Moment powstania przychodu z najmu na ryczałcie

Najem prywatny czy działalność gospodarcza

Pierwsza rzecz do ustalenia to źródło przychodu. Sam fakt, że lokal jest wynajmowany spółce albo osobie prowadzącej firmę, nie oznacza jeszcze automatycznie, że wynajmujący rozlicza najem w działalności gospodarczej. Dla podatku dochodowego znaczenie ma przede wszystkim to, czy lokal jest składnikiem majątku firmowego oraz czy najem jest rozliczany jako pozarolnicza działalność gospodarcza, czy jako najem prywatny.

Jeżeli wynajmujący rozlicza najem prywatny, przychody z takiego najmu są obecnie rozliczane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W takim przypadku podstawowa zasada jest korzystna dla wynajmującego: przychodem są kwoty otrzymane albo postawione do jego dyspozycji. Oznacza to, że niezapłacony czynsz co do zasady nie zwiększa przychodu w miesiącu, w którym najemca miał zapłacić.

Inaczej jest, gdy najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej. Wtedy zastosowanie mają zasady właściwe dla przychodów z działalności, a przy usługach rozliczanych w okresach rozliczeniowych przychód powstaje zasadniczo ostatniego dnia danego okresu rozliczeniowego, nie rzadziej niż raz w roku. W takim modelu brak zapłaty od najemcy nie zawsze przesuwa moment rozpoznania przychodu.

Kiedy powstaje przychód przy najmie prywatnym na ryczałcie

Przy najmie prywatnym opodatkowanym ryczałtem moment powstania przychodu jest związany z otrzymaniem pieniędzy, a nie z samym wystawieniem rachunku, faktury albo z datą wskazaną w umowie jako termin płatności. Jeżeli najemca ma zapłacić czynsz do 10. dnia miesiąca, ale nie płaci, przychód podatkowy z tego czynszu powstanie dopiero wtedy, gdy pieniądze faktycznie wpłyną na rachunek wynajmującego albo zostaną mu w inny sposób postawione do dyspozycji.

Dotyczy to zarówno czynszu płaconego przez osobę fizyczną, jak i przez spółkę lub innego przedsiębiorcę, o ile po stronie wynajmującego jest to najem prywatny. Rodzaj najemcy nie zmienia sam przez się momentu powstania przychodu w ryczałcie.

W praktyce warto prowadzić prostą ewidencję wpływów: data wpływu, kwota, lokal, okres którego płatność dotyczy oraz rozbicie na czynsz i ewentualne opłaty dodatkowe. Przy zaległościach jest to szczególnie ważne, bo jedna późniejsza wpłata może dotyczyć kilku miesięcy.

Termin płatności, rachunek i faktura a przychód

Wystawienie rachunku lub faktury dokumentuje należność, ale przy najmie prywatnym na ryczałcie nie powoduje jeszcze powstania przychodu, jeżeli wynajmujący nie otrzymał pieniędzy. Tak samo sam zapis w umowie, że czynsz jest płatny z góry do określonego dnia miesiąca, nie oznacza, że w tej dacie trzeba wykazać przychód, jeśli zapłaty nie było.

Jeżeli najemca zapłaci część czynszu, przychód powstaje tylko w części faktycznie otrzymanej. Pozostała zaległość będzie przychodem dopiero po jej otrzymaniu. Jeśli najemca nigdy nie zapłaci, co do zasady nie powstanie przychód z tej niezapłaconej kwoty w najmie prywatnym.

Media i opłaty dodatkowe w najmie

Osobnej analizy wymagają media i opłaty dodatkowe, w tym czynsz administracyjny i inne opłaty eksploatacyjne. Nie wystarczy sama nazwa na rachunku. Trzeba sprawdzić, kto według umowy faktycznie ponosi ciężar tych opłat i czy wynajmujący tylko pośredniczy w ich przekazaniu, czy pobiera je jako element własnego wynagrodzenia.

Jeżeli umowa najmu wyraźnie stanowi, że najemca ponosi koszty mediów według faktur, wskazań liczników albo rozliczeń administracji, a wynajmujący jedynie pobiera od niego zwrot tych wydatków i przekazuje je dalej, w praktyce podatkowej często przyjmuje się, że takie kwoty nie stanowią przychodu wynajmującego. Warunkiem jest jednak prawidłowe ukształtowanie umowy i rozliczeń.

Jeżeli natomiast umowa przewiduje jedną łączną kwotę należną wynajmującemu, bez rzeczywistego rozliczania mediów jako kosztów najemcy, albo wynajmujący pobiera ryczałt za media niezależny od faktycznego zużycia, takie kwoty mogą zostać potraktowane jako przychód z najmu. Dlatego przy większej liczbie mieszkań warto ujednolicić umowy i opisy płatności.

Metoda kasowa a ryczałt od najmu

W przypadku najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego dodatkowego wyboru metody kasowej dla podatku dochodowego. Zasada rozpoznawania przychodu po otrzymaniu pieniędzy wynika z przepisów o ryczałcie. Nie jest to odrębna preferencja, którą trzeba zgłaszać w trakcie roku tylko dlatego, że najemca spóźnia się z płatnością.

Nie należy jednak mylić tej zasady z metodą kasową w VAT. Metoda kasowa w VAT jest odrębnym rozwiązaniem przewidzianym dla podatników spełniających warunki określone w ustawie o VAT, w szczególności dla małych podatników. Jej wybór wymaga zgłoszenia na formularzu VAT-R w odpowiednim terminie.

VAT przy najmie mieszkań dla firm

Jeżeli wynajmujący nie jest czynnym podatnikiem VAT albo korzysta ze zwolnienia, zasady VAT mogą w ogóle nie wpływać na jego bieżące rozliczenie podatku dochodowego. Jeżeli jednak wynajmujący jest podatnikiem VAT, trzeba osobno ustalić, czy dana usługa najmu jest zwolniona z VAT, czy opodatkowana.

Przy najmie lokali mieszkalnych istotny jest cel najmu. Samo to, że najemcą jest firma, nie zawsze przesądza o opodatkowaniu VAT, ale wynajem na cele mieszkaniowe i wynajem na cele inne niż mieszkaniowe mogą być traktowane inaczej. Duże znaczenie mają zapisy umowy, faktyczne wykorzystanie lokalu oraz to, czy lokal jest udostępniany pracownikom jako miejsce zamieszkania.

Przy usługach najmu objętych VAT obowiązek podatkowy ma szczególne zasady. Co do zasady powstaje z chwilą wystawienia faktury, jednak nie później niż z upływem terminu płatności. Dlatego w VAT samo nieotrzymanie zapłaty może nie wystarczyć do przesunięcia obowiązku podatkowego, chyba że podatnik skutecznie stosuje metodę kasową i spełnia warunki ustawowe.

Co zrobić, gdy najemca zalega z zapłatą

Jeżeli najemca nie zapłacił za dwa mieszkania, przy najmie prywatnym na ryczałcie nie należy wykazywać nieotrzymanych kwot jako przychodu tylko dlatego, że rachunki zostały wystawione albo media zostały przez właściciela opłacone. Należy natomiast zachować dokumenty potwierdzające brak wpływu i prawidłowo oznaczać późniejsze przelewy, gdy najemca ureguluje zaległości.

Warto też zadbać o stronę cywilnoprawną: wezwanie do zapłaty, naliczenie odsetek, ewentualne wypowiedzenie umowy i rozliczenie kaucji. Odsetki za opóźnienie, jeżeli zostaną zapłacone, również mogą stanowić przychód podatkowy w momencie ich otrzymania.

FAQ

Czy przy najmie prywatnym muszę zapłacić ryczałt od niezapłaconego czynszu?

Co do zasady nie. W najmie prywatnym na ryczałcie przychód powstaje wtedy, gdy czynsz zostanie otrzymany albo postawiony do dyspozycji wynajmującego. Samo opóźnienie najemcy nie tworzy jeszcze przychodu.

Czy wystawienie rachunku powoduje powstanie przychodu?

Nie w najmie prywatnym na ryczałcie. Rachunek lub faktura dokumentuje należność, ale przychód podatkowy powstaje dopiero po otrzymaniu pieniędzy. Inne zasady mogą dotyczyć najmu w działalności gospodarczej oraz VAT.

Czy muszę zgłaszać metodę kasową do urzędu skarbowego?

Dla prywatnego najmu na ryczałcie nie zgłasza się osobnej metody kasowej w podatku dochodowym. Zgłoszenia może wymagać metoda kasowa w VAT, jeżeli podatnik chce ją stosować i spełnia warunki ustawowe.

Czy opłaty za media zawsze są przychodem wynajmującego?

Nie zawsze. Jeżeli z umowy wynika, że najemca ponosi media, a wynajmujący tylko pobiera ich zwrot i przekazuje dalej, takie kwoty mogą nie stanowić przychodu. Jeżeli jednak media są elementem umówionego wynagrodzenia wynajmującego, mogą zwiększać przychód.

Czy najem dla spółki zawsze oznacza działalność gospodarczą?

Nie. O kwalifikacji po stronie wynajmującego nie decyduje wyłącznie status najemcy. Trzeba ustalić, czy lokal jest wynajmowany prywatnie, czy w ramach działalności gospodarczej oraz jak jest ujęty w dokumentach podatnika.

Podsumowanie

Jeżeli wynajmujesz mieszkania jako osoba fizyczna w ramach najmu prywatnego i rozliczasz ryczałt, przychód powstaje zasadniczo dopiero po otrzymaniu zapłaty. Nie trzeba wykazywać niezapłaconego czynszu tylko dlatego, że wystawiono rachunek albo upłynął termin płatności.

Trzeba jednak osobno sprawdzić, czy najem nie jest rozliczany jako działalność gospodarcza, jak umowa reguluje media oraz czy w danej sytuacji występują obowiązki w VAT. Metoda kasowa zgłaszana w VAT nie jest tym samym co zasada otrzymania pieniędzy przy prywatnym najmie opodatkowanym ryczałtem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535.