Jak rozliczyć umowę-zlecenie i najem mieszkania?

Najem prywatny a umowa-zlecenie

Jeżeli wynajmuje Pani mieszkanie poza działalnością gospodarczą, jest to najem prywatny. Aktualnie taki najem nie może być opodatkowany według skali podatkowej. Podstawową i obowiązkową formą rozliczenia jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

To ważna zmiana w stosunku do starszych zasad. W prywatnym najmie nie rozlicza się już podatku od dochodu, czyli różnicy między czynszem a kosztami. Podatek oblicza się od przychodu, czyli co do zasady od czynszu faktycznie otrzymanego od najemcy albo postawionego do Pani dyspozycji.

Umowa-zlecenie jest natomiast odrębnym źródłem przychodu. Jeśli zleceniodawca jest płatnikiem, pobiera zaliczki na podatek według skali podatkowej i po zakończeniu roku wystawia informację PIT-11. Na jej podstawie rozlicza się zwykle PIT-37.

Czy można odliczyć kwotę wolną od podatku od najmu?

Nie. Kwota wolna od podatku nie obniża ryczałtu od prywatnego najmu. Ryczałt jest podatkiem liczonym od przychodu, a nie od dochodu opodatkowanego według skali. Nie stosuje się więc mechanizmu kwoty wolnej ani kwoty zmniejszającej podatek.

Kwota wolna może mieć znaczenie przy rozliczeniu umowy-zlecenia, ponieważ zlecenie jest opodatkowane według skali podatkowej. Jeżeli złożyła Pani zleceniodawcy odpowiednie oświadczenie, płatnik może uwzględniać część kwoty zmniejszającej podatek już przy miesięcznych zaliczkach. Jeżeli nie, rozliczenie nastąpi w zeznaniu rocznym.

Nie należy więc pomniejszać miesięcznej wpłaty ryczałtu z najmu o kwotę wolną. Takie działanie może spowodować zaległość podatkową i konieczność zapłaty odsetek.

Co jest przychodem z najmu

Przychodem z najmu jest przede wszystkim czynsz należny wynajmującemu, ale rozpoznawany według zasady kasowej, czyli dopiero po jego otrzymaniu albo postawieniu do dyspozycji. Jeżeli najemca nie zapłacił czynszu, co do zasady nie powstaje jeszcze przychód do opodatkowania ryczałtem.

Do przychodu nie powinny być wliczane kwoty, które najemca ponosi na własny rachunek, np. opłaty za media, czynsz administracyjny czy wywóz odpadów, jeżeli z umowy jasno wynika, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia, a wynajmujący jedynie pośredniczy w przekazaniu tych kwot.

Jeżeli jednak umowa przewiduje jedną łączną kwotę płaconą właścicielowi, bez wyraźnego rozdzielenia czynszu najmu i opłat niezależnych, urząd skarbowy może oczekiwać opodatkowania całej otrzymanej kwoty. Dlatego w umowie warto precyzyjnie rozdzielić czynsz należny właścicielowi od opłat eksploatacyjnych.

Kaucja zabezpieczająca nie jest przychodem w chwili jej otrzymania, jeżeli ma charakter zwrotny. Może stać się przychodem dopiero wtedy, gdy zostanie zatrzymana, np. na poczet zaległego czynszu lub napraw obciążających najemcę.

Stawka ryczałtu i terminy płatności

Ryczałt od prywatnego najmu wynosi 8,5% przychodu do limitu 100 000 zł rocznie. Od nadwyżki ponad ten limit stosuje się stawkę 12,5%. Limit dotyczy przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy i podobnych umów rozliczanych ryczałtem.

Podatek wpłaca się co do zasady miesięcznie, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano czynsz. Ryczałt za grudzień płaci się w terminie złożenia zeznania rocznego PIT-28. W praktyce wpłaty dokonuje się na indywidualny mikrorachunek podatkowy.

Nie składa się odrębnego oświadczenia o wyborze ryczałtu dla najmu prywatnego, ponieważ ta forma opodatkowania jest obecnie zasadą. Wyjątki i dodatkowe obowiązki mogą pojawić się przy najmie prowadzonym w ramach działalności gospodarczej albo przy rozliczaniu najmu przez małżonków.

Czy przychód z najmu łączy się z umową-zleceniem?

Przychód z prywatnego najmu opodatkowany ryczałtem nie łączy się z dochodem z umowy-zlecenia opodatkowanym według skali. Oznacza to, że czynsz z najmu nie podwyższa podstawy opodatkowania zlecenia i nie wpływa na próg podatkowy w rozliczeniu według skali.

W praktyce składa się dwa zeznania roczne: PIT-28 dla najmu prywatnego oraz PIT-37 dla umowy-zlecenia, jeżeli zleceniodawca był polskim płatnikiem i nie występują inne okoliczności wymagające PIT-36. Jeżeli podatnik ma inne dochody rozliczane samodzielnie, działalność gospodarczą albo zagraniczne przychody, właściwy formularz może być inny.

Termin złożenia PIT-28 przypada w okresie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. PIT-37 również składa się zasadniczo do 30 kwietnia. Jeżeli termin przypada na dzień wolny, stosuje się reguły przesunięcia terminu wynikające z przepisów podatkowych.

Koszty najmu prywatnego po zmianie przepisów

Przy prywatnym najmie opodatkowanym ryczałtem nie można pomniejszyć przychodu o koszty. Nie odlicza się więc remontu, wyposażenia, prowizji pośrednika, odsetek od kredytu, ubezpieczenia lokalu, podatku od nieruchomości ani amortyzacji mieszkania.

Nie oznacza to jednak, że dokumenty są zbędne. Warto przechowywać umowę najmu, potwierdzenia przelewów, rozliczenia opłat i korespondencję z najemcą. Dokumenty pomagają wykazać, jaka część wpłat stanowiła czynsz, a jaka była jedynie zwrotem opłat ponoszonych przez najemcę.

Jak bezpiecznie rozliczać najem w praktyce

• w umowie wyraźnie oddziel czynsz dla właściciela od opłat administracyjnych i mediów,
• pobieraj czynsz przelewem albo zachowuj pokwitowania zapłaty gotówką,
• wpłacaj ryczałt terminowo na mikrorachunek podatkowy,
• nie pomniejszaj ryczałtu o kwotę wolną ani o koszty,
• po zakończeniu roku złóż PIT-28 dla najmu oraz właściwe zeznanie dla umowy-zlecenia.

FAQ

Czy mogę wybrać skalę podatkową dla prywatnego najmu?

Nie. Prywatny najem mieszkania jest obecnie rozliczany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa może mieć znaczenie przy innych dochodach, np. z umowy-zlecenia, ale nie przy prywatnym najmie.

Czy kwota wolna obniża podatek od najmu?

Nie. Kwota wolna dotyczy dochodów opodatkowanych według skali podatkowej. Ryczałt od najmu jest liczony od przychodu, dlatego nie pomniejsza się go o kwotę wolną ani o kwotę zmniejszającą podatek.

Czy przychód z najmu trzeba doliczyć do umowy-zlecenia?

Nie, jeśli jest to prywatny najem opodatkowany ryczałtem. Najem wykazuje się w PIT-28, a umowę-zlecenie zwykle w PIT-37. Przychód z najmu nie zwiększa dochodu ze zlecenia opodatkowanego według skali.

Czy od ryczałtu można odliczyć remont mieszkania?

Nie. Przy ryczałcie od najmu prywatnego nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodu. Remont, wyposażenie, prowizja pośrednika i odsetki od kredytu nie obniżają podstawy opodatkowania.

Czy media płacone przez najemcę są opodatkowane?

Nie powinny być opodatkowane po stronie wynajmującego, jeżeli z umowy wynika, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia, a wynajmujący tylko przekazuje lub rozlicza te kwoty. Warto zapisać to wyraźnie w umowie.

Jaki PIT złożyć przy umowie-zleceniu i najmie?

Najczęściej składa się PIT-37 dla umowy-zlecenia oraz PIT-28 dla prywatnego najmu. Jeżeli podatnik ma inne źródła przychodów albo szczególną sytuację podatkową, formularz może wymagać indywidualnej weryfikacji.

Podsumowanie

Przy połączeniu umowy-zlecenia i prywatnego najmu mieszkania kluczowe jest rozdzielenie dwóch sposobów opodatkowania. Zlecenie jest zasadniczo rozliczane według skali podatkowej, z możliwością zastosowania kwoty wolnej w rozliczeniu rocznym albo przez płatnika po złożeniu odpowiedniego oświadczenia. Najem prywatny rozlicza się natomiast ryczałtem, bez kosztów i bez kwoty wolnej.

Nie należy więc obliczać podatku od najmu tak, jak dawniej przy zasadach ogólnych. Trzeba ustalić przychód z czynszu, zastosować właściwą stawkę ryczałtu, terminowo wpłacać podatek i złożyć PIT-28. Umowę-zlecenie rozlicza się oddzielnie, zwykle w PIT-37.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930