Czy umowę najmu lokalu trzeba zgłosić do US?

Czy najem lokalu należy zgłosić do urzędu skarbowego?

Nie. Samo podpisanie umowy najmu lokalu użytkowego przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie wymaga zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Nie ma znaczenia, że najemcami są przedsiębiorcy ani że umowy zawarto na cały rok.

Ustawa o opłacie skarbowej dotyczy przede wszystkim czynności urzędowych, wydawania zaświadczeń, zezwoleń oraz składania dokumentów pełnomocnictwa w sprawach administracyjnych lub sądowych. Zwykła umowa najmu między wynajmującym a najemcą nie jest czynnością urzędową i nie podlega opłacie skarbowej.

Opłata skarbowa może pojawić się przy okazji innej czynności, np. gdy w sprawie administracyjnej zostanie złożony dokument pełnomocnictwa, ale nie z powodu samego zawarcia umowy najmu.

Umowa najmu lokalu a podatek od czynności cywilnoprawnych

Od umowy najmu nie płaci się również podatku od czynności cywilnoprawnych. Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych zawiera zamknięty katalog czynności opodatkowanych PCC. Obejmuje on m.in. sprzedaż, pożyczkę, darowiznę w części dotyczącej przejęcia długów i niektóre umowy spółki, ale nie obejmuje umowy najmu.

Skoro najem nie został wymieniony w katalogu czynności podlegających PCC, nie można rozszerzać opodatkowania na taką umowę przez analogię. W praktyce oznacza to, że nie składa się deklaracji PCC i nie płaci podatku PCC od samego podpisania umowy najmu lokalu.

Porównanie do sprzedaży samochodu bywa mylące. Przy sprzedaży rzeczy, w tym samochodu, może powstać obowiązek zapłaty PCC. Przy najmie lokalu taki obowiązek nie powstaje.

Rozliczenie przychodu z najmu

Brak obowiązku zgłoszenia umowy i brak PCC nie oznaczają, że najem jest podatkowo obojętny. Wynajmujący uzyskuje przychód, który trzeba rozliczyć w podatku dochodowym.

Przychody z najmu prywatnego są co do zasady rozliczane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do ustawowego limitu oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Jeżeli lokal jest współwłasnością małżonków, sposób rozliczania limitu i przypisania przychodu może wymagać dodatkowego sprawdzenia.

Ryczałt płaci się od przychodu, a nie od dochodu, więc nie pomniejsza się podstawy opodatkowania o koszty takie jak remont, amortyzacja, odsetki od kredytu czy opłaty administracyjne, chyba że przepisy dotyczące konkretnego rozliczenia przewidują odrębne zasady. Roczne rozliczenie najmu prywatnego następuje w zeznaniu PIT-28.

Najem lokalu użytkowego a VAT

Przy lokalach użytkowych trzeba osobno ocenić VAT. Osoba fizyczna, która nie ma działalności wpisanej do CEIDG, może być podatnikiem VAT w zakresie najmu, ponieważ VAT nie zawsze zależy od formalnej rejestracji działalności gospodarczej.

Najem lokali użytkowych jest co do zasady usługą odpłatną. Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT i nie przekracza ustawowego limitu sprzedaży, może nie naliczać VAT. Jeżeli limit zostanie przekroczony albo wynajmujący zrezygnuje ze zwolnienia, może powstać obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny, wystawiania faktur i rozliczania podatku.

Wynajem lokalu użytkowego przedsiębiorcy nie jest tym samym co wynajem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe. Zwolnienia właściwe dla najmu mieszkaniowego nie działają automatycznie przy najmie komercyjnym.

Czy liczba lokali ma znaczenie?

Wynajmowanie trzech lokali nie powoduje samo przez się obowiązku zgłoszenia umów do urzędu skarbowego ani zapłaty PCC. Liczba lokali może jednak mieć znaczenie przy ocenie skali najmu, wysokości przychodów, limitów podatkowych oraz obowiązków ewidencyjnych.

Jeżeli najem jest zorganizowany, ciągły i prowadzony w sposób zbliżony do działalności gospodarczej, warto sprawdzić, czy nie powstają dodatkowe obowiązki formalne. Sama okoliczność, że najemcami są firmy, nie przesądza jeszcze o takim zakwalifikowaniu.

Co warto zrobić po podpisaniu umów?

• zachować podpisane umowy i aneksy,
• ustalić, kto ponosi opłaty eksploatacyjne i jak są dokumentowane,
• regularnie ewidencjonować przychody z czynszu,
• płacić ryczałt w terminach wynikających z przepisów,
• sprawdzić, czy przy najmie lokali użytkowych nie powstają obowiązki w VAT,
• rozliczyć roczny przychód w PIT-28.

Najważniejsze jest więc nie zgłoszenie samej umowy, lecz prawidłowe rozliczanie przychodu i ustalenie, czy najem lokali użytkowych mieści się w zwolnieniu z VAT.

FAQ

Czy umowę najmu lokalu użytkowego trzeba zanieść do urzędu skarbowego?

Nie. Sama umowa najmu lokalu użytkowego nie podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Urząd może natomiast weryfikować rozliczenie przychodów z najmu.

Czy od umowy najmu płaci się PCC?

Nie. Najem nie został wymieniony w zamkniętym katalogu czynności opodatkowanych PCC, dlatego nie składa się deklaracji PCC z powodu zawarcia takiej umowy.

Czy opłata skarbowa działa tak jak przy sprzedaży samochodu?

Nie. Przy sprzedaży samochodu może wystąpić PCC, a nie opłata skarbowa. Przy umowie najmu lokalu użytkowego nie występuje ani PCC od zawarcia umowy, ani opłata skarbowa od samego podpisania umowy.

Czy wynajem lokalu firmie oznacza działalność gospodarczą?

Nie zawsze. Sam fakt, że najemcą jest przedsiębiorca, nie przesądza o działalności gospodarczej. Znaczenie mogą mieć skala, powtarzalność, zorganizowanie najmu oraz sposób jego prowadzenia.

Czy przy najmie lokalu użytkowego trzeba rozliczać VAT?

To zależy od sytuacji. Najem lokalu użytkowego jest usługą, która może podlegać VAT. Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego i nie przekracza ustawowego limitu, może nie naliczać VAT, ale przy większych przychodach należy to zweryfikować.

Podsumowanie

Zawarcie umowy najmu lokalu użytkowego przez osobę fizyczną nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego i nie powoduje obowiązku zapłaty opłaty skarbowej ani PCC. Obowiązki podatkowe dotyczą przede wszystkim przychodów z czynszu, które trzeba rozliczać w podatku dochodowym. Przy najmie lokali użytkowych przedsiębiorcom szczególnie istotne jest także sprawdzenie skutków w VAT.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - Dz.U. 2000 nr 86 poz. 959

2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne

4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług