Nieodpłatne użyczenie lokalu na działalność gospodarczą

Czym jest nieodpłatne użyczenie lokalu?

Umowa użyczenia polega na tym, że użyczający pozwala drugiej osobie bezpłatnie używać rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony. W przypadku lokalu lub pokoju oznacza to zgodę właściciela na korzystanie z określonej powierzchni bez czynszu. W działalności rodzinnej podobny mechanizm może wystąpić przy użyczeniu myjni po darowiźnie.

Przy rozliczeniach PIT warto porównać także temat: lokal przedszkola.

Przy działalności gospodarczej najlepiej zawrzeć umowę na piśmie. Powinna wskazywać strony, adres lokalu, dokładnie określoną część oddaną do używania, cel użyczenia, czas trwania umowy, zasady ponoszenia opłat za media oraz możliwość jej wypowiedzenia. Pisemna umowa ułatwia także wykazanie adresu wykonywania działalności w CEIDG i wyjaśnienie sprawy w razie kontroli podatkowej.

PIT po stronie przedsiębiorcy korzystającego z lokalu

Dla przedsiębiorcy nieodpłatne korzystanie z cudzego lokalu może być przysporzeniem majątkowym, ponieważ nie ponosi on wydatku, który normalnie musiałby zapłacić jako czynsz najmu. W ustawie o PIT wartość nieodpłatnych świadczeń może stanowić przychód, także w działalności gospodarczej.

W sprawach rodzinnych istotne jest jednak zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT. Wolna od podatku jest wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I albo II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

Teściowie są zaliczani do I grupy podatkowej. Oznacza to, że gdy teściowie nieodpłatnie użyczają zięciowi lub synowej pokój na potrzeby jednoosobowej działalności gospodarczej, wartość tego użyczenia zasadniczo korzysta ze zwolnienia z PIT. Przedsiębiorca nie powinien więc wykazywać przychodu z tego tytułu tylko dlatego, że nie płaci rodzinie czynszu.

Czy teściowie zapłacą PIT od użyczenia lokalu?

Co do zasady właściciele lokalu nie uzyskują przychodu z samego faktu, że nieodpłatnie udostępniają komuś pokój. Nie otrzymują pieniędzy ani należnego czynszu, dlatego nie powstaje u nich przychód z najmu. Dawny art. 16 ustawy o PIT, który przewidywał ustalanie wartości czynszowej przy nieruchomościach odstąpionych bezpłatnie, został uchylony i obecnie nie jest podstawą do naliczania PIT.

Inaczej należałoby oceniać sytuację, gdy w rzeczywistości strony umawiają się na odpłatność, ale próbują ją ukryć pod nazwą użyczenia, albo gdy właściciel przerzuca na przedsiębiorcę wydatki w sposób odpowiadający czynszowi. Wtedy urząd skarbowy może badać rzeczywisty charakter rozliczeń.

Podatek od nieruchomości, VAT i PCC

Brak PIT nie oznacza, że w każdej sprawie nie ma żadnych skutków podatkowych. Jeżeli część budynku mieszkalnego jest faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej, właściciel powinien sprawdzić zasady podatku od nieruchomości w gminie. Dla części mieszkalnej zajętej na działalność mogą obowiązywać wyższe stawki niż dla zwykłej powierzchni mieszkalnej.

Znaczenie ma faktyczne wykorzystanie pomieszczenia. Inaczej wygląda okazjonalna praca przy biurku w pokoju mieszkalnym, a inaczej wydzielony gabinet, magazyn, warsztat albo pokój stale przeznaczony wyłącznie do obsługi działalności. Wątpliwości warto wyjaśnić z gminą, ponieważ podatek od nieruchomości rozlicza właściciel.

Przy prywatnym użyczeniu lokalu przez osoby fizyczne, które nie działają jako podatnicy VAT w tym zakresie, VAT zwykle nie występuje. Jeżeli jednak lokal należy do majątku firmowego właściciela albo właściciel jest podatnikiem VAT i wcześniej odliczał VAT związany z nieruchomością, potrzebna jest odrębna analiza. Sama umowa użyczenia nie jest natomiast czynnością wymienioną w katalogu czynności opodatkowanych PCC.

Koszty w działalności przy użyczonym lokalu

Skoro lokal jest użyczony nieodpłatnie, przedsiębiorca nie zalicza do kosztów podatkowych fikcyjnego czynszu, którego nie płaci. Może natomiast rozważyć ujęcie faktycznie ponoszonych wydatków związanych z działalnością, np. części opłat za media, internet czy eksploatację, jeżeli są należycie udokumentowane, pozostają w związku z przychodem i można ustalić racjonalną proporcję.

W umowie warto wyraźnie wskazać, czy biorący w użyczenie ponosi zwykłe koszty utrzymania użyczonej części lokalu, a jeżeli tak, to według jakiego sposobu rozliczenia. Zgodnie z zasadami użyczenia biorący powinien ponosić zwykłe koszty utrzymania rzeczy, chyba że strony uregulują konkretne rozliczenia dokładniej.

Czy lokal może zostać zajęty przez komornika albo wejść do masy upadłości?

Lokal, którego właścicielami są teściowie, nie staje się majątkiem przedsiębiorcy tylko dlatego, że przedsiębiorca prowadzi w nim działalność na podstawie umowy użyczenia. W razie upadłości do masy upadłości wchodzi majątek upadłego, a nie cudza nieruchomość oddana mu jedynie do używania.

Ryzyko praktyczne dotyczy jednak egzekucji z ruchomości. Jeżeli przedsiębiorca jest dłużnikiem i jako adres działalności wskazuje lokal teściów, komornik może pojawić się pod tym adresem w celu dokonania czynności. Nie powinien zajmować rzeczy, jeżeli z okoliczności wynika, że nie należą do dłużnika, ale w praktyce domownicy powinni mieć dokumenty potwierdzające własność cennych przedmiotów, np. faktury, umowy zakupu, potwierdzenia płatności, zdjęcia wyposażenia sprzed rozpoczęcia działalności.

Gdyby doszło do zajęcia rzeczy należącej do osoby trzeciej, właściciel może bronić swoich praw, w tym żądać zwolnienia przedmiotu spod egzekucji. Takich sporów lepiej jednak unikać przez dobrą dokumentację i rozdzielenie rzeczy firmowych od prywatnych domowników.

Co powinna zawierać umowa użyczenia lokalu?

Dobra umowa użyczenia nie musi być długa, ale powinna być precyzyjna. W praktyce warto ująć w niej: dane stron, tytuł prawny właścicieli do lokalu, opis użyczanej części, cel korzystania, zakaz oddawania lokalu innym osobom bez zgody właścicieli, zasady ponoszenia mediów, sposób wypowiedzenia, obowiązek zwrotu lokalu oraz zgodę na wskazanie adresu w CEIDG, jeżeli taka zgoda jest potrzebna.

Jeżeli działalność może wiązać się z klientami przychodzącymi do lokalu, magazynowaniem rzeczy, hałasem, reklamacjami, większym zużyciem mediów albo ryzykiem szkód, te elementy również powinny zostać opisane. Im bardziej działalność ingeruje w sposób korzystania z mieszkania, tym większe znaczenie ma jasna umowa.

FAQ

Czy użyczenie lokalu przez teściów trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Sama umowa użyczenia nie wymaga osobnego zgłoszenia do urzędu skarbowego jak umowa najmu. Jeżeli jednak lokal jest adresem działalności, należy prawidłowo wskazać go w CEIDG albo innych rejestrach. Właściciele powinni też ocenić, czy sposób korzystania z lokalu wpływa na podatek od nieruchomości.

Czy przedsiębiorca musi wykazać przychód z nieodpłatnego świadczenia?

Jeżeli lokal użyczają osoby z I albo II grupy podatkowej, np. rodzice, teściowie, dzieci lub rodzeństwo, wartość świadczenia co do zasady korzysta ze zwolnienia z PIT. Przy użyczeniu od osoby niespokrewnionej albo spoza tych grup może powstać przychód do opodatkowania.

Czy teściowie zapłacą podatek, skoro nie pobierają czynszu?

Co do zasady nie zapłacą PIT od czynszu, którego faktycznie nie otrzymują. Trzeba jednak osobno sprawdzić podatek od nieruchomości, jeżeli część domu lub mieszkania jest wyłącznie albo faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej.

Przy rozliczeniach PIT warto porównać także temat: użyczenie mieszkania.

Czy komornik może zająć mieszkanie teściów za długi przedsiębiorcy?

Nie powinien zajmować nieruchomości należącej do teściów za długi przedsiębiorcy, który tylko korzysta z niej na podstawie użyczenia. Problem może dotyczyć ruchomości znajdujących się pod adresem działalności. Dlatego warto oddzielić rzeczy firmowe od prywatnych i zachować dowody własności wyposażenia.

Czy umowa użyczenia pozwala zaliczać czynsz do kosztów firmy?

Nie, bo przy użyczeniu czynsz nie jest płacony. Kosztem mogą być tylko rzeczywiste, udokumentowane wydatki związane z działalnością, np. odpowiednia część opłat eksploatacyjnych, jeżeli da się wykazać ich związek z firmą i ustalić racjonalną proporcję.

Podsumowanie

Nieodpłatne użyczenie lokalu na działalność gospodarczą przez teściów zwykle nie powoduje PIT ani po stronie przedsiębiorcy, ani po stronie właścicieli. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT, ponieważ teściowie należą do I grupy podatkowej. Trzeba jednak pamiętać o innych aspektach: podatku od nieruchomości, ewentualnym VAT w nietypowych przypadkach, kosztach mediów oraz ryzyku czynności egzekucyjnych pod adresem działalności. Najbezpieczniej zawrzeć pisemną, konkretną umowę i zachować dokumenty potwierdzające własność rzeczy znajdujących się w lokalu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn - Dz.U. 1983 nr 45 poz. 207
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
4. Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych - Dz.U. 1991 nr 9 poz. 31
5. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
6. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
7. Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe - Dz.U. 2003 nr 60 poz. 535