Rozliczanie rady rodziców

Definicja jednostki budżetowej

Szkoła prowadzona przez jednostkę samorządu terytorialnego jest traktowana jako „jednostka budżetowa”. Definicję jednostki budżetowej zawiera art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. 2016 r., poz. 1870, z późn. zm. – dalej: u.f.p.): „Jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego”. Zgodnie z art. 11 ust. 2 u.f.p. – jednostka budżetowa działa na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności. Art. 11 ust. 3 u.f.p. stanowi, że podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków, zwany również „planem finansowym jednostki budżetowej”.

Zobacz też: Fundusz statutowy co to jest

Czy jednostka budżetowa prowadzi działalność we własnym imieniu i na własną rzecz?

Praktyczną konsekwencją wykonywania zadań w formie jednostki budżetowej jest to, że jednostka budżetowa nie prowadzi działalności we własnym imieniu i na własną rzecz, tylko realizuje powierzone zadania niejako w zakresie jednostki samorządu terytorialnego. Co się tyczy sposobu prowadzenia gospodarki finansowej, to należy podkreślić, że wydatki takiej jednostki są pokrywane bezpośrednio z budżetu gminy, natomiast uzyskiwane dochody trafiają bezpośrednio na rachunek gminy. Taki sposób rozliczeń jest określany w literaturze prawniczej jako „budżetowanie brutto”: „Objęcie jednostki budżetowej w całości planem finansowym nazywane jest metodą (formą) finansowania (budżetowania) brutto. System powiązań brutto (metoda brutto) realizuje w pełni zasadę zupełności (powszechności) budżetu. Stosowanie przez jednostki budżetowe metody finansowania brutto pociąga za sobą istotne konsekwencje w sferze ich gospodarki finansowej, a co za tym idzie – konsekwencje dla finansów publicznych. Ponieważ poziom wydatków ponoszonych przez jednostkę budżetową nie zależy od wielkości osiąganych dochodów, nie występuje pojęcie wyniku finansowego, nie ma zatem ani deficytu, ani nadwyżki. Jednostki budżetowe w najpełniejszy sposób realizują podstawową funkcję finansów publicznych, jaką jest funkcja redystrybucyjna. Uniezależnienie wydatków od dochodów oznacza, że wszystkie wydatki jednostki budżetowej są wydatkami budżetowymi, a uzyskane przez nią dochody są dochodami budżetowymi” (L. Lipiec-Warzecha, Komentarz do art. 11 ustawy o finansach publicznych, w: eadem, Ustawa o finansach publicznych. Komentarz, ABC 2011).

Wystawianie faktur VAT jednostkom budżetowym

W przedmiocie wystawiania faktur VAT w odniesieniu do jednostek budżetowych, od 1 stycznia 2017 r. nastąpiła centralizacja rozliczeń VAT na podstawie ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. 2016 r., poz. 1454, z późn. zm. – dalej: ustawa centralizująca). Do 31 grudnia 2016 r. była akceptowana praktyka polegająca na tym, że sprzedaż towarów lub usług na rzecz jednostki budżetowej odbywała się na podstawie faktury VAT, gdzie jako nabywca była wskazana jednostka budżetowa, a nie gmina. Od tego roku takie wystawianie faktur jest niedopuszczalne. Wynika to bezpośrednio z art. 3 ustawy centralizującej: „Jednostka samorządu terytorialnego jest obowiązana do podjęcia rozliczania podatku wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi najpóźniej od dnia 1 stycznia 2017 r.” (na marginesie należy wskazać, że gdy w ustawie centralizującej jest mowa o „jednostce organizacyjnej” trzeba przez to rozumieć między innymi jednostki budżetowe – art. 2 pkt 1 lit. a ustawy centralizującej).

Powyższa ustawa ma charakter rewolucyjny, gdyż wprowadza całkowicie odmienne zasady rozliczenia nabycia towarów i usług. A. Bartoszewicz charakteryzuje wprowadzone zmiany w sposób następujący, podkreślając praktyczne konsekwencje regulacji:

„Przez podjęcie rozliczania należy rozumieć, że jednostka samorządu terytorialnego będzie składać jedną deklarację VAT i będzie prowadzić jeden zbiorczy rejestr sprzedaży i zakupów, w których to ujmie zdarzenia podlegające podatkowi zachodzące zarówno w samej jednostce samorządu terytorialnego, jak i w jej jednostkach organizacyjnych. Te jednostki organizacyjne, które dotychczas funkcjonowały jako osobni (odrębni) podatnicy VAT, przestaną tak działać, a ich rozliczenia zostaną scalone z rozliczeniami całej jednostki samorządu terytorialnego (wkomponowane w te rozliczenia).

Te jednostki organizacyjne, które dotychczas nie wypełniały żadnych obowiązków na gruncie podatku od towarów i usług (zazwyczaj w związku z faktem, że ich czynności były zwolnione z podatku), teraz muszą wkomponować swoje rozliczenia do rozliczenia całej jednostki samorządu terytorialnego. Te jednostki organizacyjne, które dotychczas funkcjonowały jako osobni (odrębni) podatnicy VAT, jeśli były także zarejestrowane w tym charakterze, mają zostać wykreślone z rejestru podatników. Organ podatkowy powinien dokonać tego z urzędu. Nie ma konieczności (ani nawet możliwości) składania przez te jednostki informacji VAT-Z. Wykreślenie następuje na podstawie złożonej przez jednostkę samorządu terytorialnego informacji scaleniowej (według wzoru określonego w załączniku nr 1 do komentowanej ustawy). Zob. także komentarz do art. 5 ustawy” (A. Bartosiewicz, Komentarz do art. 3 ustawy o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywaniu zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego, w: idem, Centralizacja rozliczeń VAT w samorządach. Komentarz, WK. 2017).

Kto powinien widnieć na fakturze VAT dla szkoły jako nabywca?

W związku z powyższym od 1 stycznia 2017 r. jako nabywca na fakturze VAT co do zasady musi występować gmina, która utworzyła daną jednostkę organizacyjną – i to jej NIP się podaje. Dane jednostki organizacyjnej mogą pojawić się tylko dodatkowo, np. w informacjach dodatkowych na fakturze, z tym zastrzeżeniem, że nie może ona podawać swojego NIP-u. W konsekwencji od tego roku w obrocie pojawiają się faktury VAT, które zawierają dane podmiotów do tej pory traktowanych odrębnie. Nabywcą towaru lub usługi będzie gmina, natomiast odbiorcą – jednostka organizacyjna.

Rada rodziców w szkole a kwestie podatkowe

Jest to spore utrudnienie w odniesieniu do dotychczasowych praktyk. Sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy mamy do czynienia z przypadkiem, o którym Pani pisze, tj. funkcjonowaniem rady rodziców w szkole. Rada rodziców jest ciałem przewidzianym w art. 53 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz. U. 2016 r., poz. 1943, z późn. zm. – dalej: u.s.o.), którego status jest niejasny – „Rady rodziców są nadal tworem nie do końca prawnie zdefiniowanym. Nie można z całą odpowiedzialnością stwierdzić, że są one swoistymi organizacjami społecznymi afiliowanymi przy szkołach i placówkach; wykazują one zdecydowanie więcej cech organów wewnętrznych tych jednostek – i tak również są traktowane przez przepisy ramowych statutów. Utrzymanie formuły organów szkół (placówek) jako społecznych organów pomocniczych szkół, a nie organizacji społecznych, paradoksalnie radom rodziców szkodzi, gdyż uniemożliwia im szersze rozwinięcie działalności z korzyścią dla szkoły i dla nich samych. Rady rodziców nie mają realnych możliwości pozyskiwania funduszy na cele statutowe szkół, nie naruszając przy tym wielu przepisów (m.in. rachunkowych, finansowych i podatkowych). Nie mogą także bronić zbiorowych praw rodziców przed sądami, gdyż odmawia się im na ogół – chociażby ograniczonej – zdolności sądowej” (M. Pilch, Komentarz do art. 53 ustawy o systemie oświaty, w: idem, Ustawa o systemie oświaty. Komentarz, LEX 2015).

Niejasny status prawny przekłada się równocześnie na kwestie podatkowe, ponieważ podatnikiem może być tylko podmiot, któremu przepisy prawa przyznają tę zdolność. Organy podatkowe uważają, że rada rodziców nie posiada zdolności do samodzielnego występowania w obrocie prawnym i w konsekwencji nie może wystąpić np. o nadanie numeru NIP dla siebie, aby uniknąć komplikacji związanych np. z wystawianiem faktur VAT: „Rada rodziców będąc społecznym organem opiniodawczym i wnioskodawczym szkoły nie jest podmiotem gospodarczym i nie może samodzielnie występować w obrocie prawnym. Nie może więc być uznana za podatnika podatku dochodowego w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jak również podatnika w rozumieniu podatku od towarów i usług. Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Wnioskodawca jest Radą Rodziców reprezentującą ogół rodziców Gimnazjum, której głównym celem jest działanie na rzecz wychowawczej i opiekuńczej funkcji szkoły. Wnioskodawca – jak oświadczył – nie jest podatnikiem lub płatnikiem jakiegokolwiek podatku, nie jest płatnikiem składek ubezpieczeniowych oraz nie prowadzi działalności gospodarczej. W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych oraz przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że Rada Rodziców nie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu i nie jest obowiązana do posiadania oddzielnego od szkoły numeru identyfikacji podatkowej (NIP), bowiem jak dowiedziono wyżej, nie może być uznana za podatnika podatku dochodowego w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz za podatnika w rozumieniu podatku od towarów i usług, a ponadto – jak wynika z opisu stanu faktycznego – nie jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych” (interpretacja podatkowa Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 maja 2010 r., znak ILPP1/443-232/10-5/BD);

Czym jest rada rodziców i czy ma obowiązek posiadania własnego numeru NIP?

„Zgodnie z poglądem wyrażonym w orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 września 2000 r. sygn. akt I SA 943/00, rada rodziców jest organem społecznym reprezentującym rodziców uczniów, ale tylko wewnątrz systemu oświaty, powołanym przepisem art. 53 ustawy o systemie oświaty. Na podstawie art. 57 ust. 1 tej ustawy jest ona upoważniona do występowania z wnioskami i opiniami dotyczącymi wszystkich spraw szkoły, ale tylko do rady szkoły, rady pedagogicznej i dyrektora szkoły. W kontekście powyższego stwierdzić należy, że rada rodziców utworzona przez rodziców uczniów szkoły, jako ich reprezentant, jest wyłącznie wewnętrznym organem w systemie oświaty. Rada rodziców, jako wewnętrzny organ szkoły, nie może samodzielnie występować w obrocie prawnym, nie ma bowiem osobowości prawnej i nie jest samodzielną, odrębną od szkoły jednostką organizacyjną. (…) W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych oraz przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że Rada Rodziców nie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu i nie jest obowiązana do posiadania oddzielnego od szkoły numeru identyfikacji podatkowej (NIP)” (interpretacja podatkowa Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 sierpnia 2014 r., znak IBPP1/443-530/14/ES).

W związku z powyższym rada rodziców nie może posiadać odrębnego NIP.

Wystawianie faktur na radę rodziców

Co się tyczy samego wystawiania faktur na radę rodziców, to z Państwa perspektywy z pewnością najłatwiej byłoby zażądać wystawienia faktury zawierającej NIP gminy, zgodnie z przepisami ustawy centralizującej. Rozumiem jednak sprzeciw ze strony gminy, ponieważ faktura jest dokumentem księgowym i powinna zostać włączona do księgowości szkoły, która nie może przyjmować dokumentów księgowych wybiórczo, według własnego uznania – jeżeli chociażby pośrednio zostanie uznana za nabywcę. Jak się domyślam, zakupy dokonywane przez radę rodziców odbywają się na potrzeby zadań realizowanych przez to ciało i niekoniecznie na polecenie organów zarządzających szkołą, a zatem włączenie takich faktur do księgowości szkoły rzeczywiście trochę mija się z celem.

Należy jednak wskazać, że możliwość dokonywania wydatków przez radę rodziców nie jest uzależniona ani od posiadania odrębnego NIP (którego mieć nie może), ani od wyrażenia zgody przez gminę na podawanie numeru NIP gminy w fakturach. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy VAT – sprzedawca towaru lub usługi jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy, nawet jeżeli nabywca nie jest podatnikiem VAT – czyli tak naprawdę na żądanie każdego podmiotu:

„Art. 106b. 3. Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty”.

Faktura dla osób fizycznych nieprowadzących działalności

Obligatoryjne elementy faktury wymienia art. 106e ust. 1 ustawy VAT. Wśród nich znajduje się między innymi numer, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług. Oczywiście, w przypadku podmiotów, które nie posiadają takiego numeru (np. NIP), wskazanie go na fakturze nie może być obowiązkowe, ponieważ taki obowiązek byłby niewykonalny. W konsekwencji w dokumentach wystawianych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami nie powinno się w ogóle wskazywać numeru NIP – tak samo jak nie powinno się ujawniać numeru PESEL osoby fizycznej, jeżeli to ona jest nabywcą: „PESEL nie jest numerem, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla VAT. W związku z tym nie ma obowiązku podawania tego numeru na fakturach dla osób fizycznych nieprowadzących działalności” (A. Bartosiewicz, Komentarz do art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, w: idem, VAT. Komentarz, WK 2016).

Wystawienie faktury na rzecz rady rodziców

W związku z powyższym w świetle obowiązujących przepisów VAT jest możliwe wystawienie faktury na rzecz rady rodziców bez podawania numeru NIP – zarówno szkoły, jak i gminy. Podobnie twierdzi M. Olech: „Ze względu na to, że aktualnie krąg podmiotów, na rzecz których mogą być wystawiane faktury bez takiego numeru, nie jest zamknięty, należy uznać, że taka możliwość odnosi się nie tylko do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT, ale również do innych podmiotów, znajdujących się w podobnej sytuacji podatkowo-prawnej. Zważywszy na wskazane wcześniej ograniczenia takimi podmiotami są również rady rodziców” (M. Olech, Sprzedaż na rzecz rad rodziców wolno dokumentować fakturami VAT, „Podatki i Rachunkowość” 2016, nr 2).

Jak mniemam, część przedsiębiorców może odmówić wystawienia takiej „dziwnej” faktury, tj. na rzecz rady rodziców i bez podawania numeru VAT. W takiej sytuacji – w mojej ocenie – można poprosić o fakturę VAT, gdzie jako nabywca zostanie wskazany rodzic dokonujący transakcji, również bez numeru NIP. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych, czyli konsumentów, budzą znacznie mniejsze opory po stronie przedsiębiorców, więc zapewne będzie łatwiej je uzyskać.

W ostateczności dowodem poniesienia wydatku może być również paragon fiskalny – jego wystawienie jest obowiązkowe w odniesieniu do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących” (art. 111 ust. 1 ustawy VAT).

Powiem tak: na gruncie prawa cywilnego rada rodziców nie ma ani osobowości prawnej, ani nawet nie jest jednostką organizacyjną zdolną zaciągać zobowiązania. W związku z powyższym jeżeli chodzi o umowy sprzedaży towarów lub usług, to w każdym przypadku stroną będzie albo rodzic we własnym imieniu, albo wszyscy rodzice reprezentowani przez rodzica-pełnomocnika, zawierającego w ich imieniu umowę.

Sprzedaż dokonywana na rzecz nie-podatnika - faktura czy paragon?

Na gruncie prawa podatkowego, w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzeczy nie-podatników, dla sprzedawcy najważniejszy jest paragon z kasy fiskalnej. Jest on wystawiany prawie zawsze, gdy nie ma sprzedaży na rzecz podatnika – i to niezależnie od tego, czy nabywca zażądał faktury. Kiedy nabywca żąda faktury, to sprzedawca de facto wystawia 2 dokumenty:

1. paragon fiskalny,
2. fakturę na życzenie nabywcy.

Podstawą rozliczeń dla sprzedawcy jest paragon fiskalny, a sama faktura jest tylko dodatkowym dokumentem, dlatego ma ona nieco inny charakter niż faktura obowiązkowa, którą trzeba bezwzględnie wystawić, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prawa podatkowego. W związku z powyższym treść faktur wystawianych na rzecz nie-podatników można traktować nieco bardziej elastycznie – można pominąć numer NIP, można wskazać radę rodziców jako nabywcę. Ewentualnie, jak wspominałam, rozwiązaniem jest wystawianie faktury na rodzica reprezentującego radę rodziców, a w uwagach do faktury pojawi się adnotacja, że jest to faktura związana z wydatkami ponoszonymi przez radę rodziców (w treści faktury również mogą pojawiać się komentarze).

Opis sprawy z maja 2017 r.