Nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego w spółce z o.o.

Co zrobić po spóźnieniu ze sprawozdaniem finansowym?

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone i zatwierdzone w terminie, ale nie zostało złożone do KRS, najważniejsze jest szybkie usunięcie zaległości. Samo opóźnienie nie znika, ale złożenie dokumentów przed wezwaniem sądu rejestrowego zwykle ogranicza ryzyko dalszych działań przymuszających.

W spółce z o.o. roczne sprawozdanie finansowe składa się elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Do zgłoszenia dołącza się w szczególności zatwierdzone sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty, a jeżeli spółka ma taki obowiązek także sprawozdanie z działalności i opinię biegłego rewidenta.

Jeżeli opóźnienie dotyczyło także deklaracji podatkowej, informacji podatkowej albo innego obowiązku wobec organu podatkowego, trzeba ocenić osobno, czy warto złożyć czynny żal. Nie należy jednak traktować czynnego żalu jako uniwersalnego pisma do wszystkich zaległości.

Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS

Sprawozdanie finansowe sporządza się zasadniczo w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdza w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy, typowo oznacza to sporządzenie sprawozdania do końca marca i zatwierdzenie do końca czerwca.

Po zatwierdzeniu sprawozdania biegnie odrębny termin na jego złożenie do KRS. Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik jednostki składa wymagane dokumenty we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone po terminie, 15-dniowy termin na złożenie dokumentów liczony jest od faktycznej daty zatwierdzenia. Nie oznacza to jednak, że wcześniejsze naruszenie terminów pozostaje bez znaczenia.

Czy spółka z o.o. składa sprawozdanie do urzędu skarbowego?

W przypadku spółki z o.o. wpisanej do KRS podstawowym obowiązkiem jest złożenie dokumentów finansowych do KRS. Obecnie co do zasady nie składa się już osobno rocznego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego tylko dlatego, że spółka jest podatnikiem CIT. Dokumenty złożone w KRS są przekazywane dalej do właściwego systemu podatkowego.

Inaczej może być w odniesieniu do podmiotów niewpisanych do KRS albo innych obowiązków podatkowych, takich jak deklaracja CIT-8, informacje podatkowe czy korekty rozliczeń. Dlatego przy opóźnieniu warto rozdzielić dwa problemy: zaległe dokumenty finansowe do KRS oraz ewentualne zaległości podatkowe.

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania finansowego?

Za wykonanie obowiązków z ustawy o rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest zarząd, a jeżeli zarząd jest wieloosobowy, odpowiedzialność obejmuje członków zarządu jako organ prowadzący sprawy spółki.

Powierzenie obsługi księgowej księgowemu albo biuru rachunkowemu nie przenosi automatycznie odpowiedzialności ustawowej z zarządu na księgowego. Może natomiast mieć znaczenie w relacji wewnętrznej, na przykład przy ocenie nienależytego wykonania umowy, odpowiedzialności pracowniczej albo regresu wobec biura rachunkowego.

Księgowy powinien zatem jak najszybciej poinformować zarząd o opóźnieniu, przygotować dokumenty do wysyłki i udokumentować, kiedy wykryto błąd oraz jakie działania naprawcze podjęto. W praktyce ma to znaczenie dowodowe, zwłaszcza gdy sąd rejestrowy albo organ podatkowy zapyta o przyczyny opóźnienia.

Czynny żal a nieterminowe sprawozdanie finansowe

Czynny żal wynika z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Jest to zawiadomienie organu powołanego do ścigania o popełnieniu czynu zabronionego, z ujawnieniem istotnych okoliczności sprawy. Jeżeli spełnione są ustawowe warunki, sprawca nie podlega karze za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.

Ważne jest jednak, że czynny żal działa w obszarze prawa karnego skarbowego. Opóźnienie w złożeniu sprawozdania finansowego do KRS jest co do zasady oceniane przede wszystkim przez pryzmat ustawy o rachunkowości i przepisów o KRS, a nie automatycznie jako czyn z Kodeksu karnego skarbowego.

Czynny żal może być potrzebny, jeżeli wraz ze spóźnionym sprawozdaniem wystąpiło naruszenie obowiązku podatkowego, na przykład niezłożenie deklaracji, nierzetelne ujawnienie podstawy opodatkowania albo inna zaległość objęta Kodeksem karnym skarbowym. Powinien zostać złożony zanim organ uzyska wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu i zanim rozpocznie czynności, które wyłączają jego skuteczność.

Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS

Ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego albo sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym. Zgodnie z art. 79 tej ustawy czyn taki może skutkować grzywną albo karą ograniczenia wolności.

Niezależnie od odpowiedzialności karnej z ustawy o rachunkowości sąd rejestrowy może prowadzić postępowanie przymuszające. W pierwszej kolejności sąd zwykle wzywa obowiązanych do złożenia brakujących dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem grzywny.

Jeżeli wezwanie pozostanie bez skutku, sąd rejestrowy może nakładać grzywny na osoby obowiązane. Grzywny mogą być ponawiane, a przy uporczywym niewykonywaniu obowiązków sprawa może prowadzić także do dalszych konsekwencji rejestrowych, w tym ustanowienia kuratora albo wszczęcia procedur dotyczących bytu prawnego podmiotu, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

Jak ograniczyć ryzyko po opóźnieniu?

Po wykryciu opóźnienia warto działać w uporządkowany sposób. Po pierwsze, należy sprawdzić, czy sprawozdanie zostało prawidłowo podpisane i zatwierdzone. Po drugie, trzeba złożyć komplet dokumentów do KRS. Po trzecie, należy zachować urzędowe poświadczenie odbioru lub inne potwierdzenie skutecznego zgłoszenia.

Jeżeli opóźnienie było wynikiem błędu organizacyjnego, dobrze przygotować krótką notatkę wewnętrzną: kiedy wykryto uchybienie, kto odpowiadał za wysyłkę, jakie działania podjęto i czy wystąpiły skutki podatkowe. Taka dokumentacja może pomóc przy wyjaśnieniach przed zarządem, wspólnikami, sądem rejestrowym albo ubezpieczycielem biura rachunkowego.

Nie warto czekać na wezwanie z KRS. Dobrowolne i szybkie złożenie dokumentów jest zwykle najlepszym argumentem za tym, że opóźnienie miało charakter incydentalny i nie służyło ukryciu sytuacji finansowej spółki.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji spółka powinna jak najszybciej złożyć zaległe sprawozdanie finansowe do KRS. Jeżeli spółka jest wpisana do KRS, samo roczne sprawozdanie finansowe zasadniczo nie wymaga odrębnego składania do urzędu skarbowego. Trzeba jednak sprawdzić, czy nie doszło do opóźnienia w innych obowiązkach podatkowych.

Czynny żal może być przydatny wyłącznie wtedy, gdy w sprawie występuje ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej. Za obowiązki sprawozdawcze w spółce z o.o. odpowiada przede wszystkim zarząd, natomiast księgowy lub biuro rachunkowe mogą odpowiadać wobec spółki na podstawie umowy, stosunku pracy albo zasad odpowiedzialności cywilnej.

FAQ

Czy spóźnione sprawozdanie finansowe trzeba złożyć mimo upływu terminu?

Tak. Upływ terminu nie zwalnia spółki z obowiązku złożenia dokumentów. Zaległe sprawozdanie należy złożyć jak najszybciej, najlepiej zanim sąd rejestrowy wyśle wezwanie.

Czy czynny żal chroni przed karą za brak sprawozdania w KRS?

Nie wprost. Czynny żal dotyczy odpowiedzialności karnej skarbowej na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Brak sprawozdania w KRS jest oceniany przede wszystkim na podstawie ustawy o rachunkowości i przepisów o KRS.

Czy księgowy odpowiada za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Ustawowo za obowiązki sprawozdawcze odpowiada kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. zarząd. Księgowy może jednak ponosić odpowiedzialność wobec spółki, jeżeli z umowy, zakresu obowiązków albo okoliczności wynika, że miał wykonać konkretną czynność i jej nie wykonał.

Czy spółka z o.o. musi wysłać sprawozdanie finansowe osobno do urzędu skarbowego?

Co do zasady spółka wpisana do KRS składa sprawozdanie finansowe do KRS, a dokumenty są przekazywane dalej do systemu podatkowego. Trzeba jednak osobno sprawdzić inne obowiązki podatkowe, w szczególności deklaracje i informacje podatkowe.

Czy sąd rejestrowy zawsze nakłada grzywnę za opóźnienie?

Nie zawsze. Sąd może najpierw wezwać do złożenia dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem grzywny. Dobrowolne uzupełnienie braków przed wezwaniem albo szybka reakcja po wezwaniu zwykle zmniejsza ryzyko dalszych konsekwencji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930

2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 52, art. 53, art. 69 i art. 79

3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności przepisy o postępowaniu przymuszającym