Zwrot VAT po śmierci podatnika

Czy biuro rachunkowe może złożyć VAT po śmierci podatnika?

Co do zasady nie. Po śmierci osoby fizycznej, która była podatnikiem VAT, biuro rachunkowe nie może już skutecznie złożyć deklaracji VAT-7 ani obecnie stosowanego pliku JPK_V7 w imieniu zmarłego podatnika tylko po to, aby wykazać nadwyżkę podatku do zwrotu. Pełnomocnictwo udzielone przez zmarłego wygasa, a sam podatnik traci zdolność do działania w obrocie prawnym.

Nie oznacza to jednak, że nadwyżka VAT przepada. Jeżeli na dzień śmierci podatnika istniało prawo majątkowe do zwrotu podatku, może ono przejść na spadkobierców. Nie następuje to jednak przez zwykłe złożenie deklaracji przez rodzinę albo księgową, lecz przez postępowanie prowadzone przez właściwy urząd skarbowy.

W praktyce trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli chodzi o rozliczenie zmarłego za okres sprzed śmierci i deklaracja nie została złożona, organ podatkowy może określić należne kwoty oraz uprawnienia spadkobierców w decyzji. Jeżeli natomiast działalność jest kontynuowana w szczególnym trybie, na przykład jako przedsiębiorstwo w spadku, konieczna jest osobna analiza zasad rozliczeń po dniu śmierci.

Przejęcie praw i obowiązków podatkowych przez spadkobierców

Zgodnie z art. 97 § 1 Ordynacji podatkowej spadkobiercy podatnika przejmują przewidziane w przepisach prawa podatkowego majątkowe prawa i obowiązki spadkodawcy. Sukcesja podatkowa nie działa jednak tak samo jak dalsze prowadzenie rozliczeń zmarłego. Spadkobiercy wstępują w określone prawa i obowiązki majątkowe, ale zakres ich odpowiedzialności lub uprawnień w wielu sytuacjach wymaga decyzji organu podatkowego.

Podstawą cywilnoprawną dziedziczenia jest art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą jego śmierci na jedną lub kilka osób. Z kolei art. 924 Kodeksu cywilnego wskazuje, że spadek otwiera się z chwilą śmierci spadkodawcy.

Dla rozliczeń podatkowych kluczowy jest art. 100 Ordynacji podatkowej. Przepis ten przewiduje, że organ podatkowy orzeka w jednej decyzji o zakresie odpowiedzialności lub uprawnień poszczególnych spadkobierców. Jeżeli deklaracji nie złożono albo była nieprawidłowa, organ może jednocześnie ustalić albo określić odpowiednie kwoty.

W interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.786.2018.1.SJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że spadkobierca nie ma prawa składać deklaracji podatkowych za zmarłego podatnika, a prawa i obowiązki przechodzące na spadkobierców powinien określić właściwy organ podatkowy w decyzji. Interpretacje indywidualne są publikowane w systemie informacji podatkowej pod adresem http://sip.mf.gov.pl.

Jak odzyskać nadwyżkę VAT po zmarłym podatniku?

Zwrot nadwyżki VAT przysługujący zmarłemu podatnikowi nie jest realizowany przez złożenie deklaracji przez biuro rachunkowe. Spadkobiercy powinni wystąpić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego i przedstawić dokumenty potwierdzające ich status oraz udział w spadku.

Najczęściej potrzebne będą: odpis aktu zgonu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, dane identyfikacyjne spadkobierców, numer rachunku do zwrotu oraz dokumentacja podatkowa zmarłego. Jeżeli urząd prowadzi postępowanie, może wezwać do uzupełnienia dokumentów, wyjaśnień albo przedstawienia ewidencji VAT i dowodów zakupu.

Zwrot następuje na rzecz spadkobierców proporcjonalnie do udziałów w spadku, chyba że z dokumentów spadkowych lub późniejszych czynności wynika inny sposób rozliczenia między nimi. W relacji z urzędem skarbowym zasadnicze znaczenie ma jednak to, kto jest spadkobiercą i w jakim udziale dziedziczy.

Czy trzeba powiadomić urząd skarbowy?

Tak, w praktyce spadkobiercy powinni niezwłocznie skontaktować się z właściwym urzędem skarbowym. Urząd może otrzymać informację o śmierci podatnika z innych rejestrów, ale nie zastępuje to przedstawienia dokumentów spadkowych, jeżeli spadkobiercy domagają się zwrotu VAT albo chcą wyjaśnić rozliczenia zmarłego.

W przypadku podatnika VAT znaczenie mogą mieć również formalności rejestracyjne, w tym zgłoszenie zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych albo wykreślenie z rejestru VAT. Szczegóły zależą od tego, czy działalność faktycznie wygasła, czy jest kontynuowana w trybie przedsiębiorstwa w spadku, oraz czy został ustanowiony zarząd sukcesyjny.

Biuro rachunkowe może pomóc technicznie: przygotować zestawienie rozliczeń, przekazać ewidencje, wyliczyć możliwą nadwyżkę i opracować projekt pisma do urzędu. Nie powinno jednak podpisywać ani wysyłać deklaracji jako pełnomocnik zmarłego podatnika.

Przedsiębiorstwo w spadku i zarząd sukcesyjny

Jeżeli zmarły prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba ustalić, czy funkcjonuje przedsiębiorstwo w spadku i czy powołano zarządcę sukcesyjnego. W takim wariancie rozliczenia podatkowe po dniu śmierci mogą być kontynuowane na odrębnych zasadach, a podmiotem rozliczającym bieżące czynności nie jest już zmarły przedsiębiorca, lecz przedsiębiorstwo w spadku reprezentowane zgodnie z przepisami.

To rozróżnienie jest bardzo ważne. Inaczej rozlicza się nadwyżkę VAT powstałą u zmarłego przed śmiercią, a inaczej bieżące transakcje wykonywane już po śmierci w ramach kontynuowanego przedsiębiorstwa. Dlatego przed wysłaniem jakiegokolwiek pliku lub pisma należy sprawdzić, jakiego okresu dotyczy rozliczenie i kto jest uprawniony do działania.

Co powinno zrobić biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe powinno przede wszystkim zabezpieczyć dokumentację i poinformować rodzinę, że nie może dalej działać na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez zmarłego. Bezpieczne działania to przygotowanie dokumentów dla spadkobierców, sporządzenie zestawienia rozliczeń i wskazanie, jakie dane mogą być potrzebne w postępowaniu przed urzędem skarbowym.

Nie należy wysyłać deklaracji ani JPK w imieniu zmarłego tylko dlatego, że system technicznie pozwala przygotować plik. Skuteczność takiego działania może zostać zakwestionowana, a organ podatkowy i tak powinien ustalić uprawnienia spadkobierców w decyzji.

FAQ

Czy spadkobierca może podpisać deklarację VAT za zmarłego?

Co do zasady nie. Spadkobierca nie składa deklaracji jako zmarły podatnik. Jeżeli deklaracji nie złożono, organ podatkowy powinien ustalić właściwe kwoty oraz uprawnienia spadkobierców w decyzji.

Czy biuro rachunkowe może wysłać JPK_V7 po śmierci klienta?

Nie powinno wysyłać pliku jako pełnomocnik zmarłego. Może natomiast przygotować dokumentację, zestawienia i projekty pism dla spadkobierców albo dla osoby uprawnionej do działania w ramach przedsiębiorstwa w spadku.

Czy nadwyżka VAT przepada po śmierci podatnika?

Nie musi przepadać. Jeżeli nadwyżka stanowiła majątkowe prawo podatnika, może przejść na spadkobierców. Wypłata wymaga jednak ustalenia tego prawa przez urząd skarbowy i wykazania statusu spadkobierców.

Jakie dokumenty trzeba złożyć w urzędzie skarbowym?

Zwykle potrzebne są dokumenty potwierdzające śmierć podatnika i dziedziczenie, czyli akt zgonu oraz prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Urząd może też zażądać ewidencji VAT, faktur i wyjaśnień dotyczących rozliczenia.

Czy trzeba składać VAT-Z?

Może być to konieczne, jeżeli działalność została zakończona i trzeba uporządkować status podatnika VAT. Jeżeli działalność jest kontynuowana jako przedsiębiorstwo w spadku, sposób działania należy ocenić indywidualnie, ponieważ obowiązują szczególne zasady.

Podsumowanie

Po śmierci podatnika VAT nie należy składać deklaracji ani JPK_V7 w jego imieniu, nawet jeżeli rozliczenie przygotowywało dotychczasowe biuro rachunkowe. Zwrot nadwyżki VAT dla spadkobierców jest możliwy, ale powinien zostać ustalony przez urząd skarbowy w decyzji wydanej po zbadaniu dokumentów spadkowych i rozliczeń podatkowych.

Najbezpieczniej jak najszybciej powiadomić właściwy urząd skarbowy, zabezpieczyć dokumentację i ustalić, czy działalność zmarłego wygasła, czy jest kontynuowana w szczególnym trybie. Od tej odpowiedzi zależy dalsza procedura oraz to, kto może skutecznie reprezentować sprawę przed organem podatkowym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w aktualnym brzmieniu

4. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.786.2018.1.SJ