Zaległy PIT-36L przy zawieszonej działalności

Zawieszenie działalności a obowiązek złożenia PIT

PIT-37 służy przede wszystkim do rozliczenia dochodów, które podatnik uzyskał za pośrednictwem płatnika, np. z umowy o pracę, zlecenia, emerytury lub renty. Nie rozlicza się w nim przychodów ani strat z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jeżeli działalność była opodatkowana podatkiem liniowym 19%, właściwym zeznaniem rocznym jest PIT-36L. To zeznanie składa się odrębnie od PIT-37. Brak przychodów z zawieszonej działalności nie oznacza, że dochody z tej działalności zostały automatycznie wykazane w rozliczeniu etatowym.

W praktyce przedsiębiorca, który formalnie nie wykreślił działalności i pozostaje przy wybranej formie opodatkowania, powinien zweryfikować, czy za każdy rok podatkowy złożył właściwe zeznanie. Przy podatku liniowym oznacza to zwykle konieczność złożenia PIT-36L także wtedy, gdy zeznanie będzie zerowe.

Co zrobić z zaległymi zeznaniami za lata zawieszenia?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to nie czekać na kontakt z urzędu skarbowego, lecz samodzielnie uporządkować rozliczenia. Należy ustalić, za które lata nie złożono PIT-36L, przygotować zaległe zeznania i złożyć je do właściwego urzędu skarbowego.

Jeżeli w latach zawieszenia nie było przychodów, kosztów ani innych zdarzeń podatkowych związanych z działalnością, zeznanie może wykazywać wartości zerowe. Jeżeli jednak w okresie zawieszenia pojawiły się np. odsetki, sprzedaż składnika majątku, korekty kosztów, opłaty, koszty stałe albo inne zdarzenia związane z firmą, trzeba je ocenić indywidualnie i prawidłowo ująć w rozliczeniu.

W czasie zawieszenia działalności nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, które nie są używane z powodu zawieszenia. Co do zasady amortyzacja takich składników nie jest prowadzona od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia do końca miesiąca, w którym działalność zostanie wznowiona.

Czynny żal przy niezłożonych PIT-36L

Jeżeli zeznania nie zostały złożone w terminie, warto rozważyć złożenie czynnego żalu. Czynny żal polega na dobrowolnym zawiadomieniu organu o popełnieniu czynu zabronionego oraz ujawnieniu istotnych okoliczności sprawy. Podstawową regulacją jest art. 16 K.k.s.

Czynny żal powinien zostać złożony zanim organ podatkowy będzie miał wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo zanim rozpocznie czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia. Jeżeli urząd wcześniej wezwie podatnika w związku z konkretnym brakiem, skuteczność czynnego żalu może być sporna albo wyłączona.

W piśmie warto wskazać: dane podatnika, właściwy urząd skarbowy, opis zaniechania, lata, których dotyczy problem, przyczynę błędu oraz informację, że zaległe zeznania zostały złożone albo zostaną złożone równocześnie. Jeżeli z zeznań wynika podatek do zapłaty, należy go zapłacić wraz z należnymi odsetkami.

Czy najpierw złożyć zaległe PIT, czy wykreślić działalność z CEIDG?

Wykreślenie działalności z CEIDG nie powoduje umorzenia zaległych obowiązków podatkowych. Urząd skarbowy może weryfikować rozliczenia także po zamknięciu firmy. Z praktycznego punktu widzenia lepiej złożyć zaległe zeznania i czynny żal przed wykreśleniem działalności albo najpóźniej równolegle z porządkowaniem likwidacji.

Samo wykreślenie działalności z CEIDG nie musi automatycznie oznaczać kontroli, ale informacja o zakończeniu działalności trafia do rejestrów i może zostać wykorzystana przy weryfikacji rozliczeń. Nie warto więc zakładać, że brak dotychczasowego pisma z urzędu oznacza brak ryzyka.

Likwidacja działalności opodatkowanej podatkiem liniowym

Przy definitywnym zakończeniu działalności trzeba rozliczyć nie tylko zaległe lata, ale również sam moment likwidacji. Zakres obowiązków zależy od tego, czy przedsiębiorca prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów, posiada towary handlowe, materiały, wyposażenie, środki trwałe, jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy w firmie pozostały składniki majątku.

W przypadku działalności rozliczanej podatkiem liniowym należy w szczególności:

1. ustalić datę zakończenia działalności i wykreślenia wpisu z CEIDG,
2. sporządzić wymagane dokumenty likwidacyjne, w tym wykaz składników majątku pozostających na dzień likwidacji,
3. rozliczyć przychody i koszty powstałe do dnia likwidacji,
4. złożyć zeznanie roczne PIT-36L za rok, w którym działalność została zakończona, w ustawowym terminie,
5. sprawdzić, czy powstają dodatkowe obowiązki w VAT lub wobec ZUS, jeżeli przedsiębiorca był nimi objęty.

Jeżeli w firmie pozostały składniki majątku, ich późniejsza sprzedaż może wywołać skutki podatkowe mimo wcześniejszego zamknięcia działalności. Dotyczy to zwłaszcza składników ujętych w ewidencji środków trwałych lub wykazie składników majątku.

Przedawnienie i ryzyko reakcji urzędu

Zobowiązanie podatkowe w PIT przedawnia się co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu może jednak w określonych przypadkach zostać zawieszony albo przerwany, dlatego każdą sytuację trzeba ocenić na podstawie konkretnych dat i czynności organu.

Odpowiedzialność karnoskarbowa za niezłożenie zeznania ma własne reguły i nie zawsze sprowadza się wyłącznie do pytania, czy w zeznaniu powstał podatek do zapłaty. Nawet przy zeznaniu zerowym urząd może uznać, że doszło do naruszenia obowiązku formalnego. Dlatego złożenie zaległych deklaracji i czynnego żalu jest zwykle bezpieczniejsze niż oczekiwanie na wezwanie.

Jak napisać czynny żal w tej sytuacji?

Pismo nie musi mieć skomplikowanej formy, ale powinno być konkretne. Warto opisać, że działalność została zawieszona, podatnik rozpoczął pracę na etacie, błędnie uznał, że brak przychodów z działalności nie wymaga odrębnego PIT-36L, a po zauważeniu pomyłki dobrowolnie składa zaległe zeznania.

Nie należy przerzucać odpowiedzialności na urząd ani twierdzić, że obowiązek nie istniał, jeżeli z przepisów wynikał. Lepiej jasno wskazać, że doszło do niezamierzonego zaniechania i że podatnik naprawia błąd bez zwłoki. Jeżeli z rozliczeń nie wynika zaległy podatek, także warto to zaznaczyć.

FAQ

Czy muszę złożyć PIT-36L, jeśli działalność była zawieszona cały rok?

Co do zasady tak, jeżeli działalność nadal formalnie istniała i była opodatkowana podatkiem liniowym. Brak przychodu zwykle oznacza zeznanie zerowe, a nie brak zeznania.

Czy PIT-37 z pracy na etacie obejmuje zawieszoną działalność?

Nie. PIT-37 obejmuje dochody rozliczane przez płatnika, np. pracodawcę. Działalność gospodarcza opodatkowana liniowo wymaga odrębnego PIT-36L.

Czy czynny żal trzeba składać osobno dla każdego roku?

Można w jednym piśmie opisać wszystkie lata, których dotyczy zaniechanie, pod warunkiem że są wskazane jasno i konkretnie. Do pisma warto dołączyć informację o złożeniu wszystkich zaległych zeznań.

Czy urząd może ukarać, jeśli zeznania były zerowe?

Takie ryzyko istnieje, ponieważ problemem jest nie tylko podatek do zapłaty, ale również samo niewykonanie obowiązku złożenia zeznania. Czynny żal ma ograniczać ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej, o ile zostanie złożony skutecznie.

Czy mogę zamknąć działalność przed złożeniem zaległych deklaracji?

Technicznie wykreślenie działalności z CEIDG jest możliwe, ale nie usuwa wcześniejszych zaległości. Z praktycznego punktu widzenia bezpieczniej uporządkować zaległe PIT-36L i czynny żal przed zamknięciem albo zrobić to równolegle.

Podsumowanie

Osoba, która zawiesiła działalność opodatkowaną podatkiem liniowym i nie składała PIT-36L za kolejne lata, powinna przede wszystkim ustalić, których lat dotyczy zaległość i czy w tych latach rzeczywiście nie było żadnych zdarzeń podatkowych. Następnie należy złożyć zaległe zeznania i rozważyć czynny żal.

Wykreślenie działalności z CEIDG nie powinno być traktowane jako sposób na zamknięcie problemu. Obowiązki podatkowe za wcześniejsze lata pozostają, a urząd może je zweryfikować również po likwidacji firmy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców