Wdrożenie RODO w firmie - na czym polega?

RODO powstało w celu zapewnienia ochrony danym osobowym ludzi, stanowiąc jedno z dóbr osobistych każdego człowieka. Wdrożenie nowych unijnych regulacji przez firmy wiąże się z koniecznością wprowadzenia zmian zarówno formalnych jak i praktycznych.

Czym jest RODO?

Wdrożenie RODO jest procesem, który wymaga od różnego rodzaju podmiotów przetwarzających dane osobowe dostosowania się do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. dotyczącego ochrony osób fizycznych wraz z przetwarzaniem ich danych osobowych i zapewnienia swobodnego przepływu tego rodzaju danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym także Ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 roku.

Etapy wdrożenia RODO w firmie

Każda osoba prowadząca rejestrowaną działalność gospodarczą, musi wdrożyć RODO do swojej firmy. Jak zrobić to krok po kroku?

Ocena sytuacji

Dotyczy przeprowadzenia audytu RODO w firmie w celu zidentyfikowania i opisania wszelkich procesów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Przygotowanie procedur i dokumentacji

Ten etap polega na opracowaniu metod dokonywania analizy ryzyka dla samego procesu dokonywania przetwarzania danych osobowych i przeprowadzeniu tej analizy ryzyka w firmie. Jeśli na jej podstawie konieczne okaże się przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych — wówczas także należy dokonać takiej oceny. Na tym etapie opracowywana jest dokumentacja dotycząca systemu ochrony danych.

Zastosowanie środków bezpieczeństwa

Polega na wdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych dostosowanych do oszacowanego ryzyka. Są to szkolenia na temat ochrony danych osobowych, szyfrowania danych, stosowania haseł i uwierzytelniania wielopoziomowego. Ponadto, jeśli organizacja ma taki obowiązek, lub potrzebuje wsparcia specjalisty, może powołać inspektora ochrony danych (IOD).

Co grozi za brak wdrożenia RODO w firmie?

Kara za brak RODO jest co najmniej dotkliwa. Rozporządzenie przewiduje ogromne kary finansowe, których są dwa rodzaje:

• do 10 lub 20 mln euro
• do 2% lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku

RODO - podsumowanie

Wdrożenie RODO jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, sprowadzającym się do stworzenia dokumentacji z zakresu zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych zarówno pracowników, jak i również klientów oraz kontrahentów firmy. Pamiętajmy, aby wdrożenie RODO w firmie obowiązywało już od pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej.