Kupno lokalu użytkowego na firmę a VAT

Zakup lokalu użytkowego do działalności gospodarczej

W jednoosobowej działalności gospodarczej „firma” nie jest odrębną osobą prawną od przedsiębiorcy. Lokal nabywa więc osoba fizyczna, ale może on być wykorzystywany w działalności i ujęty w ewidencji środków trwałych, jeżeli jest kompletny, zdatny do używania, przewidywany okres używania przekracza rok i ma służyć działalności gospodarczej.

Z punktu widzenia podatku dochodowego zasadniczo nie jest rozstrzygające samo sformułowanie w akcie notarialnym, że lokal jest kupowany „na firmę”. Istotne jest, czy lokal faktycznie zostanie przeznaczony do działalności, prawidłowo udokumentowany i wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przy odpłatnym nabyciu wartością początkową jest co do zasady cena nabycia, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania lokalu do używania, np. taksa notarialna, opłaty sądowe czy podatek od czynności cywilnoprawnych, jeżeli wystąpi.

Jeżeli lokal użytkowy zostanie kupiony prywatnie, a dopiero później wprowadzony do działalności, nadal może być amortyzowany jako środek trwały. Trzeba jednak zachować dokumenty zakupu i ustalić prawidłową wartość początkową. W praktyce prostsze podatkowo bywa nabycie od razu z zamiarem wykorzystywania w działalności, zwłaszcza gdy w grę wchodzi odliczenie VAT.

Zakup lokalu a VAT

To, czy lokal będzie sprzedawany z VAT, czy ze zwolnieniem z VAT, zależy przede wszystkim od statusu sprzedawcy i historii nieruchomości. W przypadku lokali używanych często trzeba analizować przepisy o zwolnieniu dostawy budynków, budowli lub ich części, w szczególności zasady dotyczące pierwszego zasiedlenia oraz możliwość rezygnacji ze zwolnienia, gdy strony spełniają warunki przewidziane w ustawie o VAT.

Status nabywcy nie przesądza samodzielnie o tym, czy sprzedawca naliczy VAT. Jeżeli jednak sprzedawca wystawi prawidłową fakturę z VAT, a Pani jako czynny podatnik VAT będzie wykorzystywać lokal do czynności opodatkowanych, podstawową zasadą jest prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Jeżeli lokal będzie służył czynnościom zwolnionym z VAT albo celom mieszanym, odliczenie może być wyłączone albo ograniczone.

W praktyce korzystne może być nabycie lokalu z VAT, gdy cena brutto jest akceptowalna, a nabywca ma pełne prawo do odliczenia. Nie oznacza to jednak, że każda faktura z VAT daje bezpieczne odliczenie. Trzeba sprawdzić, czy sprzedawca rzeczywiście miał podstawę do opodatkowania transakcji, czy faktura jest prawidłowa oraz czy lokal będzie służył działalności opodatkowanej.

Zakup prywatny i późniejsze wprowadzenie lokalu do firmy

Zakup jako osoba prywatna wraz z małżonkiem może być dopuszczalny, zwłaszcza gdy między małżonkami istnieje ustawowa wspólność majątkowa. Jeżeli lokal zostanie nabyty ze środków wspólnych w czasie trwania wspólności, zasadniczo wchodzi do majątku wspólnego małżonków. Nie wyklucza to wykorzystywania go w działalności jednego z małżonków.

Trzeba jednak odróżnić skutki w PIT od skutków w VAT. Późniejsze wprowadzenie lokalu do działalności może pozwolić na amortyzację, ale nie zawsze pozwoli na odliczenie VAT. Dla VAT znaczenie ma m.in. to, czy nabywca działał jako podatnik, czy transakcja była udokumentowana fakturą, czy faktura zawierała dane podatnika oraz czy już przy zakupie istniał związek z działalnością opodatkowaną.

Jeżeli celem jest odliczenie VAT, warto zadbać, aby już przy zakupie dokumenty wskazywały na związek lokalu z działalnością gospodarczą: faktura powinna zawierać dane podatnika i NIP, a przeznaczenie lokalu powinno być możliwe do wykazania w razie kontroli.

Czy można zapłacić z prywatnych pieniędzy albo z konta małżonka?

Jeżeli między małżonkami istnieje wspólność majątkowa, pieniądze zgromadzone na rachunku jednego z małżonków często należą do majątku wspólnego. Z perspektywy prawa cywilnego zapłata z takiego rachunku nie musi więc oznaczać, że lokal został sfinansowany z majątku odrębnego małżonka.

Podatkowo trzeba jednak zachować ostrożność. Przy transakcji między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł obowiązują ograniczenia dotyczące płatności gotówkowych. Zapłata gotówką albo w sposób niezgodny z wymogami dla płatności przedsiębiorców może spowodować, że wydatek nie będzie kosztem podatkowym w odpowiedniej części. Przy zakupie od czynnego podatnika VAT należy też zwrócić uwagę na rachunek z wykazu podatników VAT, potocznie nazywanego białą listą.

Dlatego przy zakupie lokalu użytkowego za kwotę przekraczającą 15 000 zł bezpieczniej przyjąć przelew bankowy, z czytelnym tytułem płatności, na rachunek sprzedawcy zgodny z wymogami podatkowymi. Jeżeli przelew ma wyjść z rachunku małżonka, warto wcześniej ustalić z księgowym lub doradcą, czy nie utrudni to wykazania prawa do kosztów i odliczenia VAT. W wielu przypadkach praktycznie najbezpieczniejsza jest płatność z rachunku przedsiębiorcy albo z rachunku wspólnego, przy zachowaniu pełnej dokumentacji.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem aktu notarialnego?

Przed zakupem lokalu do działalności warto sprawdzić co najmniej: status VAT sprzedawcy, podstawę opodatkowania albo zwolnienia transakcji, treść faktury, przeznaczenie lokalu w działalności, sposób finansowania, ewentualny obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych oraz możliwość zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów.

Jeżeli lokal ma być wykorzystywany wyłącznie do działalności opodatkowanej VAT, dokumenty powinny to potwierdzać. Jeżeli część lokalu będzie używana prywatnie albo do czynności zwolnionych, rozliczenia mogą wymagać proporcji lub korekt. W przypadku nieruchomości korekty VAT mogą mieć szczególnie istotne znaczenie, dlatego decyzji nie warto podejmować wyłącznie na podstawie ceny brutto.

FAQ

Czy lokal użytkowy lepiej kupić od razu na firmę?

Często jest to rozwiązanie prostsze dokumentacyjnie, zwłaszcza gdy nabywca chce odliczyć VAT. Nie zawsze jest jednak jedyną dopuszczalną opcją. Decyzja zależy od statusu VAT transakcji, sposobu finansowania, małżeńskiego ustroju majątkowego i planowanego wykorzystania lokalu.

Czy zakup prywatny wyklucza amortyzację?

Nie. Lokal użytkowy kupiony prywatnie może zostać później wprowadzony do działalności jako środek trwały, jeżeli spełnia ustawowe warunki. Trzeba jednak prawidłowo ustalić jego wartość początkową i posiadać dokumenty potwierdzające nabycie.

Czy można odliczyć VAT, jeśli w akcie notarialnym są oboje małżonkowie?

Może to być możliwe, ale wymaga szczególnej ostrożności. Dla odliczenia VAT ważne są przede wszystkim faktura, status podatnika, związek lokalu z działalnością opodatkowaną i faktyczne wykorzystanie lokalu. Najbezpieczniej zadbać, aby faktura zawierała dane przedsiębiorcy i jego NIP.

Czy za lokal można zapłacić gotówką?

Przy zakupie lokalu użytkowego kwota zwykle przekracza 15 000 zł. W takich przypadkach płatność gotówką między przedsiębiorcami może powodować negatywne skutki podatkowe. Co do zasady bezpieczniejszy jest przelew bankowy z prawidłowym opisem i na właściwy rachunek sprzedawcy.

Czy cena z VAT zawsze jest korzystniejsza dla podatnika VAT?

Nie zawsze. Cena z VAT może być korzystna, gdy nabywca ma prawo do odliczenia podatku i lokal będzie służył czynnościom opodatkowanym. Jeżeli odliczenie jest ograniczone albo transakcja została błędnie opodatkowana, korzyść może okazać się pozorna.

Podsumowanie

Przy zakupie lokalu użytkowego do jednoosobowej działalności nie należy kierować się wyłącznie tym, czy w akcie pojawi się określenie „na firmę”. Kluczowe znaczenie mają: status VAT transakcji, prawo do odliczenia, rzeczywiste wykorzystanie lokalu, prawidłowa faktura, sposób płatności oraz dokumenty potrzebne do wprowadzenia lokalu do ewidencji środków trwałych.

Jeżeli lokal ma służyć działalności opodatkowanej VAT, zakup z prawidłowo wykazanym VAT może być korzystny. Jeżeli lokal zostanie kupiony prywatnie, nadal można go wprowadzić do działalności i amortyzować, ale odliczenie VAT może być trudniejsze albo niemożliwe. Przy wspólności majątkowej środki małżonków mogą finansować zakup, jednak dla bezpieczeństwa podatkowego warto uporządkować dokumentację jeszcze przed podpisaniem aktu notarialnego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców