Budynek wynajęty częściowo firmie a podatek od nieruchomości

Kto płaci podatek od nieruchomości przy wynajmie budynku firmie?

Podatek od nieruchomości od prywatnego budynku płaci co do zasady właściciel. Wynajęcie budynku przedsiębiorcy nie powoduje automatycznie, że podatnikiem staje się najemca. Inaczej może być przy nieruchomościach Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, ale nie jest to typowy przypadek prywatnego najmu.

Zgodnie z ustawą o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podlegają grunty, budynki lub ich części oraz budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dla budynków podstawą opodatkowania jest powierzchnia użytkowa, czyli powierzchnia mierzona po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach, z wyłączeniem powierzchni klatek schodowych oraz szybów dźwigowych.

W opisanej sytuacji właścicielka powinna więc złożyć do gminy informację jako podatnik, ale sposób wykazania powierzchni zależy od tego, jaka część budynku rzeczywiście została oddana firmie do używania i jest przez nią wykorzystywana albo pozostaje w jej posiadaniu na potrzeby działalności.

Zobacz również: podatek od domu i budynku gospodarczego

Czy wyższa stawka obejmuje cały budynek

Ten artykuł zostaje przy budynku prywatnym wynajętym tylko częściowo firmie. Podobny mechanizm faktycznego zajęcia powierzchni omawia tekst: podatek od nieruchomości przy firmie w mieszkaniu.

Wyższa stawka powinna dotyczyć powierzchni faktycznie zajętej na działalność, a nie automatycznie całego budynku, jeżeli pozostała część nie została wydana firmie i zachowuje inny sposób wykorzystania.

Jak wykazać powierzchnię w informacji do gminy

W informacji należy rozdzielić powierzchnię używaną przez firmę i pozostałą część budynku. Przy budynkach mieszkalno-usługowych szerszy punkt odniesienia znajduje się w tekście: podatek od nieruchomości przy budynku mieszkalno-usługowym.

Dobrą praktyką jest załączenie planu, aneksu do umowy albo innego opisu pokazującego, która część jest faktycznie wynajmowana przedsiębiorcy.

Terminy, stawki i skutki błędnego zgłoszenia

Jeżeli w trakcie roku zmienił się sposób wykorzystywania budynku albo zakres powierzchni oddanej firmie, zmiana podatku następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do zdarzenia mającego wpływ na wysokość opodatkowania. Osoba fizyczna powinna złożyć informację IN-1 w terminie 14 dni od takiego zdarzenia.

Wysokość podatku zależy od uchwały rady gminy. Ustawa określa tylko górne granice stawek. W 2026 r. maksymalna stawka dla budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi 35,53 zł od 1 m² powierzchni użytkowej, natomiast dla budynków pozostałych maksymalnie 12,00 zł od 1 m². Gmina może uchwalić stawki niższe.

Jeżeli podatnik zaniży powierzchnię objętą wyższą stawką albo nie złoży aktualizacji informacji, organ podatkowy może zmienić decyzję, określić zaległość podatkową i naliczyć odsetki. W razie oczywistego błędu lub spóźnienia warto działać szybko i skorygować informację, zanim organ sam rozpocznie czynności.

Co zrobić w opisanej sprawie?

W pierwszej kolejności należy doprowadzić dokumenty do zgodności ze stanem faktycznym. Jeżeli firma miała pierwotnie wynająć 250 m², ale ostatecznie korzysta tylko ze 100 m², umowa najmu powinna jasno wskazywać, że przedmiotem najmu jest wyłącznie ta część budynku. Najlepiej oznaczyć ją opisowo i na planie budynku.

Następnie w informacji do gminy należy wykazać 100 m² jako powierzchnię związaną z działalnością gospodarczą najemcy, a pozostałą część zgodnie z jej rzeczywistym przeznaczeniem. W piśmie wyjaśniającym można wskazać, że pozostała część budynku nie jest wydana najemcy, nie jest używana w działalności gospodarczej i nie generuje przychodu z najmu.

Jeżeli gmina uzna inaczej i obejmie wyższą stawką całość budynku, warto przeanalizować uzasadnienie decyzji. Od decyzji ustalającej podatek przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego, ale terminy są krótkie, dlatego nie należy odkładać sprawy.

FAQ

Czy właściciel prywatnego budynku zawsze płaci podatek, a nie najemca?

Co do zasady tak. Przy prywatnej nieruchomości podatnikiem podatku od nieruchomości jest właściciel. Najemca nie staje się podatnikiem tylko dlatego, że prowadzi w budynku działalność gospodarczą.

Czy decyzja o zmianie sposobu użytkowania oznacza wyższą stawkę od całego budynku?

Nie musi. Taka decyzja może mieć znaczenie dowodowe, ale dla podatku istotne jest również to, jaka część budynku została faktycznie oddana przedsiębiorcy i jak jest wykorzystywana. Jeżeli tylko część służy działalności, należy to odpowiednio wykazać w informacji do gminy.

Czy trzeba podpisać aneks, jeśli firma miała wynająć całość, ale korzysta tylko z części?

Tak, jest to bardzo wskazane. Bez aneksu gmina może oprzeć się na pierwotnej umowie i uznać, że firma ma prawo do całego budynku. Aneks powinien określać dokładną powierzchnię i pomieszczenia objęte najmem.

Od kiedy zmienia się wysokość podatku po zmianie powierzchni najmu?

Jeżeli w trakcie roku nastąpi zdarzenie wpływające na wysokość opodatkowania, podatek zmienia się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do tego zdarzenia. Informację IN-1 składa się zasadniczo w terminie 14 dni.

Czy gmina może żądać dokumentów potwierdzających niewykorzystywanie części budynku?

Tak. Organ podatkowy może wyjaśniać, czy deklarowany podział powierzchni odpowiada rzeczywistości. Warto mieć umowę, aneks, protokół wydania pomieszczeń, plan budynku oraz dokumentację potwierdzającą, że pozostała część nie została oddana firmie.

Podsumowanie

W opisanej sprawie zasadnicze znaczenie ma nie pierwotny zamiar wynajęcia całego budynku ani sama zgoda na zmianę sposobu użytkowania, lecz aktualny i udokumentowany zakres korzystania z obiektu przez firmę. Jeżeli najemca faktycznie obejmuje tylko 100 m², a pozostała część nie została mu wydana i nie służy działalności gospodarczej, właścicielka powinna wykazać według wyższej stawki tylko tę część. Dla bezpieczeństwa podatkowego należy uporządkować umowę najmu, przygotować dokumenty potwierdzające podział powierzchni i złożyć prawidłową informację IN-1 do gminy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych - Dz.U. 1991 nr 9 poz. 31, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 707.

2. Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 1 sierpnia 2025 r. w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na rok 2026 - M.P. 2025 poz. 726.

3. Uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 października 2024 r., sygn. akt III FPS 2/24 - dotycząca znaczenia faktycznego zajęcia budynków mieszkalnych na cele mieszkaniowe lub działalność gospodarczą.