Praca zdalna z Polski dla firmy z UK a podatki

Praca zdalna z Polski dla brytyjskiej firmy - od czego zacząć ocenę?

W opisanej sytuacji najważniejsze nie jest samo obywatelstwo ani to, że umowa o pracę została zawarta z firmą brytyjską. Dla podatków kluczowe jest przede wszystkim to, gdzie praca jest faktycznie wykonywana, gdzie znajduje się centrum interesów życiowych pracownika oraz jak długo pracownik przebywa w Polsce w danym roku podatkowym.

Jeżeli pracownik wykonuje obowiązki z mieszkania w Polsce, to z perspektywy polskich przepisów praca jest wykonywana na terytorium Polski. Nie zmienia tego fakt, że przełożeni, serwery, klienci albo rachunek bankowy pracodawcy znajdują się w Wielkiej Brytanii.

Nie można więc bezpiecznie założyć, że zagraniczny pracodawca nigdy nie będzie miał żadnych konsekwencji w Polsce. W wielu przypadkach główne obowiązki podatkowe spoczywają na pracowniku, ale przy dłuższej, stałej pracy z Polski trzeba osobno ocenić również ryzyko po stronie firmy: podatkowe, składkowe i organizacyjne.

Rezydencja podatkowa w Polsce i próg 183 dni

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w Polsce, jeżeli spełnia co najmniej jeden z dwóch warunków:

• posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo
• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunki te są alternatywne. Oznacza to, że przekroczenie 183 dni nie jest jedyną drogą do polskiej rezydencji podatkowej. Jeżeli w Polsce przebywa małżonek, dzieci, znajduje się główne mieszkanie, aktywność zawodowa, majątek albo podstawowe sprawy życiowe, polska rezydencja podatkowa może być rozważana nawet przed przekroczeniem 183 dni.

Jeżeli dana osoba zostanie uznana za polskiego rezydenta podatkowego, co do zasady podlega w Polsce opodatkowaniu od całości dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Jeżeli nie jest polskim rezydentem, w Polsce rozlicza zasadniczo tylko dochody osiągane na terytorium Polski, w tym dochody z pracy wykonywanej w Polsce.

Umowa Polska-Wielka Brytania a opodatkowanie pracy

W relacjach z Wielką Brytanią znaczenie ma Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zmiany wynikające z Konwencji MLI.

W uproszczeniu wynagrodzenie z pracy najemnej może być opodatkowane w państwie, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli więc pracownik wykonuje pracę z Polski, Polska może uzyskać prawo do opodatkowania dochodu przypadającego na tę pracę, chyba że w konkretnym stanie faktycznym zastosowanie znajdzie wyjątek przewidziany w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W praktyce trzeba sprawdzić zwłaszcza: rezydencję podatkową pracownika, liczbę dni pobytu, to kto wypłaca wynagrodzenie, czy wynagrodzenie jest ponoszone przez zakład pracodawcy w Polsce oraz czy pracownik nie jest już osobą mającą ośrodek interesów życiowych w Polsce.

Podatek w Polsce przy pozostaniu na umowie o pracę

Pozostanie na brytyjskiej umowie o pracę nie wyklucza obowiązków podatkowych w Polsce. Jeżeli dochód podlega opodatkowaniu w Polsce, a zagraniczny pracodawca nie pełni funkcji polskiego płatnika, pracownik może być zobowiązany do samodzielnego obliczania i wpłacania zaliczek na PIT oraz do złożenia rocznego zeznania podatkowego w Polsce.

Nie chodzi więc o dobrowolne „płacenie podatków w dwóch krajach”, lecz o prawidłowe ustalenie, które państwo ma prawo opodatkować dany dochód i jak zastosować metodę unikania podwójnego opodatkowania. Po zmianach wynikających z MLI w wielu sytuacjach dotyczących dochodów z Wielkiej Brytanii stosuje się metodę proporcjonalnego odliczenia, czyli od polskiego podatku odlicza się podatek zapłacony za granicą w ustawowych granicach.

Jeżeli podatek był pobierany w Wielkiej Brytanii, a jednocześnie dochód powinien być rozliczony w Polsce, konieczne może być ustalenie sposobu wykazania dochodu, podatku zagranicznego oraz ewentualnych odliczeń. Warto też sprawdzić, czy w Wielkiej Brytanii nie przysługuje korekta albo zwrot części podatku, jeżeli praca była wykonywana poza Wielką Brytanią.

Czy pracodawca z UK będzie miał obowiązki w Polsce?

Nie można z góry zagwarantować, że brytyjski pracodawca nie będzie miał żadnych obowiązków w Polsce. W wielu typowych sytuacjach zagraniczny pracodawca, który nie ma w Polsce siedziby, oddziału ani stałej placówki, nie pobiera polskich zaliczek na PIT tak jak polski zakład pracy. Nie oznacza to jednak automatycznie braku wszystkich ryzyk.

Po stronie pracodawcy trzeba rozważyć w szczególności:

• czy długotrwała obecność pracownika w Polsce nie tworzy ryzyka powstania zakładu podatkowego, zwłaszcza gdy pracownik zawiera umowy, negocjuje kontrakty albo faktycznie reprezentuje firmę,
• czy pracownik podlega nadal brytyjskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, czy też powinien zostać objęty polskim ZUS,
• czy konieczna jest rejestracja pracodawcy do celów składkowych albo ustalenie osoby odpowiedzialnej za rozliczenia w Polsce,
• czy organizacja stałej pracy z Polski nie powoduje zastosowania części polskich przepisów prawa pracy jako przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Najmniejsze ryzyko dla pracodawcy występuje zwykle wtedy, gdy praca z Polski ma charakter krótkotrwały, wyjątkowy, nie wiąże się z obsługą polskiego rynku, pracownik nie zawiera umów w imieniu firmy i nie tworzy w Polsce stałego zaplecza dla działalności przedsiębiorstwa. Przy przedłużeniu pracy o kolejne miesiące taka ocena powinna być jednak dokonana indywidualnie.

Składki społeczne i zaświadczenie o właściwym systemie

Podatki to tylko część problemu. Osobno należy ustalić, w którym państwie pracownik powinien podlegać ubezpieczeniom społecznym. Po brexicie zastosowanie mogą mieć przepisy koordynacyjne wynikające z relacji między Unią Europejską a Wielką Brytanią, ale ich zastosowanie zależy od konkretnego modelu pracy, okresu wykonywania pracy w Polsce i posiadanych dokumentów.

W praktyce istotne jest uzyskanie albo weryfikacja dokumentu potwierdzającego właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracownik nie pozostaje w brytyjskim systemie ubezpieczeń, może powstać obowiązek rozliczania składek w Polsce. Wtedy obowiązki mogą dotyczyć nie tylko pracownika, ale również zagranicznego pracodawcy.

Samozatrudnienie w Polsce - czy rozwiązuje problem?

Przejście na samozatrudnienie, czyli założenie działalności gospodarczej w Polsce i świadczenie usług na rzecz brytyjskiej firmy na podstawie kontraktu B2B, może uprościć część rozliczeń. W takim modelu to przedsiębiorca co do zasady sam rozlicza podatek dochodowy, składki ZUS i ewentualny VAT, a brytyjska firma otrzymuje fakturę za usługę.

Nie jest to jednak automatyczne i uniwersalne rozwiązanie. Jeżeli współpraca po zmianie nadal wygląda tak samo jak stosunek pracy, czyli występuje podporządkowanie, stałe godziny, brak ryzyka gospodarczego i wykonywanie pracy pod kierownictwem, może powstać zarzut pozornego samozatrudnienia. Trzeba też sprawdzić, czy zakres usług nie powoduje ryzyka zakładu podatkowego po stronie brytyjskiego kontrahenta, zwłaszcza gdy osoba w Polsce działa jak przedstawiciel firmy.

Przy samozatrudnieniu należy dodatkowo dobrać formę opodatkowania, ocenić obowiązki VAT, zasady wystawiania faktur dla kontrahenta z Wielkiej Brytanii oraz wpływ składki zdrowotnej na realne obciążenia. Samo przejście na B2B bez analizy może przenieść ryzyko z pracodawcy na pracownika, zamiast je rzeczywiście uporządkować.

Co zrobić przed przedłużeniem pracy z Polski o kolejne 6 miesięcy?

Przed podjęciem decyzji warto przygotować krótką analizę obejmującą cały rok podatkowy, a nie tylko najbliższe tygodnie. Należy ustalić liczbę dni pobytu w Polsce i Wielkiej Brytanii, miejsce zamieszkania rodziny, status mieszkania, miejsce wykonywania obowiązków, charakter pracy oraz to, czy pracownik działa wobec klientów w imieniu pracodawcy.

Praktycznie należy rozważyć trzy scenariusze:

• czasowy powrót do Wielkiej Brytanii albo ograniczenie liczby dni pracy z Polski, jeżeli celem jest utrzymanie dotychczasowego modelu,
• pozostanie na umowie o pracę, ale z prawidłowym rozliczeniem PIT i ubezpieczeń społecznych w Polsce, jeśli przepisy tego wymagają,
• przejście na działalność gospodarczą w Polsce, jeżeli model współpracy rzeczywiście odpowiada usługom B2B, a nie stosunkowi pracy.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie zależy od szczegółów. Inaczej ocenia się programistę wykonującego zadania techniczne bez kontaktu z klientami, inaczej menedżera sprzedaży negocjującego umowy, a jeszcze inaczej osobę zarządzającą zespołem albo budującą obecność firmy na polskim rynku.

FAQ

Czy po 183 dniach w Polsce automatycznie trzeba płacić tu podatek?

Przekroczenie 183 dni jest samodzielną przesłanką polskiej rezydencji podatkowej według ustawy o PIT, ale w relacji z Wielką Brytanią trzeba jeszcze uwzględnić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. W praktyce przekroczenie tego progu zwykle istotnie zwiększa obowiązki rozliczeniowe w Polsce.

Czy praca dla firmy z UK zawsze jest opodatkowana tylko w Wielkiej Brytanii?

Nie. Jeżeli praca jest faktycznie wykonywana z Polski, dochód może być uznany za związany z pracą wykonywaną na terytorium Polski. Ostateczna ocena zależy od rezydencji podatkowej, liczby dni pobytu i warunków umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy zagraniczny pracodawca musi pobierać polskie zaliczki na PIT?

Nie zawsze. Jeżeli pracodawca nie ma w Polsce zakładu ani nie działa jako polski płatnik, obowiązek obliczania i wpłacania zaliczek może spoczywać na pracowniku. Trzeba to jednak ocenić razem z kwestią ubezpieczeń społecznych i ewentualnej obecności pracodawcy w Polsce.

Czy samozatrudnienie w Polsce całkowicie chroni pracodawcę z UK?

Nie zawsze. B2B może ograniczyć obowiązki płacowe i składkowe pracodawcy, ale tylko wtedy, gdy współpraca rzeczywiście ma charakter działalności gospodarczej. Jeżeli osoba w Polsce działa jak pracownik albo przedstawiciel firmy, ryzyka nadal mogą istnieć.

Czy można płacić podatek w dwóch krajach?

Może dojść do rozliczeń w obu państwach, ale celem przepisów jest uniknięcie podwójnego opodatkowania tego samego dochodu. W zeznaniu stosuje się właściwą metodę z umowy międzynarodowej, najczęściej przez odliczenie podatku zapłaconego za granicą w dopuszczalnym limicie.

Podsumowanie

Przedłużenie pracy zdalnej z Polski dla brytyjskiej firmy wymaga analizy podatkowej i składkowej. Najważniejsze są: rezydencja podatkowa, przekroczenie 183 dni, faktyczne miejsce wykonywania pracy, metoda unikania podwójnego opodatkowania oraz rola pracownika w działalności firmy.

Pozostanie na umowie o pracę jest możliwe, ale może wymagać rozliczeń w Polsce. Samozatrudnienie może być praktycznym rozwiązaniem, lecz tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistemu modelowi współpracy. Nie ma jednego wariantu, który w każdej sytuacji gwarantuje brak obowiązków po stronie pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisana w Londynie dnia 20 lipca 2006 r.

3. Konwencja wielostronna implementująca środki traktatowego prawa podatkowego mające na celu zapobieganie erozji podstawy opodatkowania i przenoszeniu zysku, sporządzona w Paryżu dnia 24 listopada 2016 r.