaczej należy oceniać sytuacje, w których najem jest związany z działalnością gospodarczą stron, lokal jest wynajmowany firmie albo płatność ma być kosztem podatkowym po stronie przedsiębiorcy. Wtedy przelew bywa rozwiązaniem bezpieczniejszym dowodowo i podatkowo.

Faktura za najem zwolniony z VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Dotyczy to także najmu mieszkań zwolnionego z VAT.

Na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT fakturę trzeba jednak wystawić, jeżeli najemca zgłosi żądanie jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktura dokumentująca najem zwolniony z VAT nie wykazuje kwoty podatku. W praktyce stosuje się oznaczenie zwolnienia, na przykład stawkę ZW, oraz wskazuje podstawę zwolnienia, czyli art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Jeżeli najemca nie żąda faktury, zwykła umowa najmu i potwierdzenia zapłaty mogą wystarczyć do celów cywilnoprawnych i podatkowych. Przy płatności gotówką warto wystawiać pokwitowania, aby nie było sporu, za jaki okres i w jakiej wysokości czynsz został zapłacony.

Czy umowę najmu trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Zwykłej umowy najmu mieszkania nie zgłasza się do urzędu skarbowego wyłącznie dlatego, że została zawarta. Nie oznacza to jednak braku obowiązków podatkowych. Przychody z najmu prywatnego trzeba rozliczać w podatku dochodowym, zasadniczo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, według stawek przewidzianych dla najmu prywatnego.

Obowiązek zgłoszenia dotyczy natomiast najmu okazjonalnego. Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Brak zgłoszenia najmu okazjonalnego może pozbawić właściciela szczególnych ułatwień przewidzianych dla tego rodzaju umowy, w tym uproszczonej ścieżki dochodzenia opróżnienia lokalu. Dlatego przy najmie okazjonalnym termin 14 dni należy traktować jako istotny element zabezpieczenia właściciela.

Najem okazjonalny: dokumenty i forma

Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego może zostać zawarta przez właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jest zawierana na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Do umowy najmu okazjonalnego dołącza się w szczególności:

1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
2. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
3. oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego oświadczenie to powinno mieć podpis notarialnie poświadczony.

Umowa najmu okazjonalnego i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Samo oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji musi być sporządzone u notariusza.

Podatek dochodowy od najmu prywatnego

Poza VAT należy pamiętać o podatku dochodowym. W przypadku najmu prywatnego przychody są co do zasady rozliczane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodów do ustawowego limitu oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit.

Nie trzeba składać odrębnego zgłoszenia samego rozpoczęcia zwykłego najmu, ale należy prawidłowo wpłacać ryczałt i wykazać przychody w zeznaniu rocznym PIT-28. Jeżeli lokal stanowi współwłasność małżonków albo najem ma nietypową konstrukcję, sposób rozliczenia warto ustalić przed pierwszą płatnością.

Podsumowanie

Długoterminowy najem mieszkań na cele mieszkaniowe jest zasadniczo zwolniony z VAT. Właściciel będący czynnym podatnikiem VAT może korzystać z tego zwolnienia, jeżeli spełnione są warunki ustawowe i lokal nie jest oddawany na cele inne niż mieszkaniowe.

Czynsz z najmu prywatnego może być pobierany gotówką, ale trzeba zadbać o dowody zapłaty oraz osobno ocenić obowiązki dotyczące kasy rejestrującej. Fakturę za najem zwolniony z VAT wystawia się na żądanie najemcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy. Zwykłej umowy najmu nie zgłasza się do urzędu skarbowego, natomiast najem okazjonalny wymaga zgłoszenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.

FAQ

Czy muszę doliczać 23% VAT do najmu mieszkania?

Nie, jeżeli wynajmujesz lokal mieszkalny na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe. Wtedy zastosowanie ma zwolnienie z VAT z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Stawka 23% może być właściwa w innych sytuacjach, na przykład przy usługach o charakterze niemieszkalnym lub zakwaterowaniu.

Czy najemca może płacić czynsz gotówką?

Tak, przy typowym najmie prywatnym czynsz może być pobierany gotówką. Dla bezpieczeństwa należy dokumentować zapłatę pokwitowaniem. Osobno trzeba ocenić obowiązki związane z kasą rejestrującą, bo zależą one od sposobu przyjmowania płatności i spełnienia warunków zwolnień.

Czy czynsz musi wpływać na rachunek zgłoszony w urzędzie skarbowym?

Przy zwykłym najmie prywatnym lokalu mieszkalnego osobie fizycznej nie ma ogólnego obowiązku przyjmowania czynszu wyłącznie na rachunek zgłoszony w urzędzie skarbowym. Przelew może jednak ułatwiać udowodnienie zapłaty i rozliczeń podatkowych.

Czy trzeba wystawiać fakturę za każdy miesiąc najmu?

Nie zawsze. Przy najmie zwolnionym z VAT faktury nie wystawia się obowiązkowo, chyba że najemca zażąda jej w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca wykonania usługi lub otrzymania zapłaty.

Czy zwykłą umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Nie, zwykłej umowy najmu nie zgłasza się wyłącznie z powodu jej zawarcia. Trzeba natomiast rozliczać przychody z najmu. Zgłoszenia wymaga najem okazjonalny, który należy zgłosić w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
3. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
4. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30.10.2020 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.246.2020.1.JG