Niezgłoszenie sprzedaży udziałów spółki do KRS - co zrobić?

Zbycie udziałów przez spółkę

Zbycie udziałów w spółce z o.o. co do zasady wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie. Datą zawarcia ww. umowy jest data notarialnego potwierdzenia podpisów stron tej umowy. Dla potrzeb zostania wspólnikiem po nabyciu samo zawarcie umowy to za mało.

Zawiadomienie spółki

Spółka musi uzyskać wiedzę, że nabywca stał się właścicielem jej udziałów. Konieczne jest więc zawiadomienie spółki o zawarciu takiej transakcji. Stosownie do postanowień art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych „o przejściu udziału, jego części lub ułamkowej części udziału na inną osobę oraz o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału zainteresowani zawiadamiają spółkę, przedstawiając dowód przejścia bądź ustanowienia zastawu lub użytkowania”.

Zawiadomienie o sprzedaży udziałów jest kwestią tylko formalną. Wiążą się jednak z nią istotne dla nabywcy skutki. Przejście udziału – a więc zmiana właściciela z poprzedniego udziałowca na nowego – jest skuteczne wobec spółki dopiero od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym fakcie wraz z dowodem dokonania czynności.

Tak długo, jak długo jedna strona umowy zbycia nie zawiadomi spółki o sprzedaży udziałów, a spółka nie wpisze nabywcy do księgi udziałów – dotychczasowy wspólnik będzie traktowany przez spółkę jako udziałowiec, a nie nabywca.

Uwaga – nie oznacza to, że nabywca nie stał się właścicielem. Jesteś właścicielem udziałów i ma roszczenia z tym związane, ale wobec spółki za udziałowca uprawnionego do wykonywania uprawnień związanych z tymi udziałami jest traktowany dotychczasowy ich właściciel.

W regulacjach kodeksowych brak jest szczególnej formy, w jakiej powinno zostać doręczone omawiane zawiadomienie.

Sąd Najwyższy wprost wskazał, że „zawiadomienie, o którym mowa w art. 187 § 1 KSH, nie wymaga żadnej szczególnej formy może być zatem dokonane w każdy możliwy sposób” (sprawdź w wyroku z dnia 30 marca 2012 r., sygn. akt III CSK 232/11).

Dowód przejścia udziału

Nie wystarczy samo zawiadomienie spółki. Konieczne jest przedstawienie przez osobę zainteresowanego dowodu przejścia udziału. Dowód przejścia udziału z natury rzeczy musi być dowodem pisemnym, np. oryginałem umowy sprzedaży udziałów.

Warunkiem skuteczności prawidłowego zawiadomienia jest przedłożenie spółce dowodu przejścia udziału. Nie musi on być doręczony w tym samym czasie co zawiadomienie, jednak zawiadomienie wywołuje skutki wobec spółki dopiero z chwilą przedłożenia Spółce dowodu przejścia. Uznać więc należy, że samo zawiadomienie Spółki o przejściu udziału bez przedłużenia odpowiedniego dokumentu powoduje, że zbycie jest bezskuteczne wobec spółki (art. 187 § 1 zd. 2 Kodeksu), co nierzadko może rodzić szereg problemów natury prawnej.

Od momentu otrzymania przez spółkę od jednego z zainteresowanych prawidłowego zawiadomienia o przejściu udziału (z dowodem przejścia) przejście udziałów jest skuteczne wobec spółki. Oznacza to, że wobec samej spółki dotychczasowy wspólnik traci ten status, a wspólnikiem staje się nabywca, który wstępuje we wszelkie prawa i obowiązki nabywcy.

W doktrynie istnieje jednolity pogląd, że do chwili otrzymania zawiadomienia spółka i zbywający wspólnik muszą zachowywać się tak, jakby zbycie udziału nie miało miejsca. Innymi słowy wobec spółki wspólnikiem jest nadal zbywca udziałów.

Rejestr KRS

Prawdopodobnie nabywca brał udział w ZW spółki oraz jej jedyny wspólnik był członkiem zarządu. Oznaczałoby, to, że spółka pozyskała wiedzę o zbyciu udziału. Powinna ujawnić to w księdze udziałów oraz zgłosić do KRS.

Do rejestru przedsiębiorców KRS wpisywani są wspólnicy posiadający udziały stanowiące co najmniej 10% kapitału zakładowego spółki. Jeżeli zatem w wyniku danej transakcji:

• nabywca posiadać będzie udziały stanowiące co najmniej 10% (łącznie z posiadanymi dotychczas udziałami) lub
• zbywca udziałów posiadał przed sprzedażą udziały stanowiące co najmniej 10%
  – konieczne stanie się zgłoszenie sprzedaży do rejestru.

W odniesieniu do zbywcy możliwe są dwa warianty. Pierwszym będzie wykreślenie jego danych z KRS, drugim zmiana informacji o liczbie posiadanych udziałów. Ten ostatni przypadek wystąpi, gdy pomimo sprzedaży części udziałów, będziesz posiadał nadal co najmniej 10% udział w kapitale zakładowym.

W opisanej sytuacji dotychczasowy wspólnik posiadał nadal ponad 10% udziałów w kapitale zakładowym. Stan jego posiadania uległ zmianie. Zmiana powinna być zgłoszona do KRS.

Zgłaszając sprzedaż udziałów, trzeba do formularzy dołączyć jeszcze kilka załączników, którymi są:

1. Nowa lista wspólników, która uwzględnia stan po wykonaniu umowy sprzedaży udziałów. Listę wspólników muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu spółki z o.o.
2. Dokument, z którego wynika zmiana w składzie wspólników lub ilości posiadanych przez nich udziałów. Dokumentem takim może być umowa sprzedaży udziałów. Jeżeli nie chce się jej składać do akt rejestrowych spółki, można posłużyć się wyciągiem z umowy sporządzonym przez notariusza. Zawierać on powinien co najmniej oznaczenie stron oraz ilości udziałów objętych umową. Jeżeli do wniosku nie dołączy się żadnego z tych dokumentów, sąd wezwie do uzupełnienia braków formalnych,

Wniosek o zmianę danych wspólników podpisywany jest przez zarząd. Wniosku takiego nie mogą złożyć wspólnicy.

Zarząd powinien złożyć wniosek w terminie 7 dni od poinformowania go o transakcji sprzedaży udziałów. Po otrzymaniu takiej informacji zarząd wprowadza również zmiany w księdze udziałów.

Skutku w postaci nieważności umowy zbycia udziałów z powodu niezgłoszenia tego faktu do KRS przepisy nie przewidują. Aby tak się stało, konieczne byłoby wytoczenie powództwa o uznanie umowy za nieważną i uzyskanie stosownego orzeczenia sądowego.

Brak zgłoszenia do KRS nie powoduje nieważności umowy zbycia oraz nie niweluje faktu, że spółka ma nowego wspólnika (po jej zawiadomieniu i przedłożeniu dowodu zbycia/nabycia).

Brak zgłaszania danych do systemu PRS

Przedsiębiorcy, którzy nie aktualizują danych, ograniczając się jedynie np. do składania rocznych sprawozdań finansowych, mogą narazić się na przykre tego następstwa. Tytułem przykładu:

• niezgłoszenie rejestracji sp. z o.o. w terminie 6 miesięcy od daty zawarcia umowy spółki powoduje, iż umowa spółki ulega rozwiązaniu,
• jeśli podjęto uchwałę o zmianie umowy spółki a zmiana ta nie została zgłoszona do KRS-u w terminie 6 miesięcy od daty jej podjęcia, uchwała ta traci moc;
• tożsame konsekwencje ustawodawca przewidział w stosunku do spółki z o.o., której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca, czyli w tzw. trybie S24, w tym jednak przypadku znacznemu skróceniu uległ termin na dokonanie czynności i wynosi on odpowiednio 7 dni od zawarcia umowy lub zmiany umowy spółki.

Zmiana umowy spółki wymaga bezwzględnego zgłoszenia do KRS. Wprowadzone zmiany są skuteczne dopiero po ich wpisaniu do KRS.

Zmiana umowy spółki

Stosownie do ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym:

„Art. 9.4. Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych”.

Jak więc widać, ustalenie tekstu jednolitego o zmianie umowy jest konieczne. Jeśli w porządku obrad zgromadzenia wspólników uwzględniono ustalenie tekstu jednolitego umowy spółki to tekst jednolity przygotuje notariusz. Zamieści go od razu w protokole notarialnym ze zgromadzenia wspólników.

Nie jest to jednak konieczne, ponieważ nie ma obowiązku, aby tekst jednolity był w formie notarialnej. Protokołu notarialnego wymaga jedynie zgromadzenie wspólników, na którym podejmujecie uchwałę o zmianie umowy.

Można zatem sporządzić tekst jednolity umowy spółki samodzielnie w formie zwykłej pisemnej. Jakiekolwiek zmiany umowy wymagają uchwały zgromadzenia wspólników w protokole notarialnym. I tylko te zmiany uwzględnia się później w tekście jednolitym umowy spółki.  Po sporządzeniu tekstu jednolitego, proponuję na pierwszej stronie wpisać „Tekst jednolity umowy spółki z dnia …”. Z kolei na ostatniej stronie proponuję, aby podpisał się zarząd spółki. Tak przygotowany tekst jednolity umowy spółki załączacie do wniosku KRS o wpis zmiany.

Nie dotyczy to zmian umowy spółki dokonywanych za pośrednictwem systemu S24. Wówczas po podjęciu uchwały o zmianie umowy, tekst jednolity sporządzany jest od razu w systemie i załączany do wniosku o wpis w KRS.

Reasumując:

1. nie ma potrzeby sporządzania nowej umowy zbycia jednego udziału,
2. konieczne jest dołączenie do wniosku o wpis zmian umowy zbycia 1 udziału z roku 2015 oraz listy wspólników po zbyciu,
3. konieczne jest załączenie uchwały w zakresie dokonanej zmiany umowy spółki (akt notarialny),
4. konieczne jest sporządzenie tekstu jednolitego umowy spółki po jej zmianach, jakie były dokonane od czasu jej pierwotnego zawarcia,
5. konieczne jest załączenie do wniosku o wpis do KRS tekstu jednolitego umowy spółki.