Praca z Polski dla firmy z UK – podatki i ZUS

Czy można pracować z Polski dla firmy z Wielkiej Brytanii?

Tak, taki model zatrudnienia może być legalny. Brytyjska firma może zatrudnić pracownika, który fizycznie wykonuje obowiązki w Polsce, w szczególności w modelu pracy zdalnej. Sama siedziba pracodawcy w Londynie nie przesądza jednak o tym, że podatek dochodowy i składki będą rozliczane wyłącznie w Wielkiej Brytanii.

Trzeba odróżnić trzy kwestie: prawo dopuszczające zawarcie umowy z zagranicznym pracodawcą, opodatkowanie wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Każda z tych kwestii może być oceniana według innych reguł. Podobną analizę miejsca opodatkowania trzeba przeprowadzić przy modelu B2B, gdy świadczone są usługi IT dla firmy z USA.

Jeżeli praca ma być stale wykonywana z Polski, umowa powinna jasno określać miejsce pracy, zasady pracy zdalnej, sposób delegowania na wyjazdy do Wielkiej Brytanii, walutę wynagrodzenia, odpowiedzialność za narzędzia pracy oraz zasady rozliczania kosztów podróży. W praktyce warto też ustalić, czy pracodawca będzie rejestrował się w Polsce dla celów ZUS lub czy obowiązki techniczne zostaną powierzone pracownikowi na podstawie odrębnych ustaleń.

Rezydencja podatkowa w Polsce

Jeżeli ma Pan miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce, podlega Pan w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza to co do zasady obowiązek rozliczenia w Polsce całości dochodów, niezależnie od tego, skąd pochodzi wynagrodzenie i gdzie ma siedzibę pracodawca.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wiąże polską rezydencję podatkową między innymi z posiadaniem w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo z przebywaniem na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. W konkretnym przypadku znaczenie mogą mieć także rodzina, mieszkanie, główne źródło utrzymania, rachunki bankowe, aktywność zawodowa i długość pobytu w Polsce.

Przy rozliczeniach dotyczących Wielkiej Brytanii warto pamiętać, że podobne problemy pojawiają się także przy innych dochodach lub majątku związanym z UK, na przykład przy sprzedaży domu w UK przed upływem 5 lat.

Gdzie opodatkować wynagrodzenie za pracę zdalną?

W relacjach polsko-brytyjskich znaczenie ma Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Zgodnie z zasadą dotyczącą pracy najemnej, wynagrodzenie osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce podlega co do zasady opodatkowaniu w Polsce, chyba że praca jest wykonywana w Wielkiej Brytanii.

Dla pracy zdalnej decydujące jest miejsce fizycznego wykonywania obowiązków. Jeżeli pracownik siedzi przy komputerze w Polsce i wykonuje zadania dla londyńskiej firmy, to praca w tym czasie jest wykonywana w Polsce. Nie zmienia tego fakt, że efekty pracy są wykorzystywane przez podmiot brytyjski, przełożeni są w Londynie albo wynagrodzenie jest wypłacane z rachunku brytyjskiego.

Jeżeli natomiast co kilka tygodni leci Pan do Londynu i w czasie pobytu wykonuje tam pracę, spotkania projektowe, szkolenia lub inne obowiązki służbowe, ta część aktywności może być traktowana jako praca wykonywana w Wielkiej Brytanii. Wtedy trzeba osobno ocenić, czy Wielka Brytania ma prawo opodatkować część wynagrodzenia przypadającą na dni pracy na jej terytorium oraz jak uniknąć podwójnego opodatkowania w Polsce.

W praktyce warto prowadzić ewidencję dni pracy w Polsce, dni pracy w Wielkiej Brytanii, dni podróży oraz dni urlopu. Przy pracy międzynarodowej taka dokumentacja często przesądza o prawidłowym rozliczeniu.

Kto wpłaca zaliczki na PIT?

Jeżeli brytyjski pracodawca nie jest polskim płatnikiem podatku, pracownik będący polskim rezydentem podatkowym może mieć obowiązek samodzielnego wpłacania zaliczek na PIT od dochodu z pracy najemnej uzyskiwanego z zagranicy. Zwykle wymaga to bieżącego przeliczania wynagrodzenia na złote, uwzględniania kosztów uzyskania przychodów oraz rozliczenia rocznego w Polsce.

Nie należy zakładać, że potrącenia w brytyjskim systemie PAYE automatycznie zamykają sprawę w Polsce. Jeżeli podatek został pobrany w Wielkiej Brytanii od wynagrodzenia, które powinno być opodatkowane w Polsce, może powstać problem nadpłaty w jednym państwie i zaległości w drugim. Sposób naprawienia takiej sytuacji zależy od dokumentów od pracodawcy, liczby dni pracy w UK oraz faktycznych potrąceń.

Składki ZUS i ubezpieczenie zdrowotne

W zakresie ubezpieczeń społecznych podstawową regułą jest ustalenie państwa, którego ustawodawstwo ma zastosowanie do pracownika. Po wyjściu Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nadal funkcjonują mechanizmy koordynacji zabezpieczenia społecznego między Unią Europejską i Wielką Brytanią, ale wymagają one analizy konkretnego modelu pracy.

Jeżeli praca jest wykonywana zasadniczo w Polsce, to w wielu przypadkach właściwy będzie polski system ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Oznacza to obowiązek zgłoszenia do ZUS i opłacania składek w Polsce. Nie przesądza o tym sama nazwa umowy ani to, że pracodawca jest spółką brytyjską.

Jeżeli praca jest regularnie wykonywana w dwóch państwach, na przykład częściowo w Polsce, a częściowo w Wielkiej Brytanii, konieczne może być ustalenie, gdzie wykonywana jest istotna część pracy i które państwo jest właściwe dla składek. W razie wątpliwości warto wystąpić o potwierdzenie właściwego ustawodawstwa, aby uniknąć sytuacji, w której składki są opłacane w niewłaściwym państwie.

Obowiązki brytyjskiego pracodawcy w Polsce

Zagraniczny pracodawca zatrudniający osobę wykonującą pracę w Polsce może mieć w Polsce obowiązki administracyjne. Dotyczy to zwłaszcza składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a w określonych przypadkach także obowiązków z zakresu prawa pracy.

Jeżeli pracownik zwykle wykonuje pracę w Polsce, trzeba ocenić, czy nie powinny mieć zastosowania bezwzględnie obowiązujące polskie przepisy ochronne, na przykład dotyczące czasu pracy, minimalnych standardów zatrudnienia, urlopu, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz pracy zdalnej. Nie oznacza to automatycznie, że cała umowa musi być polską umową o pracę, ale nie można tych kwestii pominąć.

Warto także ustalić, kto odpowiada za rozliczenia praktyczne: rejestrację w ZUS, obieg dokumentów, potwierdzenia ubezpieczenia, wypłaty brutto i netto, ewentualne potrącenia w UK oraz korekty, jeśli model rozliczeń okaże się nieprawidłowy.

Co z wyjazdami do Londynu?

Okazjonalne przeloty do siedziby firmy nie muszą zmieniać ogólnej oceny, jeżeli główna część pracy jest wykonywana z Polski. Nie można ich jednak ignorować. Dni faktycznej pracy w Wielkiej Brytanii mogą mieć znaczenie podatkowe, a przy większej liczbie lub regularności wyjazdów także ubezpieczeniowe.

Dla bezpieczeństwa w umowie i dokumentach wewnętrznych warto rozdzielić pracę zdalną z Polski od podróży służbowych do UK. Dobrą praktyką jest także prowadzenie kalendarza pobytów, biletów lotniczych, potwierdzeń hotelowych i informacji, jakie obowiązki były wykonywane w czasie pobytu za granicą.

Jak przygotować się przed podpisaniem umowy?

Przed przyjęciem oferty pracy z Wielkiej Brytanii warto poprosić pracodawcę o jasną informację, czy akceptuje stałe wykonywanie pracy z Polski i czy ma procedurę obsługi pracowników zagranicznych. Należy też ustalić, czy wynagrodzenie będzie wypłacane jako kwota brutto, czy po brytyjskich potrąceniach.

• ustalić swoją rezydencję podatkową i przewidywaną liczbę dni pobytu w Polsce oraz UK,
• sprawdzić, czy brytyjski pracodawca będzie potrącał podatek w UK i od jakiej części wynagrodzenia,
• ustalić, kto rozlicza zaliczki na PIT w Polsce,
• określić, czy składki mają być opłacane do ZUS i kto wykonuje obowiązki płatnika,
• zadbać o dokumenty potwierdzające właściwe ustawodawstwo ubezpieczeniowe, jeżeli praca ma element transgraniczny,
• opisać w umowie zasady pracy zdalnej, podróży do Londynu, kosztów, sprzętu i czasu pracy.

FAQ

Czy brytyjska umowa o pracę oznacza, że podatek płaci się w UK?

Nie zawsze. Przy pracy zdalnej kluczowe jest miejsce fizycznego wykonywania pracy i rezydencja podatkowa pracownika. Jeżeli mieszka Pan w Polsce i pracuje z Polski, wynagrodzenie za tę pracę zwykle powinno być rozliczane w Polsce.

Czy okazjonalne loty do Londynu zmieniają rozliczenia?

Mogą mieć znaczenie, ale nie zawsze zmieniają całość rozliczeń. Dni faktycznej pracy w Wielkiej Brytanii warto ewidencjonować osobno, ponieważ mogą wpływać na opodatkowanie części wynagrodzenia i ocenę ubezpieczeń społecznych.

Czy trzeba płacić ZUS w Polsce, jeśli pracodawca jest z UK?

Jeżeli praca jest wykonywana zasadniczo w Polsce, polski ZUS może być właściwy mimo brytyjskiego pracodawcy. Przy pracy w dwóch państwach trzeba ustalić właściwe ustawodawstwo na podstawie zasad koordynacji i faktycznego rozkładu pracy.

Czy pracownik może sam rozliczać zaliczki na PIT?

Tak, jeżeli zagraniczny pracodawca nie działa jako polski płatnik, pracownik może mieć obowiązek samodzielnego obliczania i wpłacania zaliczek na PIT w Polsce oraz wykazania dochodu w zeznaniu rocznym.

Co powinno znaleźć się w umowie?

Umowa powinna jasno wskazywać miejsce pracy, zasady pracy zdalnej, podróże do UK, walutę i sposób wypłaty wynagrodzenia, odpowiedzialność za sprzęt, koszty oraz uzgodnienia dotyczące podatków i składek. Im dokładniejsze ustalenia, tym mniejsze ryzyko sporu z urzędem lub pracodawcą.

Podsumowanie

Praca z Polski dla firmy z Wielkiej Brytanii jest możliwa, ale wymaga prawidłowego ustawienia podatków, składek i dokumentów. W typowym przypadku osoba mieszkająca i wykonująca pracę w Polsce powinna liczyć się z polskim PIT oraz polskim systemem ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli umowa została zawarta z brytyjskim pracodawcą. W węższym wariancie, gdy chodzi o dłuższą pracę zdalną z Polski dla firmy z UK, trzeba osobno przeanalizować rezydencję, miejsce wykonywania pracy i składki.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracodawca automatycznie traktuje pracownika jak osobę pracującą w Wielkiej Brytanii, a pracownik nie rozlicza dochodu w Polsce. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić model rozliczeń, zasady podróży do Londynu i obowiązki wobec ZUS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, podpisana w Londynie dnia 20 lipca 2006 r., Dz.U. 2006 nr 250 poz. 1840

3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

4. Umowa o handlu i współpracy między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej, z jednej strony, a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, z drugiej strony, w części dotyczącej koordynacji zabezpieczenia społecznego