Odzyskanie dokumentów księgowych z biura

Czy biuro rachunkowe ma prawo zatrzymać dokumenty firmy?

Co do zasady nie. Dokumenty księgowe, podatkowe i firmowe przekazane do obsługi księgowej pozostają dokumentacją przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe wykonuje usługę, przechowuje dokumenty w związku z tą usługą i powinno je zwrócić po zakończeniu współpracy albo na żądanie klienta, chyba że strony w umowie skutecznie i wyraźnie uregulowały inny, zgodny z prawem sposób wydania lub archiwizacji.

W aktualnym stanie prawnym warto odwoływać się do art. 55¹ Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przedsiębiorstwo obejmuje między innymi księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Oznacza to, że dokumentacja księgowa jest elementem organizacyjnie związanym z działalnością firmy, a przedsiębiorca ma realny interes prawny w jej odzyskaniu.

W spółkach kapitałowych brak dostępu do ksiąg może dodatkowo utrudnić terminowe obowiązki rejestrowe, w tym uniknięcie problemów z nieterminowym złożeniem sprawozdania finansowego.

Podstawowym przepisem przy żądaniu zwrotu dokumentów jest art. 222 Kodeksu cywilnego. Wynika z niego, że właściciel może żądać od osoby, która faktycznie włada jego rzeczą, aby rzecz została mu wydana, chyba że tej osobie przysługuje skuteczne wobec właściciela uprawnienie do władania rzeczą. W praktyce biuro rachunkowe musiałoby wykazać konkretną podstawę prawną albo umowną dalszego zatrzymywania dokumentów.

Samo twierdzenie, że należy się dodatkowa opłata za przechowanie, zwykle nie wystarcza do zatrzymania dokumentów. Jeżeli biuro uważa, że przysługuje mu wynagrodzenie, powinno dochodzić zapłaty odrębnie, a nie blokować dokumentacji potrzebnej przedsiębiorcy do rozliczeń, kontroli podatkowej, zmiany księgowego albo prowadzenia działalności.

Jak przygotować wezwanie do wydania dokumentów?

Najpierw warto wysłać do biura rachunkowego pisemne wezwanie do wydania dokumentacji. Pismo powinno być konkretne, spokojne i oparte na faktach. Dobrze jest doręczyć je listem poleconym, kurierem, przez ePUAP, jeżeli adresat umożliwia taką komunikację, albo e-mailem z potwierdzeniem odbioru, jeśli strony używały takiej formy kontaktu.

W wezwaniu należy wskazać:

• dane przedsiębiorcy i biura rachunkowego,
• datę zakończenia współpracy albo podstawę żądania zwrotu dokumentów,
• zakres dokumentów, których wydania żądamy, na przykład faktury, deklaracje, JPK, ewidencje, księgi, umowy, korespondencję z urzędami, potwierdzenia zapłaty,
• rozsądny termin wydania dokumentów, na przykład kilka dni roboczych,
• sposób wydania dokumentacji, na przykład odbiór osobisty za pokwitowaniem, przesyłka kurierska albo przekazanie nowemu księgowemu,
• zapowiedź dalszych kroków prawnych w razie odmowy.

Dobrą praktyką jest przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego. W protokole warto wymienić teczki, segregatory, nośniki elektroniczne, pliki i okresy, których dokumenty dotyczą. Przy dokumentacji elektronicznej należy zadbać również o format plików, dostęp do systemów księgowych i kopie potwierdzające wysyłkę deklaracji lub plików JPK.

Co zrobić, gdy biuro nadal odmawia zwrotu?

Jeżeli biuro rachunkowe nie reaguje na wezwanie albo stawia warunki niemające podstawy w umowie, przedsiębiorca może rozważyć skierowanie sprawy na drogę sądową. Żądanie może dotyczyć wydania konkretnych dokumentów, a w pilnych sprawach warto omówić z prawnikiem także możliwość zabezpieczenia roszczenia.

W praktyce istotne jest zebranie dowodów. Należy zachować umowę z biurem, potwierdzenia przekazania dokumentów, korespondencję, faktury, potwierdzenia zapłaty, wypowiedzenie umowy i odpowiedzi biura. Im dokładniej da się wykazać, jakie dokumenty zostały przekazane i kiedy zażądano ich zwrotu, tym łatwiej dochodzić wydania dokumentacji.

Ukrywanie dokumentów księgowych a odpowiedzialność karna

Odmowa wydania dokumentów może mieć nie tylko znaczenie cywilne. Zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Nie każda zwłoka biura rachunkowego automatycznie oznacza przestępstwo. Odpowiedzialność karna wymaga oceny konkretnego zachowania, zamiaru i okoliczności sprawy. Jeżeli jednak biuro celowo czyni dokumenty niedostępnymi dla przedsiębiorcy, odmawia wskazania miejsca ich przechowywania, ignoruje pisemne wezwania albo grozi zniszczeniem dokumentacji, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa może być uzasadnione.

W zawiadomieniu należy opisać przebieg współpracy, wskazać, jakie dokumenty zostały przekazane, od kiedy biuro odmawia ich zwrotu oraz dołączyć kopie korespondencji. Warto unikać przesadnych sformułowań i skupić się na faktach, ponieważ organ ścigania będzie oceniał, czy zachowanie biura rzeczywiście wyczerpuje znamiona czynu zabronionego.

Czy biuro może żądać opłaty za archiwizację?

Opłata za archiwizację może być dopuszczalna, jeżeli wynika z umowy, regulaminu zaakceptowanego przez klienta albo odrębnego porozumienia. Nawet wtedy trzeba odróżnić samo roszczenie o zapłatę od prawa do zatrzymywania dokumentów. Spór o wynagrodzenie nie powinien pozbawiać przedsiębiorcy dostępu do jego dokumentacji, zwłaszcza gdy dokumenty są potrzebne do wykonania obowiązków podatkowych lub rachunkowych.

Jeżeli umowa przewiduje płatne przechowywanie dokumentów po zakończeniu współpracy, trzeba sprawdzić jej dokładne brzmienie: od kiedy opłata jest naliczana, jaka jest jej wysokość, czy klient został o niej poinformowany oraz czy biuro umożliwiało odbiór dokumentów. Niejasne postanowienia umowne nie powinny być interpretowane automatycznie na niekorzyść przedsiębiorcy.

Obowiązki przedsiębiorcy związane z dokumentacją

Odzyskanie dokumentów jest ważne nie tylko z powodów organizacyjnych. To przedsiębiorca, a w spółkach odpowiednie osoby odpowiedzialne za prowadzenie spraw i rachunkowość, muszą być w stanie wykazać prawidłowość rozliczeń, przedstawić dokumenty w razie kontroli i zadbać o ich przechowywanie przez wymagany okres.

Jeżeli dokumentacja dotyczy dawnych lat, przed jej zniszczeniem trzeba ustalić, czy okres przechowywania już upłynął. W praktyce znaczenie mogą mieć przepisy podatkowe, ustawa o rachunkowości, przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej oraz szczególne obowiązki wynikające z dotacji, projektów unijnych albo kontroli. Nie należy przyjmować automatycznie, że stare dokumenty można bezpiecznie usunąć.

Co zrobić krok po kroku?

1. Sprawdź umowę z biurem rachunkowym i zapisy dotyczące zwrotu oraz przechowywania dokumentów.
2. Sporządź listę dokumentów, których brakuje, z podziałem na okresy i rodzaje dokumentacji.
3. Wyślij pisemne wezwanie do wydania dokumentów, powołując się na prawo własności i art. 222 Kodeksu cywilnego.
4. Wyznacz rozsądny termin oraz zaproponuj sposób odbioru dokumentacji za protokołem.
5. Zabezpiecz dowody korespondencji i wcześniejszego przekazania dokumentów do biura.
6. W razie dalszej odmowy rozważ pozew o wydanie dokumentów, a przy celowym ukrywaniu także zawiadomienie organów ścigania.

Najczęstsze pytania

Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumenty za nieopłacone faktury?

Zasadniczo spór o zapłatę nie powinien blokować zwrotu dokumentów przedsiębiorcy. Biuro może dochodzić wynagrodzenia odrębnie, ale nie powinno wykorzystywać dokumentacji firmy jako środka nacisku, jeżeli nie ma wyraźnej i skutecznej podstawy prawnej.

Jaki termin wyznaczyć biuru na zwrot dokumentów?

Przepisy nie wskazują jednego uniwersalnego terminu dla każdej takiej sprawy. Termin powinien być rozsądny i realny, zależny od ilości dokumentów oraz sposobu ich przechowywania. W pilnych przypadkach można wskazać krótki termin i uzasadnić go konkretną potrzebą, na przykład kontrolą lub zmianą księgowego.

Czy można odebrać dokumenty przez nowego księgowego?

Tak, o ile przedsiębiorca upoważni nowego księgowego do odbioru dokumentacji. Upoważnienie powinno być pisemne i wskazywać zakres dokumentów, które mają zostać przekazane.

Czy zawiadomienie do prokuratury zawsze jest dobrym rozwiązaniem?

Nie zawsze. Najpierw warto ocenić, czy zachowanie biura rzeczywiście wskazuje na ukrywanie, usuwanie, niszczenie albo czynienie dokumentów bezużytecznymi. Jeżeli mamy do czynienia wyłącznie z nieporozumieniem organizacyjnym, skuteczniejsze może być precyzyjne wezwanie do wydania dokumentów.

Czy stare dokumenty księgowe też trzeba odzyskać?

Tak, jeżeli nadal mogą być potrzebne do rozliczeń, kontroli, sporów, projektów dotacyjnych lub obowiązków rachunkowych. Przed rezygnacją z odzyskania dokumentów trzeba ustalić, czy upłynęły wszystkie wymagane okresy przechowywania.

Podsumowanie

Przedsiębiorca ma prawo żądać zwrotu dokumentów księgowych od byłego biura rachunkowego. Najlepszym pierwszym krokiem jest pisemne wezwanie z powołaniem się na art. 222 Kodeksu cywilnego, dokładnym opisem dokumentów i terminem ich wydania. Jeżeli biuro nadal odmawia, można rozważyć postępowanie cywilne o wydanie dokumentacji, a w sytuacjach wskazujących na celowe ukrywanie lub niszczenie dokumentów także zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553

3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591