Brak odczytu kasy fiskalnej po likwidacji firmy

Jak prawidłowo zakończyć używanie kasy fiskalnej?

Jeżeli podatnik kończy używanie kasy rejestrującej z papierowym albo elektronicznym zapisem kopii, powinien przeprowadzić procedurę zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym. W praktyce dotyczy to wielu starszych kas używanych w działalnościach zakończonych kilka lub kilkanaście lat temu.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących podatnik powinien przede wszystkim:

• wystawić raport fiskalny dobowy oraz raport fiskalny okresowy, najczęściej miesięczny,
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego,
• sporządzić protokół z odczytu pamięci fiskalnej według właściwego wzoru,
• złożyć protokół wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia,
• złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Jeżeli działalność zakończono 12 lat temu, a kasa nadal fizycznie istnieje, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z uprawnionym serwisem. Serwisant oceni, czy możliwe jest wykonanie odczytu pamięci fiskalnej. Jeżeli urządzenie jest uszkodzone, zniszczone albo niekompletne, sprawa wymaga indywidualnego opisania w piśmie do urzędu skarbowego.

Jeżeli przedsiębiorca nadal prowadzi sprzedaż i zastanawia się, czy kasa w ogóle jest obowiązkowa, warto oddzielnie sprawdzić zasady dotyczące kasy fiskalnej i limitu 20 000 zł.

Czy brak odczytu kasy oznacza automatyczną karę?

Sam fakt, że podatnik nie wykonał odczytu pamięci fiskalnej po zakończeniu działalności, nie oznacza jeszcze automatycznego naliczenia sankcji podatkowej w VAT. Problem pojawia się przede wszystkim na gruncie odpowiedzialności karnoskarbowej, jeżeli urząd uzna, że podatnik nie złożył wymaganej informacji lub dokumentów dotyczących kasy.

W praktyce urząd może rozważać odpowiedzialność z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego, który dotyczy niezłożenia w terminie wymaganej informacji podatkowej. Przy kwalifikacji czynu znaczenie mają konkretne okoliczności: rodzaj obowiązku, czas opóźnienia, zachowanie podatnika po ujawnieniu uchybienia oraz to, czy organ sam wcześniej podjął czynności.

Dlatego przy zaległym wyrejestrowaniu kasy nie warto ograniczać się do biernego czekania. Rozsądne jest przygotowanie dokumentów, opisanie przyczyn opóźnienia i złożenie pisma, które porządkuje sprawę wobec urzędu skarbowego.

Czynny żal przy niewyrejestrowanej kasie fiskalnej

Przed odpowiedzialnością karnoskarbową może chronić czynny żal. Zgodnie z art. 16 K.k.s. nie podlega karze sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym właściwy organ, ujawnił istotne okoliczności czynu i dopełnił uchybionego obowiązku, o ile zawiadomienie jest skuteczne.

Czynny żal powinien zostać złożony zanim organ podatkowy będzie miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o naruszeniu albo zanim rozpocznie czynności służbowe zmierzające do ujawnienia czynu, takie jak kontrola, czynności sprawdzające czy przeszukanie. Jeżeli urząd wcześniej wezwał podatnika wprost w sprawie niewyrejestrowanej kasy, skuteczność czynnego żalu trzeba ocenić ostrożnie.

W piśmie warto wskazać, że podatnik zakończył działalność, przez niedopatrzenie nie przeprowadził odczytu pamięci fiskalnej, a obecnie podejmuje działania w celu wykonania zaległych obowiązków. Do czynnego żalu najlepiej dołączyć albo równolegle złożyć dokumenty związane z odczytem i wyrejestrowaniem kasy, jeżeli ich sporządzenie jest możliwe.

Czy po 12 latach można powołać się na przedawnienie?

Przedawnienie może mieć znaczenie, ale nie powinno być traktowane jako jedyny argument bez analizy dokumentów. Inaczej ocenia się przedawnienie zobowiązań podatkowych, a inaczej przedawnienie karalności czynu na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Dodatkowo organ może badać, kiedy dokładnie powstał obowiązek złożenia określonych dokumentów i czy w ogóle został wykonany.

W przypadku zakończenia działalności wiele lat temu podatnik może podnosić, że ewentualne naruszenie miało miejsce w przeszłości i należy ocenić, czy karalność czynu nie ustała. Jednocześnie trzeba pamiętać, że obowiązek formalnego wyrejestrowania kasy może nadal pozostawać niezałatwiony w ewidencji urzędu.

Z praktycznego punktu widzenia najbezpieczniejsze jest połączenie dwóch działań: uporządkowanie formalności dotyczących kasy oraz złożenie wyjaśnień, ewentualnie czynnego żalu. Samo powołanie się na przedawnienie może nie wystarczyć, jeżeli urząd oczekuje zamknięcia sprawy dokumentacyjnie.

Co zrobić krok po kroku?

Osoba, która po latach odkryła, że nie wyrejestrowała kasy fiskalnej, powinna działać w uporządkowany sposób. Najpierw należy ustalić, gdzie znajduje się kasa, czy jest kompletna i czy można uruchomić ją z pomocą serwisanta. Następnie trzeba sprawdzić dokumenty z okresu zakończenia działalności, w tym datę faktycznego zakończenia sprzedaży oraz ostatnie raporty fiskalne.

Jeżeli odczyt jest możliwy, serwisant powinien wykonać raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół. Następnie dokumenty składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy. Jeżeli odczyt nie jest możliwy, trzeba przygotować pisemne wyjaśnienie, najlepiej poparte informacją od serwisu.

Równolegle warto przygotować czynny żal albo pismo wyjaśniające. W treści należy unikać ogólnych deklaracji bez faktów. Lepiej jasno wskazać datę zakończenia działalności, okoliczności pozostawienia kasy bez odczytu, aktualne działania naprawcze oraz załączniki przekazywane do urzędu.

FAQ

Czy po zamknięciu działalności trzeba wyrejestrować kasę fiskalną?

Tak. Zakończenie działalności nie zamyka automatycznie sprawy kasy fiskalnej. Trzeba wykonać wymagane raporty, odczyt pamięci fiskalnej, sporządzić protokół i złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy, jeżeli przepisy dotyczą danego rodzaju urządzenia.

Czy urząd skarbowy może ukarać za brak odczytu po wielu latach?

Może badać sprawę, zwłaszcza jeżeli kasa nadal figuruje w ewidencji. Odpowiedzialność zależy od kwalifikacji czynu, dat, dokumentów i tego, czy podatnik sam dobrowolnie naprawił uchybienie. Nie każda sprawa kończy się grzywną.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie zawsze. Czynny żal jest skuteczny przede wszystkim wtedy, gdy zostanie złożony zanim organ sam uzyska udokumentowaną wiadomość o naruszeniu albo rozpocznie czynności zmierzające do jego ujawnienia. Trzeba też dopełnić zaległego obowiązku, o ile jest to możliwe.

Co zrobić, gdy kasa fiskalna została zgubiona albo zniszczona?

Należy skontaktować się z serwisem i ustalić, czy odczyt jest możliwy. Jeżeli nie, trzeba złożyć do urzędu pisemne wyjaśnienia, wskazać okoliczności sprawy i dołączyć dostępne dowody, na przykład informację serwisową.

Czy można nic nie robić, skoro od likwidacji firmy minęło 12 lat?

To ryzykowne. Przedawnienie może być argumentem w zakresie odpowiedzialności, ale nie zawsze rozwiązuje problem formalny niewyrejestrowanej kasy. Bezpieczniej jest ustalić stan urządzenia, przygotować dokumenty i zamknąć sprawę w urzędzie.

Podsumowanie

Brak odczytu pamięci kasy fiskalnej po zakończeniu działalności to przede wszystkim problem formalny i potencjalnie karnoskarbowy. Najważniejsze jest ustalenie, czy można jeszcze wykonać odczyt, przygotowanie dokumentów dla urzędu skarbowego oraz rozważenie czynnego żalu.

Po wielu latach można analizować przedawnienie, ale nie powinno to zastępować uporządkowania ewidencji kasy. Dobrze przygotowane wyjaśnienia i komplet dokumentów często są bezpieczniejszym rozwiązaniem niż bierne oczekiwanie na reakcję urzędu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
2. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, w zakresie zasad zakończenia używania kasy i odczytu pamięci fiskalnej.