Autor: Adam Dąbrowski
W roku 2015 aktem notarialnym do wcześniejszej umowy spółki z o.o. dokonano sprzedaży udziałów jednego ze wspólników – założycieli spółki (1 udział na 1000). Niestety spółka nie zgłosiła tej zmiany do KRS, a temat wyszedł teraz przy okazji kolejnej aktualizacji umowy spółki. Chcemy teraz poprawnie zgłosić zmianę w elektronicznym systemie PRS. Czy powinniśmy załączyć również ten archiwalny akt sprzedaży udziałów plus dołączyć nowy akt? A może stary akt z roku 2015 stracił ważność i KRS go nie przyjmie? Jakie wyjście mamy w tej sytuacji? Czy mamy sporządzić nowy akt sprzedaży, czy też dołączyć dla KRS stary akt, nowy akt i nowy ujednolicony akt umowy spółki? Czy dołączanie jednolitego aktu umowy spółki jest w tej chwili w ogóle konieczne przy wniosku o zmianę do KRS?
Zbycie udziałów w spółce z o.o. co do zasady wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie. Datą zawarcia ww. umowy jest data notarialnego potwierdzenia podpisów stron tej umowy. Dla potrzeb zostania wspólnikiem po nabyciu samo zawarcie umowy to za mało.
Spółka musi uzyskać wiedzę, że nabywca stał się właścicielem jej udziałów. Konieczne jest więc zawiadomienie spółki o zawarciu takiej transakcji. Stosownie do postanowień art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych „o przejściu udziału, jego części lub ułamkowej części udziału na inną osobę oraz o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału zainteresowani zawiadamiają spółkę, przedstawiając dowód przejścia bądź ustanowienia zastawu lub użytkowania”.
Zawiadomienie o sprzedaży udziałów jest kwestią tylko formalną. Wiążą się jednak z nią istotne dla nabywcy skutki. Przejście udziału – a więc zmiana właściciela z poprzedniego udziałowca na nowego – jest skuteczne wobec spółki dopiero od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym fakcie wraz z dowodem dokonania czynności.
Tak długo, jak długo jedna strona umowy zbycia nie zawiadomi spółki o sprzedaży udziałów, a spółka nie wpisze nabywcy do księgi udziałów – dotychczasowy wspólnik będzie traktowany przez spółkę jako udziałowiec, a nie nabywca.
Uwaga – nie oznacza to, że nabywca nie stał się właścicielem. Jesteś właścicielem udziałów i ma roszczenia z tym związane, ale wobec spółki za udziałowca uprawnionego do wykonywania uprawnień związanych z tymi udziałami jest traktowany dotychczasowy ich właściciel.
W regulacjach kodeksowych brak jest szczególnej formy, w jakiej powinno zostać doręczone omawiane zawiadomienie.
Sąd Najwyższy wprost wskazał, że „zawiadomienie, o którym mowa w art. 187 § 1 KSH, nie wymaga żadnej szczególnej formy może być zatem dokonane w każdy możliwy sposób” (sprawdź w wyroku z dnia 30 marca 2012 r., sygn. akt III CSK 232/11).
Nie wystarczy samo zawiadomienie spółki. Konieczne jest przedstawienie przez osobę zainteresowanego dowodu przejścia udziału. Dowód przejścia udziału z natury rzeczy musi być dowodem pisemnym, np. oryginałem umowy sprzedaży udziałów.
Warunkiem skuteczności prawidłowego zawiadomienia jest przedłożenie spółce dowodu przejścia udziału. Nie musi on być doręczony w tym samym czasie co zawiadomienie, jednak zawiadomienie wywołuje skutki wobec spółki dopiero z chwilą przedłożenia Spółce dowodu przejścia. Uznać więc należy, że samo zawiadomienie Spółki o przejściu udziału bez przedłużenia odpowiedniego dokumentu powoduje, że zbycie jest bezskuteczne wobec spółki (art. 187 § 1 zd. 2 Kodeksu), co nierzadko może rodzić szereg problemów natury prawnej.
Od momentu otrzymania przez spółkę od jednego z zainteresowanych prawidłowego zawiadomienia o przejściu udziału (z dowodem przejścia) przejście udziałów jest skuteczne wobec spółki. Oznacza to, że wobec samej spółki dotychczasowy wspólnik traci ten status, a wspólnikiem staje się nabywca, który wstępuje we wszelkie prawa i obowiązki nabywcy.
W doktrynie istnieje jednolity pogląd, że do chwili otrzymania zawiadomienia spółka i zbywający wspólnik muszą zachowywać się tak, jakby zbycie udziału nie miało miejsca. Innymi słowy wobec spółki wspólnikiem jest nadal zbywca udziałów.
Prawdopodobnie nabywca brał udział w ZW spółki oraz jej jedyny wspólnik był członkiem zarządu. Oznaczałoby, to, że spółka pozyskała wiedzę o zbyciu udziału. Powinna ujawnić to w księdze udziałów oraz zgłosić do KRS.
Do rejestru przedsiębiorców KRS wpisywani są wspólnicy posiadający udziały stanowiące co najmniej 10% kapitału zakładowego spółki. Jeżeli zatem w wyniku danej transakcji:
W odniesieniu do zbywcy możliwe są dwa warianty. Pierwszym będzie wykreślenie jego danych z KRS, drugim zmiana informacji o liczbie posiadanych udziałów. Ten ostatni przypadek wystąpi, gdy pomimo sprzedaży części udziałów, będziesz posiadał nadal co najmniej 10% udział w kapitale zakładowym.
W opisanej sytuacji dotychczasowy wspólnik posiadał nadal ponad 10% udziałów w kapitale zakładowym. Stan jego posiadania uległ zmianie. Zmiana powinna być zgłoszona do KRS.
Zgłaszając sprzedaż udziałów, trzeba do formularzy dołączyć jeszcze kilka załączników, którymi są:
Wniosek o zmianę danych wspólników podpisywany jest przez zarząd. Wniosku takiego nie mogą złożyć wspólnicy.
Zarząd powinien złożyć wniosek w terminie 7 dni od poinformowania go o transakcji sprzedaży udziałów. Po otrzymaniu takiej informacji zarząd wprowadza również zmiany w księdze udziałów.
Skutku w postaci nieważności umowy zbycia udziałów z powodu niezgłoszenia tego faktu do KRS przepisy nie przewidują. Aby tak się stało, konieczne byłoby wytoczenie powództwa o uznanie umowy za nieważną i uzyskanie stosownego orzeczenia sądowego.
Brak zgłoszenia do KRS nie powoduje nieważności umowy zbycia oraz nie niweluje faktu, że spółka ma nowego wspólnika (po jej zawiadomieniu i przedłożeniu dowodu zbycia/nabycia).
Przedsiębiorcy, którzy nie aktualizują danych, ograniczając się jedynie np. do składania rocznych sprawozdań finansowych, mogą narazić się na przykre tego następstwa. Tytułem przykładu:
Zmiana umowy spółki wymaga bezwzględnego zgłoszenia do KRS. Wprowadzone zmiany są skuteczne dopiero po ich wpisaniu do KRS.
Stosownie do ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym:
„Art. 9.4. Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych”.
Jak więc widać, ustalenie tekstu jednolitego o zmianie umowy jest konieczne. Jeśli w porządku obrad zgromadzenia wspólników uwzględniono ustalenie tekstu jednolitego umowy spółki to tekst jednolity przygotuje notariusz. Zamieści go od razu w protokole notarialnym ze zgromadzenia wspólników.
Nie jest to jednak konieczne, ponieważ nie ma obowiązku, aby tekst jednolity był w formie notarialnej. Protokołu notarialnego wymaga jedynie zgromadzenie wspólników, na którym podejmujecie uchwałę o zmianie umowy.
Można zatem sporządzić tekst jednolity umowy spółki samodzielnie w formie zwykłej pisemnej. Jakiekolwiek zmiany umowy wymagają uchwały zgromadzenia wspólników w protokole notarialnym. I tylko te zmiany uwzględnia się później w tekście jednolitym umowy spółki. Po sporządzeniu tekstu jednolitego, proponuję na pierwszej stronie wpisać „Tekst jednolity umowy spółki z dnia …”. Z kolei na ostatniej stronie proponuję, aby podpisał się zarząd spółki. Tak przygotowany tekst jednolity umowy spółki załączacie do wniosku KRS o wpis zmiany.
Nie dotyczy to zmian umowy spółki dokonywanych za pośrednictwem systemu S24. Wówczas po podjęciu uchwały o zmianie umowy, tekst jednolity sporządzany jest od razu w systemie i załączany do wniosku o wpis w KRS.
Reasumując:
Niezgłoszenie sprzedaży udziałów w spółce z o.o. do KRS może powodować komplikacje prawne i ograniczenia dla nowego wspólnika. Aby uniknąć problemów, należy dołączyć do wniosku zarówno archiwalny akt sprzedaży, jak i nową listę wspólników oraz jednolity tekst umowy spółki. Skuteczne zgłoszenie zmian do KRS jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania spółki i zapewnienia pełnych praw wspólnikom.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług porad prawnych online oraz sporządzania pism – szybka i profesjonalna pomoc prawna na wyciągnięcie ręki. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać fachowe wsparcie i rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.
1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 marca 2012 r., sygn. akt III CSK 232/1
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją spawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
Indywidualne Porady Prawne
Zapytaj prawnika