Nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego w spółce z o.o.

Co zrobić po spóźnieniu ze sprawozdaniem finansowym?

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w terminie, lecz nie zostało wysłane do KRS, najważniejsze jest niezwłoczne złożenie zaległych dokumentów. Upływ terminu nie zwalnia z obowiązku, a szybkie usunięcie zaległości ogranicza ryzyko dalszego postępowania przymuszającego.

Spółka z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS składa dokumenty finansowe elektronicznie przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości, w praktyce przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. Po zatwierdzeniu do zgłoszenia dołącza się roczne sprawozdanie finansowe, uchwałę lub postanowienie o jego zatwierdzeniu i o podziale zysku albo pokryciu straty, a także inne dokumenty wymagane w danej spółce, między innymi sprawozdanie z działalności lub sprawozdanie z badania, jeżeli obowiązek ich sporządzenia występuje.

Jeżeli opóźnienie dotyczyło również deklaracji, informacji podatkowej albo innego obowiązku wobec organu podatkowego, trzeba ocenić ten problem oddzielnie. Zaległość w KRS i zaległość podatkowa mogą rodzić odmienne obowiązki i odmienne rodzaje odpowiedzialności.

Termin sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania do KRS

Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Roczne sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to co do zasady sporządzenie sprawozdania do 31 marca i zatwierdzenie go do 30 czerwca. Po zatwierdzeniu kierownik jednostki ma 15 dni na złożenie do właściwego rejestru sądowego dokumentów wskazanych w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Co jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone do 30 czerwca?

Brak zatwierdzenia sprawozdania w ustawowym terminie nie pozwala czekać z pierwszym zgłoszeniem do chwili podjęcia spóźnionej uchwały. Art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości przewiduje obowiązek złożenia niezatwierdzonego sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po upływie terminu na zatwierdzenie.

Jeżeli więc spółka ma rok obrotowy równy kalendarzowemu i do 30 czerwca sprawozdanie nie zostało zatwierdzone, powinna złożyć samo niezatwierdzone sprawozdanie finansowe do KRS do 15 lipca. Gdy organ zatwierdzający podejmie uchwałę później, sprawozdanie należy złożyć ponownie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, tym razem wraz z dokumentami wymaganymi po zatwierdzeniu, w szczególności uchwałą o zatwierdzeniu oraz uchwałą o podziale zysku albo pokryciu straty.

To oznacza, że w takim przypadku występują dwa odrębne obowiązki rejestrowe. Samo późniejsze złożenie kompletu dokumentów w ciągu 15 dni od spóźnionego zatwierdzenia nie naprawia wcześniejszego braku złożenia niezatwierdzonego sprawozdania po upływie sześciomiesięcznego terminu.

Czy spółka z o.o. składa sprawozdanie do urzędu skarbowego?

Spółka z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS co do zasady przekazuje e-sprawozdanie finansowe wyłącznie do KRS. Nie składa osobno tego samego rocznego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego tylko dlatego, że jest podatnikiem CIT.

Nie oznacza to jednak, że obowiązki podatkowe znikają. Osobno trzeba pilnować między innymi deklaracji CIT-8, korekt, informacji podatkowych i zapłaty należnego podatku. Jeżeli spóźnienie obejmuje któryś z tych obowiązków, należy ustalić, czy doszło do czynu objętego Kodeksem karnym skarbowym i czy istnieją warunki do skorzystania z czynnego żalu.

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania finansowego?

Za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W spółce z o.o. za kierownika jednostki uważa się członków zarządu, dlatego to na nich spoczywa ustawowy obowiązek dopilnowania prawidłowego wykonania czynności sprawozdawczych.

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych pracownikowi księgowości albo zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie przenosi automatycznie ustawowej odpowiedzialności z zarządu na księgowego. Może natomiast mieć znaczenie dla odpowiedzialności kontraktowej, pracowniczej lub odszkodowawczej wobec spółki.

Po stwierdzeniu opóźnienia księgowy lub biuro rachunkowe powinno niezwłocznie poinformować zarząd, przygotować brakujące dokumenty oraz udokumentować, kiedy wykryto uchybienie i jakie działania naprawcze podjęto.

Czynny żal a nieterminowe sprawozdanie finansowe

Czynny żal z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego służy uniknięciu kary za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe po spełnieniu ustawowych warunków. Nie jest jednak środkiem do usunięcia naruszenia polegającego na niezłożeniu sprawozdania finansowego do KRS.

Jeżeli problem dotyczy wyłącznie spóźnionego zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS, podstawowe znaczenie mają ustawa o rachunkowości i przepisy o KRS. Czynny żal może być rozważany dopiero wtedy, gdy równolegle wystąpiło naruszenie obowiązku podatkowego objętego Kodeksem karnym skarbowym, na przykład nieterminowe złożenie wymaganej deklaracji podatkowej.

Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS

Art. 79 ustawy o rachunkowości przewiduje, że niezłożenie we właściwym rejestrze sądowym wymaganych sprawozdań lub dokumentów może skutkować grzywną albo karą ograniczenia wolności. W przypadku spółki z o.o. ryzyko dotyczy osób, na których ciąży ustawowy obowiązek wykonania czynności sprawozdawczych.

Niezależnie od tej odpowiedzialności sąd rejestrowy może prowadzić postępowanie przymuszające. Po stwierdzeniu, że obowiązkowe dokumenty nie zostały złożone mimo upływu terminu, sąd co do zasady wzywa obowiązanych do ich złożenia w dodatkowym terminie 7 dni, pod rygorem grzywny. Jeżeli obowiązek nadal nie zostanie wykonany, sąd może zastosować środki przymuszające przewidziane w ustawie o KRS.

Dlatego nie warto czekać na wezwanie sądu. Złożenie zaległych dokumentów nie usuwa samego faktu wcześniejszego naruszenia, ale kończy stan niewykonywania obowiązku i ma znaczenie przy ocenie dalszych konsekwencji.

Jak ograniczyć ryzyko po opóźnieniu?

Najpierw trzeba ustalić, czy problem dotyczy tylko opóźnionej wysyłki, czy także braku zatwierdzenia sprawozdania w terminie. W pierwszym wariancie należy złożyć zaległy komplet dokumentów. W drugim trzeba sprawdzić, czy doszło również do pominięcia obowiązkowego pierwszego zgłoszenia niezatwierdzonego sprawozdania.

Następnie warto zachować potwierdzenie złożenia dokumentów, uchwały organu zatwierdzającego oraz krótką dokumentację przyczyn opóźnienia. Jeżeli sprawa obejmuje także CIT lub inne obowiązki podatkowe, należy oddzielnie zweryfikować deklaracje, należności publicznoprawne i ewentualne przesłanki czynnego żalu.

FAQ

Czym różni się opóźnienie w zatwierdzeniu od opóźnienia w wysłaniu sprawozdania?

Jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone w terminie, ale nie zostało wysłane, trzeba jak najszybciej złożyć zaległy komplet dokumentów. Jeżeli natomiast nie zostało zatwierdzone w terminie, powstaje dodatkowy obowiązek złożenia niezatwierdzonego sprawozdania w ciągu 15 dni po upływie terminu na zatwierdzenie, a następnie ponownego złożenia dokumentów po zatwierdzeniu.

Czy niezatwierdzone sprawozdanie finansowe naprawdę trzeba złożyć do KRS?

Tak. Wynika to wprost z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dla spółki z rokiem kalendarzowym, której sprawozdanie nie zostało zatwierdzone do 30 czerwca, pierwsze zgłoszenie powinno nastąpić co do zasady do 15 lipca.

Czy spóźnione sprawozdanie trzeba złożyć mimo upływu terminu?

Tak. Upływ terminu nie wygasza obowiązku. Zaległe dokumenty należy złożyć niezwłocznie, nawet jeżeli termin minął wiele dni lub tygodni wcześniej.

Czy czynny żal chroni przed karą za brak sprawozdania w KRS?

Nie. Czynny żal dotyczy czynów z Kodeksu karnego skarbowego. Nie zastępuje złożenia sprawozdania do KRS i nie uchyla odpowiedzialności przewidzianej w ustawie o rachunkowości.

Czy spółka z o.o. musi wysłać roczne sprawozdanie finansowe osobno do urzędu skarbowego?

Co do zasady nie, jeżeli jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS. E-sprawozdanie przekazuje do KRS, natomiast inne obowiązki podatkowe, w tym deklaracja CIT-8, pozostają odrębne.

Czy sąd rejestrowy zawsze od razu nakłada grzywnę?

Nie. Po stwierdzeniu braku obowiązkowych dokumentów sąd rejestrowy co do zasady najpierw wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin na ich złożenie pod rygorem grzywny. Brak reakcji na wezwanie zwiększa ryzyko zastosowania środków przymuszających.

Źródła

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 52, art. 53, art. 69 i art. 79 – tekst jednolity w ELI.

2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 24 – tekst jednolity w ELI.

3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 16 – tekst jednolity w ELI.