Najem lub użyczenie prywatnego sprzętu spółce z o.o.

Czy udziałowiec lub prezes może udostępnić spółce prywatny sprzęt?

Tak. Osoba fizyczna, która jest udziałowcem, prezesem zarządu albo jednocześnie udziałowcem i prezesem spółki z o.o., może udostępnić spółce prywatne składniki majątku, takie jak komputer, drukarka, monitor, telefon, samochód czy wyposażenie biurowe. Nie oznacza to jednak, że spółka może korzystać z tych rzeczy bez dokumentów.

Spółka z o.o. ma osobowość prawną i własny majątek. Majątek prywatny wspólnika lub członka zarządu nie staje się automatycznie majątkiem spółki. Dlatego korzystanie przez spółkę z prywatnej rzeczy powinno wynikać z umowy, najczęściej z umowy najmu albo umowy użyczenia.

Najem jest odpłatny. Spółka płaci właścicielowi rzeczy czynsz, a właściciel uzyskuje przychód podatkowy. Użyczenie jest nieodpłatne. Właściciel rzeczy nie otrzymuje czynszu, ale spółka korzysta z cudzego majątku bez zapłaty, co może powodować skutki w CIT.

Umowa między spółką a prezesem zarządu

W opisanej sytuacji szczególnie ważne jest nie tylko to, czy wybrać najem czy użyczenie, ale także kto prawidłowo podpisze umowę po stronie spółki. Jeżeli właściciel prywatnego sprzętu jest członkiem zarządu spółki, zastosowanie mogą mieć szczególne zasady reprezentacji przy umowach między spółką a członkiem zarządu.

Co do zasady w umowie między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie wystarczy więc zwykły podpis prezesa po obu stronach umowy, jeżeli ten sam prezes występuje jednocześnie jako osoba prywatna wynajmująca lub użyczająca rzecz.

Jeżeli mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o.o., w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a spółką wymaga szczególnej formy przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych. W praktyce przed podpisaniem umowy warto ustalić strukturę udziałową i sposób reprezentacji spółki.

Najem prywatnych składników majątku na rzecz spółki

Umowa najmu powinna określać co najmniej strony, przedmiot najmu, czas trwania, wysokość czynszu, termin płatności, zasady zwrotu rzeczy, odpowiedzialność za uszkodzenia oraz sposób ponoszenia kosztów eksploatacyjnych. Przy sprzęcie elektronicznym warto opisać numer seryjny, stan techniczny, wyposażenie dodatkowe i miejsce używania.

Czynsz powinien być ustalony na poziomie rynkowym. Ma to znaczenie zarówno dla osoby prywatnej, jak i dla spółki. Zbyt wysoki czynsz może być kwestionowany jako wydatek nierynkowy, a w określonych sytuacjach także jako świadczenie na rzecz podmiotu powiązanego. Zbyt niski czynsz może natomiast budzić pytanie, czy spółka nie otrzymuje częściowo nieodpłatnego świadczenia.

Po stronie spółki czynsz najmu może być kosztem uzyskania przychodu, jeżeli sprzęt jest faktycznie wykorzystywany na potrzeby działalności spółki, wydatek jest właściwie udokumentowany i spełnia ogólne warunki zaliczenia do kosztów podatkowych. Spółka powinna dysponować umową, potwierdzeniami zapłaty oraz dowodami, że sprzęt służy jej działalności.

Opodatkowanie najmu prywatnego w PIT

Przychód osoby fizycznej z najmu prywatnego, jeżeli najem nie jest wykonywany w ramach działalności gospodarczej, mieści się w źródle przychodów wskazanym w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy PIT. Obecnie taki najem prywatny jest rozliczany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Stawka ryczałtu wynosi 8,5% przychodów do limitu 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Ryczałt płaci się od przychodu, a nie od dochodu, dlatego osoba wynajmująca nie odlicza kosztów, takich jak zakup sprzętu, naprawy czy amortyzacja.

Przychody z najmu prywatnego rozlicza się w zeznaniu PIT-28. Zeznanie składa się co do zasady w terminie właściwym dla tego formularza, czyli po zakończeniu roku podatkowego. W trakcie roku należy terminowo wpłacać ryczałt od uzyskanych przychodów.

Jeżeli najem ma charakter zorganizowany, ciągły i obejmuje większą skalę aktywności, trzeba dodatkowo ocenić, czy nie wchodzi już w zakres działalności gospodarczej. Sama umowa ze spółką z o.o. nie przesądza jeszcze o działalności gospodarczej, ale znaczenie mają rzeczywiste okoliczności, liczba rzeczy, powtarzalność i sposób zarobkowania.

VAT przy wynajmie prywatnych rzeczy spółce

Brak wpisu do CEIDG nie zawsze oznacza brak ryzyk w VAT. Odpłatne, powtarzalne wynajmowanie rzeczy może być uznane za działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT, nawet jeżeli na gruncie PIT przychód jest rozliczany jako najem prywatny.

W wielu prostych przypadkach osoba fizyczna może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeżeli spełnia ustawowe warunki i nie przekracza właściwego limitu sprzedaży. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić, czy dana usługa i sytuacja podatnika pozwalają na zwolnienie. Jeżeli zwolnienie nie przysługuje albo podatnik z niego rezygnuje, konieczne może być rozliczanie VAT.

W praktyce przy najmie prywatnego komputera czy drukarki dla własnej spółki najczęściej analizuje się, czy czynność ma charakter stały i zarobkowy oraz czy suma sprzedaży podatnika nie powoduje utraty zwolnienia. Warto uregulować również sposób dokumentowania płatności, na przykład rachunkiem albo fakturą, jeżeli wystąpi taki obowiązek.

Użyczenie prywatnego sprzętu spółce

Alternatywą dla najmu jest umowa użyczenia. Jest to umowa nieodpłatna, w której właściciel pozwala spółce korzystać z rzeczy bez czynszu. Dla udziałowca lub prezesa może być to wygodne, bo nie otrzymuje przychodu pieniężnego i nie rozlicza ryczałtu od najmu.

Nie oznacza to jednak pełnej neutralności podatkowej. Po stronie spółki nieodpłatne korzystanie z cudzego sprzętu może stanowić przychód z nieodpłatnego świadczenia na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT. Wartość takiego świadczenia ustala się co do zasady według cen rynkowych stosowanych przy udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju, z uwzględnieniem ich stanu, stopnia zużycia, czasu i miejsca udostępnienia.

W konsekwencji spółka powinna rozważyć rozpoznanie przychodu w CIT w wysokości odpowiadającej rynkowej wartości korzystania ze sprzętu. Podatek po stronie spółki zależy od jej sytuacji podatkowej, w tym od właściwej stawki CIT. Nie zawsze będzie to 19%, ponieważ część podatników może spełniać warunki do stawki preferencyjnej.

Najem czy użyczenie - co zwykle jest bezpieczniejsze?

Nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla każdej spółki. Najem jest bardziej przejrzysty biznesowo, bo spółka płaci rynkowy czynsz, osoba prywatna rozlicza przychód ryczałtem, a spółka może analizować czynsz jako koszt podatkowy. Trzeba jednak pamiętać o VAT, zasadach reprezentacji i rynkowej wysokości czynszu.

Użyczenie wydaje się prostsze, bo nie ma płatności, ale po stronie spółki może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia. Wymaga to ustalenia wartości rynkowej korzystania z rzeczy, co w praktyce bywa kłopotliwe. Przy wartościowych składnikach majątku albo długim okresie korzystania różnica podatkowa może być istotna.

Jeżeli spółka korzysta z estońskiego CIT, dokonuje rozliczeń z podmiotami powiązanymi albo sprzęt ma znaczną wartość, potrzebna jest dodatkowa analiza. W takich przypadkach znaczenie mogą mieć nie tylko ogólne zasady PIT i CIT, lecz także przepisy dotyczące ukrytych zysków, cen transferowych albo świadczeń na rzecz wspólników.

Co powinna zawierać umowa?

Dobra umowa najmu albo użyczenia prywatnego sprzętu powinna być konkretna. Warto wpisać dokładny opis rzeczy, jej wartość, stan techniczny, czas trwania umowy, miejsce używania, zasady konserwacji, odpowiedzialność za szkody, możliwość kontroli stanu rzeczy oraz sposób zwrotu po zakończeniu umowy.

Przy najmie należy wskazać czynsz, termin płatności i numer rachunku. Przy użyczeniu warto wskazać, że korzystanie jest nieodpłatne, a spółka ponosi określone koszty eksploatacyjne, jeżeli strony tak ustalają. Do umowy można dołączyć protokół przekazania sprzętu.

Jeżeli właścicielem rzeczy jest członek zarządu, dokumenty korporacyjne powinny potwierdzać, że spółka była reprezentowana prawidłowo. W praktyce często potrzebna jest uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy.

FAQ

Czy muszę zakładać działalność gospodarczą, żeby wynająć spółce prywatny komputer?

Nie zawsze. Jeżeli jest to zwykły najem prywatny, przychód może być rozliczany poza działalnością gospodarczą. Trzeba jednak ocenić skalę, powtarzalność i zorganizowanie czynności. Przy większej liczbie rzeczy albo stałej działalności zarobkowej ryzyko uznania jej za działalność gospodarczą rośnie.

Czy prezes może podpisać umowę sam ze sobą?

Co do zasady nie powinno się tego robić w zwykły sposób. Jeżeli umowa jest zawierana między spółką a członkiem zarządu, spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. W jednoosobowej spółce z jednym członkiem zarządu mogą dojść dodatkowe wymogi formalne.

Czy przy najmie prywatnego sprzętu mogę odliczyć koszty zakupu komputera?

Przy ryczałcie od najmu prywatnego podatek płaci się od przychodu. Oznacza to, że osoba prywatna nie pomniejsza przychodu o koszty zakupu, naprawy ani amortyzacji wynajmowanego sprzętu.

Czy użyczenie jest korzystniejsze niż najem?

Niekoniecznie. Użyczenie nie daje przychodu osobie prywatnej, ale może powodować przychód po stronie spółki z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Najem jest często łatwiejszy do rozliczenia, jeżeli czynsz jest rynkowy i umowa została prawidłowo zawarta.

Czy spółka może zaliczyć czynsz za prywatny sprzęt do kosztów?

Tak, jeżeli sprzęt jest wykorzystywany w działalności spółki, czynsz jest rynkowy, a wydatek jest prawidłowo udokumentowany. Spółka powinna zachować umowę, dowody zapłaty i dokumenty potwierdzające gospodarczy cel korzystania z rzeczy.

Czy najem prywatnego sprzętu dla spółki podlega VAT?

Może podlegać. Odpłatny i powtarzalny najem rzeczy może być działalnością gospodarczą w rozumieniu VAT, nawet jeśli w PIT jest rozliczany jako najem prywatny. W wielu przypadkach możliwe jest zwolnienie podmiotowe, ale trzeba sprawdzić warunki jego stosowania.

Podsumowanie

Wynajęcie albo użyczenie prywatnych składników majątku spółce z o.o. jest dopuszczalne, ale wymaga starannego udokumentowania. Najem powoduje przychód po stronie osoby fizycznej, zwykle rozliczany ryczałtem, i może dawać spółce koszt podatkowy. Użyczenie nie daje czynszu właścicielowi, ale może tworzyć przychód po stronie spółki z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Największe praktyczne ryzyka dotyczą nie tylko podatków, lecz także prawidłowej reprezentacji spółki przy umowie z członkiem zarządu, rynkowego ustalenia czynszu, dokumentowania korzystania ze sprzętu oraz ewentualnych skutków w VAT. Dlatego przed przekazaniem prywatnych rzeczy do spółki warto przygotować umowę i krótko przeanalizować skutki podatkowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

4. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych.

5. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.